租用辦公室管理制度總則目的為規(guī)范公司租用辦公室的使用與管理，提高辦公效率，確保公司各項工作的順利開展，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司租用的所有辦公場地及其附屬設(shè)施設(shè)備的使用、維護與管理?；驹瓌t1.安全第一原則：確保辦公環(huán)境安全，保障員工生命財產(chǎn)安全。2.規(guī)范有序原則：明確各部門及員工的職責(zé)和權(quán)限，規(guī)范辦公行為。3.節(jié)約高效原則：合理利用辦公資源，降低運營成本，提高工作效率。辦公區(qū)域管理辦公室分配1.根據(jù)公司組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)需求，合理分配各部門辦公區(qū)域。2.部門如需調(diào)整辦公區(qū)域，需提前向行政部門提交書面申請，經(jīng)審批同意后進行調(diào)整。辦公設(shè)施配備1.為各辦公室配備必要的辦公桌椅、文件柜、電腦、打印機等辦公設(shè)備。2.員工應(yīng)愛護辦公設(shè)施設(shè)備，如有損壞，應(yīng)及時報告行政部門進行維修或更換。環(huán)境衛(wèi)生管理1.各部門負責(zé)本辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生，每日下班前應(yīng)進行清掃，保持桌面整潔、地面干凈。2.公司定期組織大掃除，對公共區(qū)域進行全面清潔。3.禁止在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、隨地吐痰、亂扔垃圾等不文明行為。安全管理1.加強辦公區(qū)域的安全防范，配備必要的消防器材和安全設(shè)施。2.員工應(yīng)遵守安全規(guī)定，不得擅自挪用消防器材和安全設(shè)施。3.下班時，應(yīng)關(guān)閉電器設(shè)備、門窗等，確保辦公區(qū)域安全。會議室管理會議室預(yù)訂1.員工如需使用會議室，需提前在公司內(nèi)部系統(tǒng)或行政部門進行預(yù)訂。2.預(yù)訂時應(yīng)填寫會議主題、時間、參會人員等信息，并注明是否需要使用投影儀、音響等設(shè)備。3.行政部門根據(jù)預(yù)訂情況進行安排，如遇沖突，將協(xié)調(diào)解決。會議室使用1.使用會議室的人員應(yīng)提前到達，做好會議準備工作。2.會議期間應(yīng)保持會議室安靜，不得大聲喧嘩、隨意走動。3.使用完畢后，應(yīng)清理會議室，關(guān)閉電器設(shè)備、門窗等。會議室設(shè)備管理1.行政部門負責(zé)會議室設(shè)備的日常維護和管理，確保設(shè)備正常運行。2.使用人員如需使用投影儀、音響等設(shè)備，應(yīng)提前向行政部門申請，由專業(yè)人員進行操作。3.設(shè)備如有損壞，應(yīng)及時報告行政部門進行維修或更換。公共區(qū)域管理走廊與通道1.保持走廊與通道暢通無阻，不得堆放雜物。2.禁止在走廊與通道內(nèi)停放自行車、電動車等交通工具。樓梯與電梯1.員工應(yīng)自覺維護樓梯與電梯的環(huán)境衛(wèi)生，不得在樓梯與電梯內(nèi)亂扔垃圾。2.使用電梯時應(yīng)文明禮貌，不得擁擠、打鬧。3.如遇電梯故障，應(yīng)及時按下呼叫按鈕，并通知行政部門進行維修。茶水間與衛(wèi)生間1.員工應(yīng)保持茶水間與衛(wèi)生間的清潔衛(wèi)生，使用完畢后應(yīng)及時清理。2.禁止在茶水間與衛(wèi)生間內(nèi)吸煙、隨地吐痰、亂扔垃圾等不文明行為。3.愛護茶水間與衛(wèi)生間的設(shè)施設(shè)備，如有損壞，應(yīng)及時報告行政部門進行維修。設(shè)施設(shè)備管理設(shè)備采購1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，由行政部門統(tǒng)一采購辦公設(shè)施設(shè)備。2.采購前應(yīng)進行市場調(diào)研，選擇質(zhì)量可靠、價格合理的產(chǎn)品。3.采購?fù)瓿珊?，?yīng)及時辦理驗收手續(xù)，確保設(shè)備符合要求。設(shè)備登記1.行政部門對采購的辦公設(shè)施設(shè)備進行詳細登記，建立設(shè)備臺賬。2.設(shè)備臺賬應(yīng)包括設(shè)備名稱、型號、規(guī)格、購置時間、使用部門等信息。設(shè)備維護與保養(yǎng)1.行政部門制定設(shè)備維護保養(yǎng)計劃，定期對辦公設(shè)施設(shè)備進行維護保養(yǎng)。2.員工發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障應(yīng)及時報告行政部門，由專業(yè)人員進行維修。3.對于大型設(shè)備或關(guān)鍵設(shè)備，應(yīng)安排專人負責(zé)維護保養(yǎng)。設(shè)備報廢1.辦公設(shè)施設(shè)備達到報廢年限或因損壞無法修復(fù)時，由使用部門提出報廢申請。2.行政部門組織相關(guān)人員進行鑒定，經(jīng)審批同意后進行報廢處理。3.報廢設(shè)備應(yīng)及時清理，妥善處理。人員出入管理門禁管理1.公司安裝門禁系統(tǒng)，員工憑門禁卡出入辦公區(qū)域。2.門禁卡應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。如有遺失，應(yīng)及時向行政部門掛失補辦。3.外來人員如需進入辦公區(qū)域，應(yīng)在前臺登記，經(jīng)被訪人員同意后，由前臺人員引領(lǐng)進入。來訪人員管理1.前臺負責(zé)來訪人員的接待工作，詢問來訪事由，并及時通知被訪人員。2.來訪人員應(yīng)在前臺指定區(qū)域等待，不得隨意進入辦公區(qū)域。3.如遇緊急情況或特殊來訪人員，前臺應(yīng)及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)。費用管理租金與物業(yè)費1.公司按照租賃合同約定按時支付租金與物業(yè)費。2.行政部門負責(zé)租金與物業(yè)費的核算與報銷工作。水電費1.水電費由公司統(tǒng)一支付，行政部門負責(zé)定期抄表核算。2.各部門應(yīng)合理使用水電資源，節(jié)約能源。其他費用1.如辦公設(shè)施設(shè)備維修費用、清潔費用等，按照相關(guān)規(guī)定進行報銷。2.費用報銷應(yīng)嚴格按照公司財務(wù)制度執(zhí)行，提供真實、合法的票據(jù)。保密管理保密制度1.公司制定保密制度，明確保密范圍、保密措施和保密責(zé)任。2.員工應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露公司機密信息。保密區(qū)域管理1.對涉及公司機密信息的辦公區(qū)域進行標識，限制無關(guān)人員進入。2.機密文件應(yīng)妥善保管，按照規(guī)定進行借閱和傳遞。保密培訓(xùn)1.公司定期組織保密培訓(xùn)，提高員工的保密意識和技能。2.新員工入職時應(yīng)進行保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議。附則制