大學(xué)固定資產(chǎn)檔案管理制度?

大學(xué)固定資產(chǎn)檔案管理制度一、總則1.為加強(qiáng)大學(xué)固定資產(chǎn)檔案管理，確保固定資產(chǎn)檔案的完整、準(zhǔn)確、安全，充分發(fā)揮檔案在固定資產(chǎn)管理中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及學(xué)校實(shí)際情況，特制定本制度。2.本制度適用于大學(xué)各部門、各學(xué)院及直屬單位的固定資產(chǎn)檔案管理工作。二、管理職責(zé)1.固定資產(chǎn)管理部門-負(fù)責(zé)制定和完善固定資產(chǎn)檔案管理制度，并組織實(shí)施。-指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門固定資產(chǎn)檔案管理工作。-負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔全校固定資產(chǎn)購置、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、處置等環(huán)節(jié)形成的各類文件材料。-建立固定資產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫，對固定資產(chǎn)檔案進(jìn)行信息化管理。2.各使用部門-明確專人負(fù)責(zé)本部門固定資產(chǎn)檔案的收集、整理和移交工作。-確保本部門固定資產(chǎn)檔案材料的真實(shí)、完整、及時(shí)，并按照規(guī)定向固定資產(chǎn)管理部門移交。-在固定資產(chǎn)使用過程中，負(fù)責(zé)及時(shí)更新相關(guān)檔案信息。三、檔案范圍及內(nèi)容1.購置檔案-固定資產(chǎn)購置申請文件，包括購置理由、預(yù)算金額等。-采購合同，涵蓋合同雙方信息、設(shè)備規(guī)格、價(jià)格、交貨期等條款。-招投標(biāo)文件，若有招投標(biāo)采購方式，包含招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報(bào)告等。-購置發(fā)票復(fù)印件。2.驗(yàn)收檔案-固定資產(chǎn)驗(yàn)收報(bào)告，記錄驗(yàn)收時(shí)間、地點(diǎn)、驗(yàn)收人員、驗(yàn)收結(jié)果等。-設(shè)備技術(shù)資料，如設(shè)備說明書、操作手冊、合格證等。3.使用檔案-固定資產(chǎn)領(lǐng)用單，明確領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、領(lǐng)用時(shí)間等。-使用記錄，包括設(shè)備運(yùn)行日志、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄等。-資產(chǎn)變更記錄，如資產(chǎn)調(diào)撥、部門轉(zhuǎn)移、使用人變更等相關(guān)文件。4.處置檔案-固定資產(chǎn)處置申請，說明處置原因、處置方式（報(bào)廢、出售、捐贈等）。-處置審批文件，各級審批意見及簽字。-處置過程相關(guān)文件，如報(bào)廢鑒定報(bào)告、拍賣成交確認(rèn)書等。四、檔案收集與整理1.收集要求-各部門應(yīng)在固定資產(chǎn)管理活動結(jié)束后及時(shí)收集相關(guān)檔案材料，確保檔案收集的時(shí)效性。-檔案材料應(yīng)字跡清晰、簽字蓋章齊全，復(fù)印件應(yīng)注明原件存放處，并加蓋提供部門公章。2.整理要求-固定資產(chǎn)管理部門按照固定資產(chǎn)類別、形成時(shí)間等對收集的檔案材料進(jìn)行分類整理。-對每份檔案材料進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄清單，確保檔案目錄與實(shí)際檔案內(nèi)容相符。-對重要檔案材料進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并與紙質(zhì)檔案一并歸檔保存。五、檔案歸檔與保管1.歸檔時(shí)間-各使用部門應(yīng)在每年[具體日期]前，將上一年度本部門固定資產(chǎn)檔案整理完畢，移交至固定資產(chǎn)管理部門。-固定資產(chǎn)管理部門應(yīng)在收到各部門移交檔案后的[具體工作日]內(nèi)完成歸檔工作。2.歸檔方式-紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類編號順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。-電子檔案應(yīng)存儲在專門的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，并進(jìn)行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。3.保管期限-固定資產(chǎn)檔案保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為自資產(chǎn)處置后[具體年限]年。-對于涉及重大科研項(xiàng)目、重要?dú)v史意義的固定資產(chǎn)檔案，應(yīng)永久保存。4.保管環(huán)境-檔案保管場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，具備防火、防潮、防蟲、防盜等措施。-定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好檢查記錄。六、檔案利用與查閱1.利用原則-固定資產(chǎn)檔案的利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案信息的安全與保密。-優(yōu)先滿足學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作的需要。2.查閱手續(xù)-校內(nèi)人員因工作需要查閱固定資產(chǎn)檔案，需填寫《固定資產(chǎn)檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到固定資產(chǎn)管理部門辦理查閱手續(xù)。-校外單位或人員查閱固定資產(chǎn)檔案，需持單位介紹信、查閱人有效身份證件，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.查閱要求-查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所。-查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制、涂改、損壞檔案材料。如需摘抄或復(fù)制，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。七、檔案鑒定與銷毀1.鑒定工作-固定資產(chǎn)管理部門定期對已到保管期限的固定資產(chǎn)檔案進(jìn)行鑒定，組成鑒定小組，成員包括固定資產(chǎn)管理人員、檔案管理人員等。-鑒定小組根據(jù)檔案的保存價(jià)值、實(shí)際利用情況等進(jìn)行綜合評估，提出鑒定意見。2.銷毀程序-對經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的固定資產(chǎn)檔案，編制《固定資產(chǎn)檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案名稱、編號、數(shù)量、形成時(shí)間等信息。-《固定資產(chǎn)檔案銷毀清冊》經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的方式進(jìn)行銷毀。-銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，銷毀后監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。八、監(jiān)督與考核1.固定資產(chǎn)管理部門定期對各部門固定資產(chǎn)檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理情況、檔案保管利用情況等。2.將固定資產(chǎn)檔案管理工作納入學(xué)校對各部