職業(yè)技術(shù)學(xué)院繼續(xù)教育檔案管理工作制度?

一、總則1.為加強(qiáng)學(xué)院繼續(xù)教育檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效保護(hù)和利用檔案資源，為學(xué)院繼續(xù)教育事業(yè)發(fā)展提供有力支持，根據(jù)國家有關(guān)檔案管理法律法規(guī)及教育主管部門相關(guān)規(guī)定，結(jié)合學(xué)院實(shí)際情況，特制定本制度。2.繼續(xù)教育檔案是指學(xué)院在繼續(xù)教育教學(xué)、管理等各項活動中直接形成的，對學(xué)院和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。3.繼續(xù)教育檔案管理工作遵循集中統(tǒng)一管理、分類整理、規(guī)范保管、有效利用的原則，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。二、管理體制與職責(zé)1.學(xué)院檔案管理部門-負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)院繼續(xù)教育檔案管理制度，并監(jiān)督、指導(dǎo)各部門的檔案管理工作。-負(fù)責(zé)接收、整理、保管和提供利用學(xué)院繼續(xù)教育各類檔案。-對學(xué)院繼續(xù)教育檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織開展檔案工作檢查、評估和考核。-參與學(xué)院繼續(xù)教育重大活動和重要項目檔案的收集、整理和歸檔工作。2.繼續(xù)教育管理部門-負(fù)責(zé)本部門在繼續(xù)教育管理過程中形成檔案的收集、整理、分類和初步審核工作，并按規(guī)定向?qū)W院檔案管理部門移交。-明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，配合學(xué)院檔案管理部門開展相關(guān)工作。-負(fù)責(zé)提供與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案利用需求信息，協(xié)助檔案管理部門做好檔案利用服務(wù)工作。3.教學(xué)部門-負(fù)責(zé)本部門在繼續(xù)教育教學(xué)活動中形成檔案的收集、整理、分類和初步審核工作，包括教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、授課教案、學(xué)生成績、畢業(yè)設(shè)計（論文）等，并按規(guī)定向?qū)W院檔案管理部門移交。-明確教學(xué)檔案管理人員，確保教學(xué)檔案管理工作的順利開展。-積極配合學(xué)院檔案管理部門對教學(xué)檔案進(jìn)行檢查、評估等工作。三、檔案收集范圍1.綜合管理類-上級主管部門下發(fā)的有關(guān)繼續(xù)教育的政策文件、通知等。-學(xué)院制定的繼續(xù)教育發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。-繼續(xù)教育工作會議記錄、紀(jì)要、工作報告等。-繼續(xù)教育合作協(xié)議、合同等文件。2.學(xué)生管理類-學(xué)生報名登記表、錄取通知書存根、學(xué)籍檔案（包括學(xué)生基本信息、學(xué)習(xí)成績、獎懲記錄等）。-學(xué)生畢業(yè)（結(jié)業(yè)）證書存根、學(xué)歷證明等相關(guān)材料。-學(xué)生在校期間的思想政治教育、社會實(shí)踐、社團(tuán)活動等方面的記錄。3.教學(xué)管理類-教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、課程標(biāo)準(zhǔn)等教學(xué)文件。-授課教師的教案、講稿、課件等教學(xué)資料。-教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控與評估材料，如教學(xué)檢查記錄、教學(xué)評估報告、學(xué)生評教結(jié)果等。-考試試卷、考試成績冊、補(bǔ)考重修記錄等。-畢業(yè)設(shè)計（論文）選題、開題報告、指導(dǎo)記錄、答辯記錄及成果等。4.師資隊伍建設(shè)類-繼續(xù)教育授課教師的基本信息、資格證書、培訓(xùn)進(jìn)修記錄等。-教師教學(xué)質(zhì)量考核、教學(xué)競賽、教學(xué)成果獎等相關(guān)材料。5.社會培訓(xùn)類-各類社會培訓(xùn)項目的申報材料、培訓(xùn)方案、培訓(xùn)教材等。-培訓(xùn)學(xué)員的報名信息、培訓(xùn)考核成績、結(jié)業(yè)證書存根等。-培訓(xùn)合作單位的反饋意見、培訓(xùn)效果評估報告等。四、檔案整理與歸檔1.整理要求-檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。-按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集的檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等工作。-電子檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并按照規(guī)定的存儲格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理。2.歸檔時間-各部門應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度形成的繼續(xù)教育檔案整理完畢，并向?qū)W院檔案管理部門移交。-對于重大活動和重要項目，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后[具體時間]內(nèi)，完成檔案整理和歸檔工作。3.歸檔手續(xù)-檔案移交時，移交部門應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。-學(xué)院檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行審核，符合要求的予以接收，不符合要求的退回移交部門重新整理。五、檔案保管1.保管條件-學(xué)院應(yīng)設(shè)立專門的繼續(xù)教育檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。-檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)、溫濕度適宜，確保檔案的安全保管。2.保管期限-繼續(xù)教育檔案的保管期限分為永久、長期和短期。具體保管期限根據(jù)檔案的重要性和參考價值確定。-保管期限屆滿的檔案，由學(xué)院檔案管理部門組織鑒定，對確無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。3.檔案編號與存放-對歸檔的檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號，建立檔案檢索工具，便于查找和利用。-檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行有序存放，便于管理和維護(hù)。六、檔案利用1.利用原則-學(xué)院檔案管理部門應(yīng)積極為學(xué)院各部門和社會提供繼續(xù)教育檔案利用服務(wù)，遵循合法、合規(guī)、方便利用的原則。-檔案利用應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保檔案的安全和保密。2.利用方式-校內(nèi)各部門因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。-校外單位或個人查閱檔案，須持單位介紹信或有效身份證件，經(jīng)學(xué)院相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。-檔案一般不允許借出檔案庫房，確因工作需要借出的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。-檔案利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、圈劃、抽取、拆散、轉(zhuǎn)借或損壞檔案。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。七、檔案信息化建設(shè)1.學(xué)院應(yīng)積極推進(jìn)繼續(xù)教育檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。2.建立繼續(xù)教育檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案的收集、整理、存儲、檢索、利用等進(jìn)行全過程信息化管理。3.加強(qiáng)電子檔案的管理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。對重要的電子檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份存儲。八、監(jiān)督與考核1.學(xué)院檔案管理部門定期對各部門繼續(xù)教育檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。2.將繼續(xù)教育檔案管理工作納入學(xué)院各部門年度考核指標(biāo)體