職業(yè)技術(shù)學(xué)院教職工薪酬檔案管理工作制度?

一、總則1.為加強我校教職工薪酬檔案管理，確保薪酬檔案的真實性、完整性和保密性，充分發(fā)揮薪酬檔案在學(xué)校人力資源管理和教職工權(quán)益保障等方面的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及學(xué)校實際情況，特制定本制度。2.薪酬檔案管理工作遵循集中統(tǒng)一、分級負責(zé)、規(guī)范操作、安全保密的原則。二、管理職責(zé)1.學(xué)校人力資源部門-負責(zé)全校教職工薪酬檔案的統(tǒng)籌管理，制定薪酬檔案管理的規(guī)章制度和操作流程，并監(jiān)督執(zhí)行。-收集、審核、整理、歸檔教職工薪酬相關(guān)材料，確保檔案內(nèi)容真實、準確、完整。-負責(zé)薪酬檔案的保管、查閱、借閱等日常管理工作，定期對檔案進行清查和核對，保證檔案數(shù)量準確、存放有序。-負責(zé)與學(xué)校財務(wù)部門及其他相關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào)，確保薪酬檔案數(shù)據(jù)與財務(wù)發(fā)放數(shù)據(jù)的一致性。2.各二級學(xué)院及部門-協(xié)助人力資源部門做好本部門教職工薪酬檔案材料的收集、整理和初步審核工作，及時將符合要求的材料報送至人力資源部門。-配合人力資源部門完成薪酬檔案的其他相關(guān)工作，如信息核對、問題反饋等。三、檔案內(nèi)容1.教職工薪酬檔案應(yīng)包括但不限于以下材料：-入職時的薪酬核定表，包含基本工資、崗位工資、績效工資等各項構(gòu)成的初始核定情況。-工資調(diào)整審批表，記錄因職務(wù)晉升、職稱評定、崗位變動、政策調(diào)整等原因?qū)е鹿べY變動的審批材料。-績效工資發(fā)放記錄，包括各考核周期的績效評定結(jié)果及對應(yīng)的績效工資發(fā)放明細。-獎金、津貼、補貼發(fā)放記錄，如教學(xué)成果獎、科研獎勵、特殊崗位津貼、加班補貼等相關(guān)材料。-社保、公積金繳納記錄，包括每月繳納的基數(shù)、金額等明細。-工資扣減記錄，如個人所得稅繳納、請假扣款、違紀罰款等相關(guān)憑證。-與薪酬相關(guān)的其他重要材料，如薪酬申訴處理結(jié)果、薪酬糾紛調(diào)解協(xié)議等。四、檔案收集與整理1.收集-各相關(guān)部門應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求，及時將涉及教職工薪酬的各類材料報送至人力資源部門。其中，財務(wù)部門負責(zé)提供工資發(fā)放明細、社保公積金繳納記錄等；各二級學(xué)院及部門負責(zé)提供績效評定結(jié)果、教學(xué)科研獎勵等相關(guān)材料。-人力資源部門在接收材料時，應(yīng)進行初步審核，檢查材料的完整性、真實性和規(guī)范性。對于不符合要求的材料，及時退回相關(guān)部門補充或更正。2.整理-人力資源部門對收集到的薪酬檔案材料進行分類整理，按照檔案內(nèi)容的類別和時間順序進行編號、編目，建立電子和紙質(zhì)索引目錄，方便查詢和管理。-對紙質(zhì)材料進行裝訂，確保材料整齊、牢固，便于長期保存。對于電子材料，應(yīng)按照規(guī)定的存儲格式和命名規(guī)則進行存儲，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案保管1.學(xué)校設(shè)立專門的薪酬檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防潮防蟲設(shè)備、消防器材等，確保檔案保管環(huán)境安全、適宜。2.薪酬檔案應(yīng)按照教職工工號順序進行存放，建立清晰的存放索引，便于快速查找。同時，對檔案進行定期盤點，做到賬物相符。3.嚴格控制檔案庫房的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的檔案管理人員才能進入庫房。檔案管理人員離開庫房時，應(yīng)確保門窗關(guān)閉、電源切斷，做好安全防范工作。4.對電子薪酬檔案應(yīng)采取嚴格的安全防護措施，如設(shè)置訪問密碼、進行數(shù)據(jù)加密、安裝防火墻和防病毒軟件等，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。同時，定期對電子檔案進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的可讀性和可用性。六、檔案查閱與借閱1.查閱-因工作需要查閱教職工薪酬檔案的，須填寫《薪酬檔案查閱申請表》，詳細說明查閱原因、查閱人員信息、擬查閱檔案范圍等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報人力資源部門負責(zé)人審批。-人力資源部門審核通過后，安排專人負責(zé)查閱服務(wù)，查閱人員應(yīng)在指定地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場所。查閱過程中，嚴禁對檔案進行涂改、圈劃、抽取、拍照、復(fù)印等操作。-查閱完畢后，查閱人員應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下，將檔案歸還原位，并在《薪酬檔案查閱登記表》上簽字確認。2.借閱-因特殊情況需要借閱教職工薪酬檔案的，借閱人須填寫《薪酬檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人、人力資源部門負責(zé)人和學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準后，方可辦理借閱手續(xù)。-借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上進行任何標記或涂改。-借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和真實性，確認無誤后在《薪酬檔案借閱登記表》上注銷借閱記錄。七、檔案保密1.參與薪酬檔案管理工作的所有人員，包括檔案管理人員、查閱人員、借閱人員等，都負有保密義務(wù)，必須嚴格遵守國家保密法律法規(guī)和學(xué)校的保密制度。2.薪酬檔案內(nèi)容屬于學(xué)校機密信息，嚴禁任何人以任何方式向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。對于因工作需要知曉檔案信息的人員，應(yīng)在規(guī)定的職責(zé)范圍內(nèi)使用，不得擅自傳播。3.若發(fā)生薪酬檔案信息泄露事件，學(xué)校將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人給予批評教育、紀律處分直至追究法律責(zé)任。八、檔案的銷毀1.對于已超過保存期限且無保存價值的薪酬檔案，由人力資源部門提出銷毀申請，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。2.銷毀薪酬檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案被徹底銷毀，防止信息泄露。銷毀完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認，并將銷毀清單存檔備查。九、監(jiān)督與檢查1.學(xué)校人力資源部門定期對薪酬檔案管理工作進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，不斷完善檔案管理工作流程和制度。2.學(xué)校審計部門定期對薪酬檔案管理工作進行審計監(jiān)督，檢查檔案管理工作是否符合