職業(yè)技術(shù)學(xué)院基建工程檔案管理工作辦法?

一、總則1.目的：為加強(qiáng)我校基建工程檔案管理，確保基建工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮基建工程檔案在學(xué)校建設(shè)、管理和發(fā)展中的作用，特制定本辦法。2.適用范圍：本辦法適用于我校各類基建工程項(xiàng)目從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收全過(guò)程中形成的各種載體形式的檔案管理。3.管理原則：基建工程檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、全過(guò)程跟蹤、分類整理、便于利用的原則。二、管理職責(zé)（一）學(xué)?；ü芾聿块T職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定基建工程檔案管理工作流程和具體措施，明確各階段檔案收集、整理、移交要求。2.在工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，督促各參建單位（包括勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位）按照合同約定和學(xué)校要求，做好各自職責(zé)范圍內(nèi)的檔案收集、整理和歸檔工作，并定期進(jìn)行檢查。3.負(fù)責(zé)收集、整理和保管基建工程項(xiàng)目前期文件、招投標(biāo)文件、工程變更文件等由基建管理部門形成或保存的檔案資料。4.組織基建工程檔案的預(yù)驗(yàn)收工作，對(duì)不符合要求的檔案提出整改意見，督促相關(guān)單位及時(shí)整改。5.負(fù)責(zé)向?qū)W校檔案管理部門移交經(jīng)過(guò)整理、編目、裝訂的基建工程竣工檔案。（二）學(xué)校檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定學(xué)校基建工程檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，并對(duì)基建管理部門及各參建單位的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。2.負(fù)責(zé)接收、保管基建管理部門移交的基建工程竣工檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編目、上架等規(guī)范化管理。3.負(fù)責(zé)提供基建工程檔案的查閱、利用服務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，確保檔案的安全和保密。4.定期對(duì)基建工程檔案進(jìn)行鑒定、統(tǒng)計(jì)，對(duì)超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。（三）各參建單位職責(zé)1.按照國(guó)家有關(guān)檔案管理規(guī)定和學(xué)校要求，建立健全本單位基建工程檔案管理制度，明確檔案管理責(zé)任人。2.在工程建設(shè)過(guò)程中，及時(shí)收集、整理本單位在工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等活動(dòng)中形成的檔案資料，確保檔案資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并按規(guī)定向基建管理部門移交。3.協(xié)助基建管理部門和學(xué)校檔案管理部門做好基建工程檔案的整理、歸檔、驗(yàn)收和移交工作。三、檔案收集范圍1.基建工程項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、土地使用證等相關(guān)文件。2.勘察、設(shè)計(jì)文件：勘察報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更通知等。3.招投標(biāo)文件：招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、合同文件等。4.施工文件-施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底等施工技術(shù)文件。-工程原材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件、檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告等。-隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定記錄、單位工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等工程質(zhì)量驗(yàn)收文件。-施工日志、工程照片、錄像等反映工程建設(shè)過(guò)程的資料。5.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、監(jiān)理工作總結(jié)等。6.竣工圖：包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水、暖通等各專業(yè)竣工圖，竣工圖應(yīng)準(zhǔn)確反映工程實(shí)際面貌，加蓋竣工圖章，并由編制單位、審核單位、監(jiān)理單位等相關(guān)人員簽字確認(rèn)。7.其他文件：與基建工程有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往信函、財(cái)務(wù)決算報(bào)告等。四、檔案整理與歸檔要求1.整理原則：基建工程檔案應(yīng)按照工程項(xiàng)目進(jìn)行整理，保持檔案資料的內(nèi)在聯(lián)系，區(qū)分不同的保管期限和密級(jí)，便于保管和利用。2.分類方法：基建工程檔案可按照項(xiàng)目前期文件、勘察設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工圖、其他文件等類別進(jìn)行分類。施工文件可進(jìn)一步按照施工階段、專業(yè)等進(jìn)行細(xì)分。3.編號(hào)編目：對(duì)整理好的檔案應(yīng)進(jìn)行編號(hào)編目，編制檔案目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息。4.裝訂要求：紙質(zhì)檔案應(yīng)按照一定的規(guī)格和順序進(jìn)行裝訂，做到整齊、牢固、美觀。圖紙可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行折疊或裝訂成冊(cè)。5.電子檔案管理：同步收集整理與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)的電子檔案，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)和分類。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。6.歸檔時(shí)間：各參建單位應(yīng)在工程竣工后[具體時(shí)間]內(nèi)，將整理好的檔案移交基建管理部門；基建管理部門在收到各參建單位檔案后，應(yīng)在[具體時(shí)間]內(nèi)完成整理、編目工作，并向?qū)W校檔案管理部門移交竣工檔案。五、檔案驗(yàn)收1.預(yù)驗(yàn)收：基建工程竣工后，基建管理部門應(yīng)組織各參建單位進(jìn)行檔案預(yù)驗(yàn)收。預(yù)驗(yàn)收內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，整理裝訂質(zhì)量，電子檔案的存儲(chǔ)和格式等。對(duì)預(yù)驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，基建管理部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)單位進(jìn)行整改。2.正式驗(yàn)收：預(yù)驗(yàn)收合格后，基建管理部門向?qū)W校檔案管理部門提出檔案正式驗(yàn)收申請(qǐng)。學(xué)校檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門組成驗(yàn)收小組，按照國(guó)家和學(xué)校有關(guān)檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的，辦理檔案移交手續(xù)；驗(yàn)收不合格的，提出整改意見，基建管理部門和相關(guān)單位應(yīng)限期整改，直至驗(yàn)收合格。六、檔案保管與利用1.保管條件：學(xué)校檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的庫(kù)房保管基建工程檔案，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光等條件，確保檔案的安全。2.保管期限：基建工程檔案的保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀處理。3.利用服務(wù)：學(xué)校各部門因工作需要查閱基建工程檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。外單位查閱基建工程檔案的，須經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。檔案一般不允許外借，確因工作需要外借的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，規(guī)定借閱期限，按時(shí)歸還。查閱和借閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、圈劃、批注、抽取、撤換檔案資料，不得泄露檔案機(jī)密。七、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰1.獎(jiǎng)勵(lì)：對(duì)在基建工程檔案管理工作中做出突出成績(jī)的部門和個(gè)人，學(xué)校將給予表彰和獎(jiǎng)