二代居民身份證管理制度總則目的為規(guī)范公司對(duì)員工二代居民身份證的管理，確保員工個(gè)人信息的安全與準(zhǔn)確，保障公司各項(xiàng)工作的正常開(kāi)展，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工。基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)二代居民身份證管理的法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.保密性原則：妥善保管員工二代居民身份證信息，防止信息泄露。3.準(zhǔn)確性原則：確保員工身份證信息在公司管理系統(tǒng)中的準(zhǔn)確無(wú)誤。身份證信息收集與登記新員工入職1.入職要求新員工入職時(shí)，應(yīng)按照公司要求提交本人二代居民身份證原件及復(fù)印件。復(fù)印件應(yīng)清晰可辨，包括身份證正面和背面，并在復(fù)印件上注明“僅供公司入職使用”字樣。2.信息登記人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)新員工的身份證信息進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括姓名、性別、民族、出生日期、地址、身份證號(hào)碼等。登記過(guò)程應(yīng)認(rèn)真仔細(xì)，確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤。3.原件返還信息登記完成后，應(yīng)立即將二代居民身份證原件返還給員工本人，并提醒員工妥善保管。員工信息變更1.變更通知員工在二代居民身份證信息發(fā)生變更（如姓名、地址、有效期等）后，應(yīng)在變更后的[X]個(gè)工作日內(nèi)將新的身份證原件及復(fù)印件提交至人力資源部門(mén)，并填寫(xiě)《員工身份證信息變更申請(qǐng)表》。2.審核與更新人力資源部門(mén)收到員工提交的變更申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，對(duì)員工在公司管理系統(tǒng)中的身份證信息進(jìn)行更新，并將新的身份證復(fù)印件存檔。身份證保管與使用保管責(zé)任1.人力資源部門(mén)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)集中保管員工二代居民身份證復(fù)印件及相關(guān)資料，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。保管人員應(yīng)確保身份證復(fù)印件等資料存放安全，防止丟失或損壞。2.使用部門(mén)員工所在使用部門(mén)如需查閱員工身份證復(fù)印件等資料，應(yīng)向人力資源部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱，并在查閱后及時(shí)歸還。使用部門(mén)不得擅自留存員工身份證復(fù)印件。使用規(guī)定1.僅限內(nèi)部使用公司使用員工二代居民身份證信息僅限于內(nèi)部管理需要，如入職登記、考勤管理、薪資核算、社保辦理等，不得用于其他任何未經(jīng)員工授權(quán)的用途。2.授權(quán)審批因工作需要使用員工身份證信息時(shí)，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的授權(quán)審批流程。使用部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《員工身份證信息使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明使用目的、使用期限、使用范圍等內(nèi)容，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可使用。3.信息保密在使用員工身份證信息過(guò)程中，相關(guān)工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露員工身份證號(hào)碼及其他敏感信息。嚴(yán)禁將員工身份證復(fù)印件等資料帶出公司或提供給無(wú)關(guān)人員。身份證有效期管理有效期提醒人力資源部門(mén)應(yīng)在員工二代居民身份證有效期屆滿前[X]個(gè)月，通過(guò)郵件、短信或內(nèi)部通知等方式提醒員工及時(shí)辦理身份證換領(lǐng)手續(xù)。換領(lǐng)手續(xù)辦理1.員工申請(qǐng)員工收到有效期提醒后，應(yīng)在有效期屆滿前[X]個(gè)工作日內(nèi)，向人力資源部門(mén)提交身份證換領(lǐng)申請(qǐng)，并提供新的身份證原件及復(fù)印件。2.信息更新人力資源部門(mén)收到員工提交的換領(lǐng)申請(qǐng)及新身份證復(fù)印件后，應(yīng)及時(shí)對(duì)員工在公司管理系統(tǒng)中的身份證信息進(jìn)行更新，并將新的身份證復(fù)印件存檔。身份證遺失與補(bǔ)辦遺失報(bào)告1.員工發(fā)現(xiàn)身份證遺失后，應(yīng)立即向人力資源部門(mén)報(bào)告，并填寫(xiě)《身份證遺失報(bào)告表》。報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括身份證號(hào)碼、遺失時(shí)間、遺失地點(diǎn)等詳細(xì)信息。2.人力資源部門(mén)接到報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)采取措施，防止身份證信息被冒用。補(bǔ)辦手續(xù)1.補(bǔ)辦申請(qǐng)員工在報(bào)告身份證遺失后，應(yīng)盡快前往戶籍所在地公安機(jī)關(guān)辦理補(bǔ)辦手續(xù)。辦理完成后，將新的身份證原件及復(fù)印件提交至人力資源部門(mén)，并填寫(xiě)《身份證補(bǔ)辦信息登記表》。2.信息更新人力資源部門(mén)收到員工提交的補(bǔ)辦申請(qǐng)及新身份證復(fù)印件后，應(yīng)及時(shí)對(duì)員工在公司管理系統(tǒng)中的身份證信息進(jìn)行更新，并將新的身份證復(fù)印件存檔。監(jiān)督與檢查定期檢查1.人力資源部門(mén)應(yīng)定期對(duì)員工二代居民身份證信息的管理情況進(jìn)行檢查，確保信息登記準(zhǔn)確、保管安全、使用規(guī)范。2.檢查內(nèi)容包括身份證復(fù)印件的存檔情況、信息更新記錄、使用審批手續(xù)等。違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定，擅自使用、泄露員工身份證信息的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、罰款、辭退等，并追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。2.對(duì)因管理不善導(dǎo)致員工身份證復(fù)印件等資料丟失或損壞的，應(yīng)責(zé)令相關(guān)責(zé)任人采取補(bǔ)救措施，并給予相應(yīng)的批評(píng)教育或經(jīng)濟(jì)處罰。附則解釋權(quán)本制度