律師所印信公函管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本律師所印信公函的管理，確保印信公函的正確使用和安全保管，維護(hù)律師所的正常運(yùn)營秩序和形象，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本律師所全體員工。（三）定義1.印信：指律師所公章、法定代表人章、業(yè)務(wù)專用章等具有法律效力的印章。2.公函：指律師所對(duì)外出具的各類信函、法律文書、證明文件等。二、印信管理（一）印信的種類及用途1.公章：用于律師所對(duì)外的重要文件簽署、合同簽訂、法律文書送達(dá)等具有法律效力的事項(xiàng)。2.法定代表人章：用于特定文件或事項(xiàng)上代表法定代表人的簽署。3.業(yè)務(wù)專用章：如刑事業(yè)務(wù)章、民事業(yè)務(wù)章等，用于特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的相關(guān)文件簽署。（二）印信的刻制1.因工作需要刻制印信，由相關(guān)部門提出申請(qǐng)，經(jīng)主任批準(zhǔn)后，由行政部門統(tǒng)一辦理刻制手續(xù)。2.新刻制的印信需經(jīng)律師所備案，并留存印模。（三）印信的保管1.公章由行政部門指定專人保管，法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)人員保管，業(yè)務(wù)專用章由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。2.印信保管人員應(yīng)設(shè)立專門的印信保管登記簿，詳細(xì)記錄印信的使用情況，包括使用時(shí)間、使用事由、使用人等。3.印信保管人員應(yīng)妥善保管印信，確保印信存放安全，防止丟失、被盜或損壞。如發(fā)現(xiàn)印信丟失或被盜，應(yīng)立即報(bào)告主任，并采取相應(yīng)的措施。（四）印信的使用1.印信使用必須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，由使用人填寫《印信使用申請(qǐng)表》，注明使用事由、使用文件名稱、使用時(shí)間等，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核簽字后，方可使用印信。2.一般事項(xiàng)的印信使用，由部門負(fù)責(zé)人審核簽字；重要事項(xiàng)的印信使用，需經(jīng)主任批準(zhǔn)。3.印信保管人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)《印信使用申請(qǐng)表》的內(nèi)容，確保使用事由合法、合規(guī)，使用文件名稱準(zhǔn)確無誤。在確認(rèn)無誤后，方可在文件上加蓋印信，并在印信使用登記簿上登記。4.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印信。如因工作需要確需提前加蓋印信的，必須在空白處注明用途，并嚴(yán)格控制使用范圍。（五）印信的停用與銷毀1.因機(jī)構(gòu)變更、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，印信需要停用的，由行政部門提出申請(qǐng)，經(jīng)主任批準(zhǔn)后，辦理停用手續(xù)。2.停用的印信應(yīng)及時(shí)交回行政部門，由行政部門統(tǒng)一保管。3.印信銷毀時(shí)，由行政部門會(huì)同相關(guān)部門組成銷毀小組，對(duì)印信進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括印信名稱、銷毀時(shí)間、銷毀方式等。三、公函管理（一）公函的起草1.公函由相關(guān)業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要起草，起草人應(yīng)確保公函內(nèi)容準(zhǔn)確、合法、合規(guī)，語言表達(dá)清晰、簡潔。2.公函起草完畢后，起草人應(yīng)填寫《公函審批表》，注明公函主題、內(nèi)容摘要、發(fā)送對(duì)象等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交審核。（二）公函的審核1.公函審核由律師所內(nèi)部審核人員負(fù)責(zé)，審核人員應(yīng)從法律合規(guī)、語言表達(dá)、格式規(guī)范等方面對(duì)公函進(jìn)行全面審核。2.審核人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)公函內(nèi)容，確保公函內(nèi)容與事實(shí)相符，引用法律法規(guī)準(zhǔn)確無誤，語言表達(dá)通順、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與起草人溝通修改。3.審核通過的公函，審核人員應(yīng)在《公函審批表》上簽字確認(rèn)。（三）公函的審批1.一般公函由部門負(fù)責(zé)人審批；重要公函需經(jīng)主任審批。2.公函審批人應(yīng)認(rèn)真審核公函內(nèi)容，確保公函符合律師所的利益和要求，審批通過后在《公函審批表》上簽字。（四）公函的編號(hào)與登記1.行政部門對(duì)公函進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)和登記，編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，確保公函編號(hào)的唯一性和連續(xù)性。2.公函登記內(nèi)容應(yīng)包括公函編號(hào)、主題、起草部門、起草人、審核人、審批人、發(fā)送對(duì)象、發(fā)送時(shí)間等。（五）公函的打印與蓋章1.公函經(jīng)審批通過后，由行政部門安排打印。打印應(yīng)確保公函格式規(guī)范、字跡清晰。2.打印后的公函按照印信使用規(guī)定加蓋印信，并在公函上注明發(fā)送份數(shù)、存檔份數(shù)等。（六）公函的發(fā)送與存檔1.公函發(fā)送方式可根據(jù)實(shí)際情況選擇郵寄、專人送達(dá)等方式。發(fā)送人應(yīng)確保公函及時(shí)、準(zhǔn)確送達(dá)收件人，并要求收件人簽收。2.公函發(fā)送后，發(fā)送人應(yīng)將公函的發(fā)送憑證交行政部門存檔。行政部門應(yīng)定期對(duì)公函的發(fā)送情況進(jìn)行核對(duì)，確保公函發(fā)送的準(zhǔn)確性和完整性。3.公函辦理完畢后，行政部門應(yīng)及時(shí)將公函原件及相關(guān)附件整理歸檔，并存入專門的檔案柜中。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)公函檔案進(jìn)行整理和清查，確保檔案的安全和完整。四、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.行政部門定期對(duì)印信公函的管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括印信保管情況、使用審批手續(xù)、公函起草審核審批情況、編號(hào)登記情況、發(fā)送存檔情況等。2.定期檢查應(yīng)形成檢查記錄，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）不定期抽查1.主任或其他授權(quán)人員不定期對(duì)印信公函的管理情況進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查印信使用的合規(guī)性、公函內(nèi)容的準(zhǔn)確性等。2.對(duì)抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)責(zé)令相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行整改，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。五、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用印信。2.在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印信。3.私自留存印信或公函。4.偽造、篡改印信或公函內(nèi)容。5.因保管不善導(dǎo)致印信丟失、被盜或損壞。6.其他違反印信公函管理制度的行為。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)于違規(guī)行為，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款、辭退等處罰。2.如因違規(guī)行為給律師所造成經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.構(gòu)成犯罪的，依法