清單式采購(gòu)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司采購(gòu)管理工作，確保采購(gòu)活動(dòng)的合規(guī)性、高效性和經(jīng)濟(jì)性，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本清單式采購(gòu)管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于原材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、辦公用品采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度。2.效益性原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，追求采購(gòu)成本的最小化，提高采購(gòu)效益。3.公開(kāi)透明原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開(kāi)、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。4.職責(zé)明確原則：明確各部門(mén)在采購(gòu)活動(dòng)中的職責(zé)，確保采購(gòu)工作有序進(jìn)行。二、采購(gòu)管理組織與職責(zé)（一）采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購(gòu)決策委員會(huì)，由公司高層管理人員、相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人等組成。采購(gòu)決策委員會(huì)負(fù)責(zé)審議重大采購(gòu)項(xiàng)目，制定采購(gòu)戰(zhàn)略和政策，對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)采購(gòu)部門(mén)是公司采購(gòu)活動(dòng)的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)具體采購(gòu)業(yè)務(wù)的實(shí)施。其主要職責(zé)包括：1.根據(jù)公司需求，制定采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)清單。2.尋找、篩選合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。3.組織采購(gòu)談判，簽訂采購(gòu)合同。4.跟蹤采購(gòu)合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題。5.負(fù)責(zé)采購(gòu)文件的整理、歸檔和保管。（三）需求部門(mén)需求部門(mén)是采購(gòu)需求的提出者，負(fù)責(zé)明確采購(gòu)項(xiàng)目的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求，并配合采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行采購(gòu)工作。其主要職責(zé)包括：1.根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，提出采購(gòu)需求。2.參與采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格制定和供應(yīng)商選擇。3.對(duì)采購(gòu)到貨的物品或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。（四）其他部門(mén)1.財(cái)務(wù)部門(mén)：負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算，監(jiān)督采購(gòu)資金的支付，參與采購(gòu)合同的審核。2.審計(jì)部門(mén)：負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)行為的合規(guī)性。3.法務(wù)部門(mén)：負(fù)責(zé)審查采購(gòu)合同的合法性，提供法律支持和風(fēng)險(xiǎn)防范建議。三、采購(gòu)計(jì)劃與清單管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.需求部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、銷售預(yù)測(cè)、庫(kù)存狀況等，提前[X]個(gè)月制定采購(gòu)需求計(jì)劃，并提交給采購(gòu)部門(mén)。2.采購(gòu)部門(mén)匯總各需求部門(mén)的采購(gòu)需求計(jì)劃，結(jié)合公司采購(gòu)預(yù)算和庫(kù)存情況，編制年度采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)采購(gòu)決策委員會(huì)審批。3.年度采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。（二）采購(gòu)清單編制1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)批準(zhǔn)的年度采購(gòu)計(jì)劃，在每次采購(gòu)前[X]個(gè)工作日內(nèi)，編制具體的采購(gòu)清單。2.采購(gòu)清單應(yīng)詳細(xì)列出采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容。3.采購(gòu)清單編制完成后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行審核，確保清單內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。審核通過(guò)后的采購(gòu)清單作為采購(gòu)活動(dòng)的依據(jù)。（三）采購(gòu)計(jì)劃與清單調(diào)整1.在采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中，如遇市場(chǎng)變化、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃調(diào)整等原因，需要對(duì)采購(gòu)計(jì)劃和清單進(jìn)行調(diào)整的，需求部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出申請(qǐng)，說(shuō)明調(diào)整原因和調(diào)整內(nèi)容。2.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)需求部門(mén)的申請(qǐng)，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃和清單進(jìn)行評(píng)估和審核，報(bào)采購(gòu)決策委員會(huì)審批。3.經(jīng)審批同意調(diào)整的采購(gòu)計(jì)劃和清單，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)和供應(yīng)商，并做好相應(yīng)的變更記錄。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績(jī)情況、信譽(yù)狀況等。3.采購(gòu)部門(mén)組織相關(guān)人員對(duì)通過(guò)資格審查的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理、售后服務(wù)等情況。4.根據(jù)考察結(jié)果，采購(gòu)部門(mén)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，選擇合格的供應(yīng)商列入公司供應(yīng)商名錄。（二）供應(yīng)商檔案建立1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)為每個(gè)合格供應(yīng)商建立檔案，檔案內(nèi)容包括供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)證明文件、考察報(bào)告、采購(gòu)合同、付款記錄、售后服務(wù)記錄等。2.供應(yīng)商檔案應(yīng)定期更新，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。（三）供應(yīng)商評(píng)價(jià)與考核1.采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)和考核。2.評(píng)價(jià)和考核方式可采用問(wèn)卷調(diào)查、實(shí)地考察、數(shù)據(jù)分析等多種形式。3.根據(jù)評(píng)價(jià)和考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰。（四）供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況和市場(chǎng)動(dòng)態(tài)。2.定期組織供應(yīng)商座談會(huì)，加強(qiáng)與供應(yīng)商的合作與交流，共同解決合作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。3.對(duì)于重要供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立高層定期溝通機(jī)制，維護(hù)良好的合作關(guān)系。五、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門(mén)根據(jù)實(shí)際需求，填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、采購(gòu)原因等內(nèi)容。2.采購(gòu)申請(qǐng)表經(jīng)需求部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購(gòu)部門(mén)。（二）采購(gòu)審批1.采購(gòu)部門(mén)收到采購(gòu)申請(qǐng)表后，對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行初步審核，審核內(nèi)容包括采購(gòu)需求的合理性、采購(gòu)預(yù)算的合規(guī)性等。2.對(duì)于金額較小的采購(gòu)項(xiàng)目，由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于金額較大的采購(gòu)項(xiàng)目，報(bào)采購(gòu)決策委員會(huì)審批。3.經(jīng)審批同意的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門(mén)方可組織實(shí)施采購(gòu)。（三）采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)清單，選擇合適的采購(gòu)方式進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)方式包括招標(biāo)采購(gòu)、競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)、詢價(jià)采購(gòu)、單一來(lái)源采購(gòu)等。2.對(duì)于招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等工作。3.對(duì)于競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與不少于三家供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。4.對(duì)于詢價(jià)采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)向不少于三家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，比較各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，選擇價(jià)格合理、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商成交。5.對(duì)于單一來(lái)源采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)說(shuō)明采用單一來(lái)源采購(gòu)的原因和依據(jù)，報(bào)采購(gòu)決策委員會(huì)審批。6.在采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購(gòu)合同應(yīng)符合法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，內(nèi)容應(yīng)包括采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等。（四）采購(gòu)驗(yàn)收1.采購(gòu)到貨前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通知需求部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.需求部門(mén)組織相關(guān)人員對(duì)采購(gòu)到貨的物品或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量、外觀等。3.對(duì)于重要采購(gòu)項(xiàng)目或技術(shù)復(fù)雜的采購(gòu)項(xiàng)目，可邀請(qǐng)專業(yè)機(jī)構(gòu)或?qū)＜疫M(jìn)行驗(yàn)收。4.驗(yàn)收合格的采購(gòu)項(xiàng)目，需求部門(mén)應(yīng)出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；驗(yàn)收不合格的采購(gòu)項(xiàng)目，需求部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如協(xié)商不成，可按照采購(gòu)合同的約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（五）采購(gòu)付款1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，填寫(xiě)付款申請(qǐng)單，經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給財(cái)務(wù)部門(mén)。2.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)付款申請(qǐng)單進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告的真實(shí)性、付款金額的準(zhǔn)確性等。3.經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核同意的付款申請(qǐng)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)按照采購(gòu)合同的約定和公司財(cái)務(wù)制度，辦理付款手續(xù)。六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估可采用問(wèn)卷調(diào)查、數(shù)據(jù)分析、案例分析等多種方法。3.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估結(jié)果，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確違約責(zé)任，要求供應(yīng)商提供履約保證金或擔(dān)保。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)格供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)采購(gòu)驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，定期對(duì)采購(gòu)物品進(jìn)行質(zhì)量抽檢。3.價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)：建立市場(chǎng)價(jià)格監(jiān)測(cè)機(jī)制，定期收集市場(chǎng)價(jià)格信息，與供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判，簽訂價(jià)格調(diào)整條款，采用套期保值等金融工具規(guī)避價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。4.法律風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)合同的審核，確保合同的合法性和有效性，咨詢法務(wù)部門(mén)意見(jiàn)，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。2.設(shè)立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)達(dá)到預(yù)警值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。3.對(duì)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的實(shí)施效果進(jìn)行跟蹤和評(píng)估，及時(shí)調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。七、采購(gòu)信息管理（一）采購(gòu)文件管理1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)妥善保管采購(gòu)過(guò)程中產(chǎn)生的各類文件，包括采購(gòu)申請(qǐng)表、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)清單、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.采購(gòu)文件應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理、歸檔，建立電子和紙質(zhì)檔案，便于查詢和使用。3.采購(gòu)文件的保存期限應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。（二）采購(gòu)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，如采購(gòu)金額、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)頻率、供應(yīng)商分布等。2.通過(guò)采購(gòu)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析，了解采購(gòu)活動(dòng)的規(guī)律和趨勢(shì)，為采購(gòu)決策提供依據(jù)。3.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)將采購(gòu)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析結(jié)果定期上報(bào)給公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)。（三）采購(gòu)信息共享1.建立采購(gòu)信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)部門(mén)與需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)之間的信息共享。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)清單、采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等信息錄入共享平臺(tái)，方便其他部門(mén)查詢和使用。3.需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)應(yīng)根據(jù)工作需要，及時(shí)從共享平臺(tái)獲取采購(gòu)信息，協(xié)同開(kāi)展工作。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)行為的合規(guī)性、采購(gòu)程序的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的履行情況等。2.審計(jì)部門(mén)可通過(guò)查閱采購(gòu)文件、實(shí)地走訪供應(yīng)商、與相關(guān)人員談話等方式進(jìn)行審計(jì)。3.對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，審計(jì)部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，要求采購(gòu)部門(mén)限期整改，并跟蹤整改情況。（二）外部監(jiān)督1.接受政府有關(guān)部門(mén)、行業(yè)協(xié)會(huì)等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合外部監(jiān)督工作。2.對(duì)于外部監(jiān)督檢查提出的問(wèn)題，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)認(rèn)真整改，及時(shí)反饋整改情況。（三）投訴處理1.設(shè)立采購(gòu)?fù)对V渠道，接受公司內(nèi)部員工和供應(yīng)商的投訴。2.對(duì)于投訴事項(xiàng)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，根