學籍在部門管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司學籍在部門的管理工作，確保員工檔案信息的準確性、完整性和安全性，保障員工的合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及學籍在部門管理的相關(guān)人員和業(yè)務流程。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策，確保學籍管理工作合法合規(guī)。2.準確性原則：保證員工學籍信息的真實、準確、完整，避免錯誤或虛假信息的產(chǎn)生。3.保密性原則：對員工學籍信息嚴格保密，防止信息泄露。4.及時性原則：及時處理學籍相關(guān)事務，確保各項工作按時完成，不影響員工正常權(quán)益。二、職責分工（一）人事部門1.負責人事檔案的建立、維護和管理，包括學籍檔案的收集、整理、歸檔等工作。2.負責與員工溝通學籍相關(guān)事宜，解答疑問，提供必要的指導和協(xié)助。3.審核員工提交的學籍變更申請，按照規(guī)定流程進行審批和處理。4.定期對學籍管理工作進行檢查和總結(jié)，不斷完善管理制度。（二）各部門1.負責本部門員工學籍信息的收集和初步審核，及時提交給人事部門。2.協(xié)助人事部門處理員工學籍變更等相關(guān)事務，提供必要的支持和配合。3.監(jiān)督本部門員工遵守學籍管理制度，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋給人事部門。（三）員工1.如實提供個人學籍信息，確保信息的真實性和完整性。2.按照規(guī)定流程申請學籍變更等相關(guān)事務，配合公司完成學籍管理工作。3.妥善保管個人學籍相關(guān)資料，如有遺失或損壞及時向公司報告。三、學籍檔案管理（一）檔案內(nèi)容1.員工的學歷證書、學位證書、成績單等相關(guān)學籍材料的原件及復印件。2.員工的學籍變更記錄，包括轉(zhuǎn)學、休學、復學、畢業(yè)等情況的證明材料。3.其他與學籍相關(guān)的重要文件和資料。（二）檔案建立1.新員工入職時，應提交個人學籍相關(guān)材料，人事部門負責審核并建立學籍檔案。2.對于已在職員工，如發(fā)現(xiàn)學籍信息有變更或需要補充材料的，應及時通知員工提交，人事部門進行更新和完善。（三）檔案保管1.人事部門應設(shè)立專門的檔案保管區(qū)域，確保檔案存放安全、有序。2.對學籍檔案進行分類存放，建立檔案索引，便于查詢和管理。3.定期對檔案進行檢查和整理，確保檔案的完整性和可讀性。（四）檔案借閱1.因工作需要借閱學籍檔案的，需填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責人和人事部門負責人批準后方可借閱。2.借閱人員應妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借或丟失。借閱期限結(jié)束后，應及時歸還檔案。3.嚴禁非公司內(nèi)部人員借閱學籍檔案。四、學籍變更管理（一）變更類型1.學歷變更，如取得更高學歷、學歷層次變化等。2.學位變更，如獲得新的學位。3.學籍狀態(tài)變更，如轉(zhuǎn)學、休學、復學、畢業(yè)等。4.其他與學籍相關(guān)的重要信息變更。（二）變更申請1.員工如需進行學籍變更，應填寫學籍變更申請表，詳細說明變更的原因、內(nèi)容和時間等信息。2.同時，提交相關(guān)證明材料，如學歷證書、學位證書、學校證明等。（三）變更審批1.員工所在部門負責人對變更申請進行初審，核實情況后簽署意見。2.人事部門對申請和材料進行審核，符合規(guī)定的提交公司領(lǐng)導審批。3.公司領(lǐng)導根據(jù)審批權(quán)限進行審批，審批通過后通知人事部門辦理變更手續(xù)。（四）變更辦理1.人事部門根據(jù)審批結(jié)果，及時更新員工的學籍檔案信息，并在公司內(nèi)部系統(tǒng)中進行相應調(diào)整。2.對于需要向外部機構(gòu)提供變更信息的，按照規(guī)定流程辦理相關(guān)手續(xù)，確保信息傳遞準確無誤。五、學籍信息查詢與統(tǒng)計（一）信息查詢1.員工本人有權(quán)查詢自己的學籍信息，可向人事部門提出申請，填寫查詢申請表。2.人事部門在核實員工身份后，提供相應的學籍信息查詢服務。3.其他經(jīng)授權(quán)的人員如需查詢學籍信息，應按照規(guī)定流程辦理審批手續(xù)。（二）信息統(tǒng)計1.人事部門定期對學籍信息進行統(tǒng)計分析，如學歷結(jié)構(gòu)、學位分布、學籍變更情況等。2.通過統(tǒng)計數(shù)據(jù)，為公司的人才規(guī)劃、培訓發(fā)展等提供參考依據(jù)。3.統(tǒng)計結(jié)果應形成報告，提交給公司領(lǐng)導和相關(guān)部門。六、保密與安全（一）保密措施1.所有接觸學籍信息的人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露員工的學籍信息。2.對涉及學籍信息的計算機系統(tǒng)、存儲設(shè)備等采取安全防護措施，防止信息被非法獲取或篡改。3.在處理學籍信息時，應確保操作環(huán)境的安全，避免信息在傳輸過程中泄露。（二）安全管理1.加強對學籍檔案保管場所的安全管理，配備必要的防火、防盜、防潮等設(shè)施。2.定期對檔案保管場所進行檢查，確保檔案安全無虞。3.對因自然災害、意外事故等原因可能影響學籍檔案安全的情況，應制定應急預案，及時采取措施進行保護和恢復。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.員工提供虛假學籍信息。2.擅自涂改、偽造學籍檔案材料。3.未經(jīng)批準擅自借閱、轉(zhuǎn)借學籍檔案。4.泄露員工學籍信息。5.其他違反學籍管理制度的行為。（二）處理措施1.對于提供虛假學籍信息的員工，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、解除勞動合同等處理，并要求員工承擔相應的法律責任。2.擅自涂改、偽造學籍檔案材料的，公司將嚴肅處理，情節(jié)嚴重的依法追究法律責任。3.未經(jīng)批準擅自借閱、轉(zhuǎn)借學籍檔案的，給予批評教育，造成檔案丟失或損壞的，應承擔相應的賠償責任。4.泄露員工學籍信息的，按照公司保密制度進行處理，造成嚴重后果的依法追究法律責任。5.對于其他違反學籍管理制度的行為，根據(jù)具體情況給予相應的