物業(yè)采購申請制度

一、總則1.目的為了規(guī)范本物業(yè)公司的采購申請流程，確保采購活動能夠高效、有序、透明地進行，滿足小區(qū)物業(yè)管理工作的實際需求，同時保障采購資金的合理使用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本物業(yè)公司各部門因工作需要進行的各類物資、服務(wù)采購申請活動，包括但不限于辦公用品、清潔用品、維修工具、設(shè)備設(shè)施、綠化養(yǎng)護服務(wù)、安保服務(wù)等。3.原則采購申請應(yīng)遵循必要性、合理性、經(jīng)濟性原則。申請采購的物品或服務(wù)必須是物業(yè)管理工作所必需的，申請數(shù)量和規(guī)格應(yīng)合理，同時要在保證質(zhì)量的前提下，盡可能降低采購成本。二、采購申請部門職責(zé)1.需求提出各部門負責(zé)根據(jù)本部門的工作任務(wù)和實際需求，準(zhǔn)確識別需要采購的物資或服務(wù)。例如，保潔部門根據(jù)小區(qū)清潔工作的頻率和范圍，確定清潔用品的種類和數(shù)量；維修部門根據(jù)設(shè)備設(shè)施的維護計劃和故障情況，提出維修工具和零部件的采購需求。2.申請?zhí)顚懜鞑块T指定專人負責(zé)填寫采購申請單。采購申請單應(yīng)包含以下詳細信息：申請部門、申請人、申請日期、采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計單價、預(yù)算金額、采購用途、需求日期等。填寫時要確保字跡清晰、內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。3.部門內(nèi)部審核采購申請單填寫完成后，需經(jīng)過部門負責(zé)人審核。部門負責(zé)人要對采購需求的必要性、合理性進行審核，檢查申請單填寫是否規(guī)范，申請數(shù)量是否與實際工作需求相符，預(yù)算金額是否合理等。審核通過后，部門負責(zé)人在采購申請單上簽字確認(rèn)。三、采購申請流程1.常規(guī)采購申請流程-提交申請：各部門完成內(nèi)部審核的采購申請單，統(tǒng)一提交至物業(yè)公司的采購部門。提交方式可以采用紙質(zhì)文檔或電子文檔形式，但需確保信息的完整性和準(zhǔn)確性。-采購部門初審：采購部門收到各部門提交的采購申請單后，首先對申請單的格式和完整性進行檢查。對于填寫不規(guī)范或信息不完整的申請單，采購部門應(yīng)及時通知申請部門補充或修正。然后，采購部門對采購項目的市場供應(yīng)情況、價格范圍等進行初步了解，判斷申請的合理性。-財務(wù)部門審核：采購申請單初審?fù)ㄟ^后，流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門。財務(wù)部門主要從預(yù)算控制和資金安排方面進行審核。檢查采購項目是否在年度預(yù)算范圍內(nèi)，預(yù)算金額是否準(zhǔn)確合理，是否有足夠的資金用于本次采購等。若采購項目超出預(yù)算，財務(wù)部門應(yīng)與申請部門溝通，商討解決方案，如調(diào)整預(yù)算或重新評估采購需求。-管理層審批：經(jīng)過財務(wù)部門審核的采購申請單，提交給物業(yè)公司的管理層進行最終審批。管理層綜合考慮公司的整體運營情況、戰(zhàn)略規(guī)劃等因素，對采購申請進行審批。對于重大采購項目（如金額較大或?qū)具\營有重要影響的采購），管理層可能會組織相關(guān)部門進行專題討論后再做出決策。-采購執(zhí)行：采購申請獲得管理層批準(zhǔn)后，采購部門根據(jù)審批意見，按照公司的采購管理制度，選擇合適的采購方式（如招標(biāo)、詢價、競爭性談判等）進行采購，并與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購?fù)瓿珊?，采購部門及時將采購結(jié)果反饋給申請部門。2.緊急采購申請流程-特殊情況界定：緊急采購是指因不可抗力、突發(fā)事件、設(shè)備設(shè)施突發(fā)故障等緊急情況，導(dǎo)致物業(yè)管理工作無法正常開展，需要立即進行的采購活動。例如，小區(qū)突發(fā)水管爆裂，需要緊急采購維修材料；遭遇惡劣天氣，需要馬上采購防護物資等。-緊急申請?zhí)峤唬涸诰o急情況下，申請部門可先通過電話、即時通訊工具等方式向采購部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)口頭說明緊急采購需求。隨后，在2小時內(nèi)補填緊急采購申請單，詳細說明緊急采購的原因、采購項目、預(yù)計金額等信息，并直接提交給采購部門。-快速審批流程：采購部門收到緊急采購申請單后，立即啟動快速審批流程。采購部門負責(zé)人、財務(wù)部門負責(zé)人和公司管理層應(yīng)在盡可能短的時間內(nèi)（原則上不超過1小時）完成審批。在審批過程中，各部門可根據(jù)實際情況簡化審批手續(xù)，但必須確保采購需求的合理性和資金的合規(guī)使用。-采購實施與事后補全手續(xù)：緊急采購申請獲得批準(zhǔn)后，采購部門應(yīng)立即聯(lián)系供應(yīng)商進行采購，確保所需物資或服務(wù)能夠及時到位。采購?fù)瓿珊?，采購部門和申請部門在3個工作日內(nèi)補齊相關(guān)的采購手續(xù)，包括完善采購申請單、簽訂采購合同（如有必要）、整理發(fā)票等報銷憑證等，確保采購活動的合規(guī)性。四、采購申請單填寫規(guī)范1.基本信息部分-申請部門：填寫提出采購申請的具體部門全稱，如“保潔部”“工程部”“客服部”等。-申請人：填寫實際負責(zé)提交采購申請的人員姓名，并注明其聯(lián)系方式（手機號碼），以便在采購過程中有問題時能夠及時溝通。-申請日期：填寫提交采購申請的具體日期，格式為“年/月/日”，確保日期準(zhǔn)確無誤。2.采購項目信息部分-采購項目名稱：準(zhǔn)確填寫采購物資或服務(wù)的具體名稱。對于物資采購，要詳細到品牌、型號等；對于服務(wù)采購，要明確服務(wù)內(nèi)容和范圍。例如，“得力A4打印紙”“美的空調(diào)維修保養(yǎng)服務(wù)（小區(qū)1-5號樓）”等。-規(guī)格型號：詳細描述采購物資的規(guī)格、型號、技術(shù)參數(shù)等信息。對于服務(wù)采購，應(yīng)說明服務(wù)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收要求等。例如，“打印紙規(guī)格：70g/m2，A4尺寸，500張/包”“空調(diào)維修保養(yǎng)服務(wù)要求：按照廠家標(biāo)準(zhǔn)進行定期保養(yǎng)，維修響應(yīng)時間不超過2小時”。-數(shù)量：明確采購物資的具體數(shù)量或服務(wù)的工作量。數(shù)量單位要使用標(biāo)準(zhǔn)的計量單位，如“個”“包”“次”等。例如，“5包打印紙”“10次空調(diào)維修保養(yǎng)服務(wù)”。-預(yù)計單價：根據(jù)市場調(diào)研或以往采購經(jīng)驗，填寫采購物資或服務(wù)的預(yù)計單價。預(yù)計單價應(yīng)盡可能準(zhǔn)確，如有參考價格來源（如供應(yīng)商報價單、市場行情網(wǎng)站等），可在備注中注明。-預(yù)算金額：根據(jù)預(yù)計單價和數(shù)量，計算出采購項目的預(yù)算金額。預(yù)算金額應(yīng)精確到小數(shù)點后兩位，計算公式為“預(yù)算金額=預(yù)計單價×數(shù)量”。3.采購用途部分詳細說明采購項目的具體用途，即為什么需要采購該物資或服務(wù)。例如，“用于日常辦公文件打印”“因小區(qū)綠化植物出現(xiàn)病蟲害，需要采購農(nóng)藥進行防治”等，以便審批人員了解采購的必要性。4.需求日期部分填寫申請部門希望采購物資到貨或服務(wù)開始的具體日期。需求日期應(yīng)根據(jù)工作實際需求合理確定，避免過早或過晚，影響物業(yè)管理工作的正常開展。五、采購申請的變更與撤銷1.變更申請-變更原因：在采購申請審批過程中或采購合同簽訂前，如因工作需求調(diào)整、市場情況變化等原因需要對采購申請的內(nèi)容進行變更，申請部門應(yīng)及時提出變更申請。變更內(nèi)容包括采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額等。-變更流程：申請部門填寫采購申請變更單，詳細說明變更的原因和具體內(nèi)容。變更單需經(jīng)過部門負責(zé)人簽字確認(rèn)后，按照原采購申請的審批流程進行審批。采購部門根據(jù)審批結(jié)果，對采購申請單和相關(guān)采購活動進行相應(yīng)調(diào)整。2.撤銷申請-撤銷原因：在采購申請審批過程中或采購合同簽訂前，如因采購需求不再存在、資金無法落實等原因需要撤銷采購申請，申請部門應(yīng)及時提出撤銷申請。-撤銷流程：申請部門填寫采購申請撤銷單，說明撤銷的原因。撤銷單需經(jīng)過部門負責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交給采購部門。采購部門核實情況后，停止相關(guān)采購活動，并通知財務(wù)部門等相關(guān)部門。如采購申請已經(jīng)部分執(zhí)行（如已支付部分預(yù)付款），采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決后續(xù)事宜，盡量減少公司的損失。六、采購申請的跟蹤與反饋1.采購進度跟蹤-采購部門職責(zé)：采購部門負責(zé)對采購申請的執(zhí)行進度進行跟蹤。在采購過程中，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，了解物資生產(chǎn)、運輸情況或服務(wù)準(zhǔn)備情況。對于招標(biāo)采購項目，采購部門要按照招標(biāo)流程的時間節(jié)點，及時推進各項工作，并向申請部門反饋招標(biāo)進展情況。-申請部門配合：申請部門有責(zé)任配合采購部門的工作，提供必要的協(xié)助和信息。在采購過程中，如申請部門發(fā)現(xiàn)可能影響采購進度的問題，應(yīng)及時通知采購部門。2.反饋機制-定期反饋：采購部門應(yīng)定期（每周）向申請部門反饋采購申請的執(zhí)行情況，包括是否已確定供應(yīng)商、預(yù)計到貨時間或服務(wù)開始時間等信息。反饋方式可以采用書面報告、郵件或內(nèi)部溝通平臺等形式。-異常情況反饋：如在采購過程中出現(xiàn)任何異常情況，如供應(yīng)商無法按時供貨、質(zhì)量問題、價格變動等，采購部門應(yīng)立即向申請部門反饋，并共同商討解決方案。同時，采購部門要將異常情況及時報告給公司管理層，以便管理層做出決策。-采購?fù)瓿煞答仯翰少徎顒油瓿珊?，采購部門應(yīng)向申請部門提交采購?fù)瓿蓤蟾?，說明采購項目的實際采購情況，包括實際采購金額、到貨時間或服務(wù)完成情況、驗收結(jié)果等信息。申請部門對采購結(jié)果進行確認(rèn)，如對采購結(jié)果不滿意，可提出意見和建議，采購部門應(yīng)積極處理。七、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督-審計監(jiān)督：物業(yè)公司的審計部門負責(zé)對采購申請流程進行定期審計和不定期抽查。審計內(nèi)容包括采購申請的必要性、合理性、審批流程的合規(guī)性、采購合同的簽訂與執(zhí)行情況等。審計部門發(fā)現(xiàn)問題后，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。-管理層監(jiān)督：公司管理層有權(quán)對采購申請流程進行監(jiān)督檢查，了解采購申請的審批和執(zhí)行情況。對于發(fā)現(xiàn)的問題，管理層應(yīng)及時做出決策，督促相關(guān)部門進行改進。2.考核機制-對申請部門的考核：將采購申請的準(zhǔn)確性、合理性和及時性納入對各申請部門的績效考核指標(biāo)體系。對于因申請不準(zhǔn)確、不合理導(dǎo)致采購資源浪費或影響物業(yè)管理工作的部門，進行相應(yīng)的績效扣分；對于申請及時、合理，有效保障工作開展的部門，給予一定的績效獎勵。-對采購部門的考核：對采購部門的考核主要包括采購效率、采購質(zhì)量、成本控制等方面?？己瞬少彶块T是否能夠按照規(guī)定的時間完成采購任務(wù)，采購物資或服務(wù)的質(zhì)量是否符合要求，采購成本是否控制在預(yù)算范圍內(nèi)等。根據(jù)考核結(jié)果，對采購部門進行相應(yīng)的獎懲。八、培訓(xùn)與宣貫1.培訓(xùn)計劃-新員工培訓(xùn)：對于新入職的員工，在入職培訓(xùn)中安排專門的課程，介紹物業(yè)采購申請制度的內(nèi)容和流程，使新員工了解如何正確填寫采購申請單，以及采購申請在公司運營中的重要性。-定期培訓(xùn)：定期（每季度）組織全體員工參加物業(yè)采購申請制度的培訓(xùn)，對制度的更新內(nèi)容、重點條款進行詳細講解，解答員工在實際操作中遇到的問題，確保員工熟悉采購申請流程和要求。2.宣貫方式-內(nèi)部培訓(xùn)：通過組織內(nèi)部培訓(xùn)課程，邀請公司內(nèi)部的專業(yè)人員或外部專家進行授課，講解物業(yè)采購申請制度的具體內(nèi)容和操作要點。培訓(xùn)過程中可以采用案例分析、現(xiàn)場演示等方式，增強培訓(xùn)的直觀性和實用性。-宣傳資料：編制物業(yè)采購申請制度的宣傳手冊、指南等資料，發(fā)放給全體員工。宣傳資料應(yīng)包含制度原文、操作流程圖、常見問題解答等內(nèi)容，方便員工隨時查閱。-內(nèi)部溝通平臺：利用公司內(nèi)部的溝通平臺（如辦公系統(tǒng)、微信群等），發(fā)布物業(yè)采購申請制度的相關(guān)信息，包括制度更新通知、培訓(xùn)通知、操作要點提示等。同時，鼓勵員工在溝通平臺上交流采購申請過程