物業(yè)共享式規(guī)定

一、總則（一）目的為加強本高端小區(qū)物業(yè)管理公司的規(guī)范化管理，提升服務質量，促進公司各部門、各層級員工之間的協(xié)同合作，同時合理利用公司內部資源，實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置與共享，特制定本物業(yè)共享式規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于本高端小區(qū)物業(yè)管理公司全體員工，包括正式員工、試用期員工以及臨時聘用人員。同時適用于公司內部各類資源的管理與共享活動。（三）基本原則1.資源合理利用原則：確保公司的人力、物力、財力等資源得到充分合理的利用，避免資源閑置與浪費。2.信息共享透明原則：建立透明的信息共享機制，保障員工能夠及時獲取所需信息，提高工作效率與決策準確性。3.公平公正原則：在資源共享過程中，遵循公平公正的原則，杜絕任何形式的特殊化與不公平現(xiàn)象。4.服務業(yè)主導向原則：所有資源共享活動都應以更好地服務業(yè)主為最終導向，圍繞提升業(yè)主滿意度開展工作。二、人力資源共享（一）人員借調1.借調申請-因工作需要，部門之間需進行人員借調時，借調部門應提前填寫《人員借調申請表》，詳細說明借調原因、借調人員數(shù)量、借調期限、借調人員工作安排等內容。-《人員借調申請表》需經(jīng)借調部門負責人、被借調部門負責人以及公司分管領導審批同意后方可執(zhí)行。2.借調期間管理-借調人員在借調期間接受借調部門的工作安排與管理，遵守借調部門的各項規(guī)章制度。借調部門應合理安排借調人員的工作任務，確保其工作安全與健康。-被借調部門應做好與借調部門的溝通協(xié)調工作，確保借調人員原崗位工作的正常運轉。同時，關注借調人員在借調期間的工作情況，定期與借調人員溝通交流。-借調人員的薪酬福利在借調期間原則上由原部門負責發(fā)放，但借調部門可根據(jù)借調人員的工作表現(xiàn)給予適當?shù)墓ぷ餮a貼，補貼標準需經(jīng)公司領導審批確定。3.借調結束-借調期限屆滿，借調部門應及時填寫《人員借調結束反饋表》，對借調人員在借調期間的工作表現(xiàn)、工作成果等進行評價，并反饋給被借調部門。-借調人員應在借調結束后及時返回原部門，做好工作交接。被借調部門應及時安排借調人員回歸后的工作崗位與任務。（二）培訓資源共享1.內部培訓師共享-公司鼓勵各部門員工根據(jù)自身專業(yè)技能與特長，申請成為內部培訓師。內部培訓師應具備豐富的專業(yè)知識、良好的表達能力以及教學經(jīng)驗。-人力資源部門負責建立內部培訓師人才庫，對內部培訓師的信息進行登記與管理。各部門如有培訓需求，可向人力資源部門提出申請，由人力資源部門協(xié)調安排內部培訓師進行授課。-內部培訓師授課后，人力資源部門應組織學員對培訓師的授課效果進行評估，評估結果作為內部培訓師績效考評與獎勵的重要依據(jù)。2.培訓資料共享-公司各部門在組織培訓過程中形成的培訓資料，如培訓課件、培訓講義、培訓試題等，應及時提交給人力資源部門進行整理與歸檔。-人力資源部門建立公司內部培訓資料共享平臺，員工可根據(jù)工作需要，經(jīng)授權后登錄平臺下載所需的培訓資料。-員工在使用培訓資料時，應遵守公司的知識產(chǎn)權保護規(guī)定，不得將培訓資料用于商業(yè)目的或泄露給外部人員。（三）跨部門項目團隊1.團隊組建-對于涉及多個部門的重大項目或任務，公司將組建跨部門項目團隊。項目負責人由公司領導指定，項目團隊成員從各相關部門抽調。-項目負責人應在項目啟動前制定詳細的項目計劃，明確項目目標、任務分工、時間節(jié)點、質量標準等內容，并組織項目團隊成員進行討論與確認。2.團隊溝通與協(xié)作-跨部門項目團隊應建立定期溝通機制，每周至少召開一次項目進度會議，匯報項目進展情況，協(xié)調解決項目實施過程中遇到的問題。-項目團隊成員應樹立全局意識，積極配合其他成員的工作，加強協(xié)作與溝通。在項目實施過程中，如出現(xiàn)意見分歧，應通過協(xié)商、討論等方式解決，確保項目順利推進。3.團隊考核與激勵-項目結束后，公司將對跨部門項目團隊進行整體考核，考核內容包括項目目標完成情況、項目質量、項目進度、團隊協(xié)作等方面。-根據(jù)項目團隊的考核結果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的團隊成員給予表彰與獎勵，獎勵方式包括獎金、榮譽證書、晉升機會等。同時，對在項目中表現(xiàn)不佳的成員進行績效輔導與改進。三、物力資源共享（一）辦公設備共享1.設備登記與管理-公司采購的辦公設備，如電腦、打印機、復印機、投影儀等，由行政部門進行統(tǒng)一登記與管理。行政部門應建立辦公設備臺賬，詳細記錄設備的型號、規(guī)格、購置時間、購置價格、使用部門、使用人員等信息。-各部門如有辦公設備需求，應首先向行政部門提出申請，行政部門根據(jù)設備庫存情況進行調配。如現(xiàn)有設備無法滿足需求，行政部門應根據(jù)公司預算與實際情況，進行設備采購申請。2.設備借用與歸還-部門之間因工作需要借用辦公設備時，需填寫《辦公設備借用申請表》，說明借用設備名稱、借用原因、借用期限等內容，經(jīng)借用人所在部門負責人、設備管理部門負責人審批同意后，方可辦理借用手續(xù)。-借用人員應妥善保管借用設備，嚴格按照設備操作規(guī)程使用，確保設備安全與完好。借用期限屆滿，借用人員應及時歸還設備，并填寫《辦公設備歸還登記表》。如設備在借用期間出現(xiàn)損壞或丟失，借用人員應承擔相應的賠償責任。3.設備維護與保養(yǎng)-行政部門負責制定辦公設備的維護保養(yǎng)計劃，定期組織對設備進行維護保養(yǎng)，確保設備正常運行。設備維護保養(yǎng)費用納入公司年度預算。-設備使用部門與人員應積極配合行政部門的維護保養(yǎng)工作，如發(fā)現(xiàn)設備故障或異常情況，應及時向行政部門報告，以便及時維修處理。（二）車輛資源共享1.車輛登記與調度-公司購置的公務車輛由行政部門統(tǒng)一登記與調度管理。行政部門應建立車輛檔案，記錄車輛的基本信息、購置時間、保險情況、維修保養(yǎng)記錄等。-各部門因工作需要使用車輛時，應提前填寫《車輛使用申請表》，說明用車時間、用車事由、行駛路線、乘車人數(shù)等內容，經(jīng)部門負責人審批后提交給行政部門。行政部門根據(jù)車輛使用情況進行調度安排，并通知駕駛員做好出車準備。2.車輛使用與管理-駕駛員應嚴格遵守交通法規(guī)，安全駕駛車輛。每次出車前，駕駛員應對車輛進行檢查，確保車輛性能良好、安全設施齊全。出車歸來后，駕駛員應及時將車輛停放回指定地點，并填寫《車輛使用登記表》，記錄出車時間、行駛里程、油耗等信息。-車輛使用過程中產(chǎn)生的費用，如燃油費、過路費、停車費等，由駕駛員憑有效票據(jù)按照公司財務制度規(guī)定進行報銷。車輛的維修保養(yǎng)、保險等費用由行政部門統(tǒng)一管理與支付。3.車輛安全管理-公司定期組織駕駛員參加交通安全培訓，提高駕駛員的安全意識與駕駛技能。駕駛員應定期對車輛進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。-嚴禁駕駛員酒后駕車、疲勞駕車等違規(guī)行為。如因駕駛員違規(guī)操作導致交通事故發(fā)生，駕駛員應承擔相應的法律責任與經(jīng)濟賠償責任。（三）倉庫物資共享1.物資分類與登記-公司設立倉庫，用于存放各類物業(yè)管理物資，如清潔用品、維修材料、消防器材等。倉庫管理人員應根據(jù)物資的性質、用途等進行分類存放，并建立物資臺賬，詳細記錄物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、進貨時間、進貨價格等信息。-各部門采購的物資如需存放于公司倉庫，應在入庫時填寫《物資入庫單》，經(jīng)倉庫管理人員驗收簽字后辦理入庫手續(xù)。物資出庫時，使用部門應填寫《物資出庫單》，經(jīng)部門負責人審批后，倉庫管理人員按照審批后的《物資出庫單》進行物資發(fā)放。2.物資共享與調配-各部門在使用倉庫物資時，應遵循節(jié)約、合理的原則。如部門之間物資有多余或短缺情況，可通過行政部門進行協(xié)調共享與調配。-行政部門定期對倉庫物資進行盤點，確保物資賬實相符。如發(fā)現(xiàn)物資短缺或損壞，應及時查明原因，并追究相關人員的責任。3.物資報廢與處理-對于已損壞無法修復或已超過使用期限的物資，倉庫管理人員應填寫《物資報廢申請表》，經(jīng)相關部門鑒定、公司領導審批同意后，進行報廢處理。-報廢物資的處理方式包括出售、捐贈、銷毀等，具體處理方式應根據(jù)物資的性質與實際情況確定。處理報廢物資所得收入應按照公司財務制度規(guī)定進行管理。四、信息資源共享（一）內部信息平臺建設1.平臺功能與架構-公司建立內部信息平臺，該平臺應具備信息發(fā)布、文件共享、工作流程審批、項目管理、員工交流等功能。平臺架構應包括服務器、數(shù)據(jù)庫、應用程序等部分，確保平臺的穩(wěn)定性與安全性。-信息技術部門負責內部信息平臺的日常維護與管理，定期對平臺進行升級與優(yōu)化，保障平臺的正常運行。同時，信息技術部門應制定平臺安全管理制度，防止信息泄露與網(wǎng)絡攻擊。2.信息發(fā)布與管理-公司各部門可通過內部信息平臺發(fā)布工作通知、業(yè)務動態(tài)、政策法規(guī)等信息。信息發(fā)布部門應確保信息內容真實、準確、及時，并對發(fā)布的信息進行分類管理，方便員工查詢與瀏覽。-人力資源部門負責在內部信息平臺發(fā)布公司的人事信息，如招聘信息、員工晉升通知、培訓計劃等。財務部門負責發(fā)布公司的財務信息，如預算報告、費用報銷政策等。行政部門負責發(fā)布公司的行政事務信息，如會議通知、辦公用品采購信息等。（二）業(yè)主信息共享1.信息收集與整合-客服部門負責收集業(yè)主的基本信息，如姓名、聯(lián)系方式、房屋信息等。維修部門、安保部門等在為業(yè)主提供服務過程中獲取的業(yè)主相關信息，也應及時反饋給客服部門。-客服部門對收集到的業(yè)主信息進行整合與分析，建立業(yè)主信息數(shù)據(jù)庫。業(yè)主信息數(shù)據(jù)庫應包括業(yè)主基本信息、服務記錄、投訴建議等內容，為公司更好地服務業(yè)主提供數(shù)據(jù)支持。2.信息共享與使用-公司各部門在為業(yè)主提供服務過程中，可根據(jù)工作需要從業(yè)主信息數(shù)據(jù)庫中獲取業(yè)主相關信息。但各部門應嚴格遵守信息保密規(guī)定，不得將業(yè)主信息泄露給外部人員或用于非工作目的。-客服部門應定期對業(yè)主信息進行更新與維護，確保信息的準確性與完整性。同時，客服部門應根據(jù)業(yè)主信息分析業(yè)主的需求與偏好，為公司制定個性化的服務策略提供參考。（三）知識資源共享1.知識文檔管理-公司鼓勵員工將工作過程中積累的經(jīng)驗、技術資料、解決方案等知識文檔上傳至內部信息平臺的知識資源共享模塊。知識文檔應按照類別進行分類管理，如物業(yè)管理知識、工程技術知識、客戶服務知識等。-人力資源部門負責對上傳的知識文檔進行審核與整理，確保知識文檔的質量與規(guī)范性。同時，人力資源部門應定期對知識文檔進行更新與維護，刪除過期或無用的文檔。2.知識學習與交流-員工可通過內部信息平臺的知識資源共享模塊自主學習相關知識文檔，提升自身業(yè)務能力。公司定期組織知識分享會、經(jīng)驗交流會等活動，鼓勵員工之間進行知識交流與分享。-對于在知識資源共享方面表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，公司將給予一定的獎勵，如獎金、榮譽證書等，以激勵員工積極參與知識共享活動。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.內部監(jiān)督-公司成立監(jiān)督小組，成員由公司高層管理人員、各部門負責人以及員工代表組成。監(jiān)督小組負責對公司各部門、各層級員工執(zhí)行本物業(yè)共享式規(guī)定的情況進行定期檢查與不定期抽查。-監(jiān)督小組應制定詳細的監(jiān)督檢查計劃，明確檢查內容、檢查標準、檢查方式等。檢查方式包括查閱資料、實地走訪、問卷調查、員工訪談等。-對于監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應及時向責任部門或責任人提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.業(yè)主監(jiān)督-公司設立業(yè)主監(jiān)督信箱、投訴電話等渠道，接受業(yè)主對公司資源共享管理工作的監(jiān)督與投訴?？头块T負責對業(yè)主的監(jiān)督意見與投訴進行記錄與整理，并及時反饋給相關部門進行處理。-公司定期向業(yè)主公布資源共享管理工作的開展情況與成效，接受業(yè)主的監(jiān)督與評價。對于業(yè)主提出的合理建議，公司應積極采納并落實到實際工作中。（二）考核機制1.考核指標設定-公司將資源共享工作納入員工績效考核體系，設定相應的考核指標?？己酥笜税ㄙY源共享任務完成情況、信息共享的及時性與準確性、跨部門協(xié)作效果、業(yè)主滿意度等方面。-各部門應根據(jù)公司的考核指標，結合本部門的工作實際，制定具體的考核標準與評分細則，確?？己斯ぷ鞯目茖W性與公正性。2.考核周期與方式-資源共享工作的考核周期為每季度一次?？己朔绞讲扇∽栽u、上級評價、同事評價、業(yè)主評價相結合的方式。-員工應在每季度末對本季度的資源共享工作進行自評，填寫自評報告。上級領導根據(jù)員工的工作表現(xiàn)進行評價，同事之間可進行互評。同時，公司通過問卷調查、電話回訪等方式收集業(yè)主對員工資源共享工作的評價。3.考核結果應用-根據(jù)考核結果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予績效獎勵，如績效獎金、晉升機會、榮譽稱號等。對考核結果不達標的員工，由上級領導進行績效面談，分析原因，制定改進計劃，并跟蹤改進效果。-考核結果還將作為部門年度評優(yōu)評先的重要依據(jù)。對于在資源共享工作中表