公司檔案室規(guī)章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室的管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高公司的管理水平和工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案室負(fù)責(zé)集中管理公司各類檔案，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域和性質(zhì)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案室設(shè)置公司設(shè)立檔案室，隸屬公司行政部門管理，配備專職檔案管理人員。（二）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中收集、整理、保管公司各類檔案，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、統(tǒng)計(jì)和清理。3.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱、歸還等服務(wù)工作，確保檔案的合理利用。4.對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，提高各部門檔案管理水平。5.開展檔案信息化建設(shè)，推動(dòng)檔案管理工作的現(xiàn)代化。6.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，確保檔案實(shí)體安全。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、分類、裝訂和初步保管工作。2.定期向公司檔案室移交本部門應(yīng)歸檔的檔案。3.協(xié)助公司檔案室開展檔案管理相關(guān)工作，如檔案清查、整理等。三、檔案的收集（一）收集范圍1.公司設(shè)立以來形成的各類文件、資料、圖表、記錄等，包括但不限于：行政管理類：公司文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。人事管理類：?jiǎn)T工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等。財(cái)務(wù)管理類：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類：合同協(xié)議、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、銷售記錄、客戶資料等。工程技術(shù)類：項(xiàng)目方案、圖紙、技術(shù)文件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)、政策文件等涉及公司經(jīng)營(yíng)管理的相關(guān)資料。3.公司獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌等。（二）收集時(shí)間1.各部門形成的檔案應(yīng)在次年上半年整理完畢并移交公司檔案室。2.重要活動(dòng)、項(xiàng)目結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將形成的檔案資料收集整理并移交。（三）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)確保收集的檔案資料齊全、完整，內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確。2.檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表工整，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和命名。四、檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.行政管理類檔案：分為綜合管理、文秘工作、機(jī)要保密、行政事務(wù)等二級(jí)類目。2.人事管理類檔案：分為員工檔案、招聘與配置、培訓(xùn)與開發(fā)、績(jī)效管理、薪酬福利等二級(jí)類目。3.財(cái)務(wù)管理類檔案：按照會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范進(jìn)行分類，如會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)類型分為合同管理、市場(chǎng)營(yíng)銷、客戶關(guān)系管理等二級(jí)類目。5.工程技術(shù)類檔案：按照工程項(xiàng)目階段分為項(xiàng)目前期、設(shè)計(jì)階段、施工階段、竣工驗(yàn)收階段等二級(jí)類目。（二）編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，便于檔案的標(biāo)識(shí)和檢索。編號(hào)格式如下：[檔案類別代碼][年份][順序號(hào)]例如：XZGL2023001（行政管理類2023年第1份檔案）（三）整理方法1.對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行清理，去除重復(fù)、無效的資料。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，同一類目的檔案應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度排列。3.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，并編制檔案目錄，注明檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.對(duì)于電子檔案，應(yīng)建立相應(yīng)的電子目錄，按照分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，確保與紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)一致。五、檔案的保管（一）庫房建設(shè)與設(shè)施配備1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、除濕機(jī)、空調(diào)、滅火器、防蟲藥品等。3.庫房應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃，相對(duì)濕度控制在45%60%。（二）檔案上架排列1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架排列，便于查找和管理。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于鑒定和銷毀。（三）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的實(shí)體安全和完整性。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、編號(hào)與目錄是否一致等。3.對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并做好記錄。（四）檔案鑒定1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應(yīng)由檔案室牽頭，組織相關(guān)部門人員參加，根據(jù)檔案的重要性、時(shí)效性等因素進(jìn)行綜合評(píng)估。3.對(duì)已到保管期限的檔案，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審查，確定是否需要繼續(xù)保存、銷毀或延長(zhǎng)保管期限。（五）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。六、檔案的利用（一）借閱權(quán)限1.公司員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息。2.一般檔案的借閱由部門負(fù)責(zé)人審批，重要檔案的借閱需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外單位人員查閱公司檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由公司檔案室指定專人陪同查閱。（二）借閱期限1.一般檔案的借閱期限不得超過[具體期限]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案原則上不得外借，確因工作需要外借的，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)特別批準(zhǔn)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。（三）查閱要求1.借閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案室。3.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（四）歸還手續(xù)1.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，歸還時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量和完整性。2.檔案室工作人員應(yīng)在《檔案借閱申請(qǐng)表》上注明歸還日期，并檢查檔案是否完好無損。3.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.按照檔案整理的結(jié)果，將檔案目錄信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，更新檔案的保管期限、存放位置等信息。（三）電子檔案管理1.對(duì)具有保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行整理、歸檔和存儲(chǔ)。2.電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)方式，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立電子檔案的檢索和利用機(jī)制，方便員工查詢和使用。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司行政部門定期對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。（二）考