xx公章使用管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公章管理，規(guī)范公章使用流程，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)，適用于公司所有公章的使用管理，包括但不限于行政公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等。（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則：公章使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，未經(jīng)審批不得使用。2.登記備案原則：對(duì)每次公章使用進(jìn)行詳細(xì)登記備案，以備查詢和追溯。3.安全保管原則：指定專人負(fù)責(zé)公章保管，確保公章安全存放，防止丟失、被盜用。4.規(guī)范使用原則：公章使用應(yīng)符合法律法規(guī)、公司章程及公司相關(guān)規(guī)定，確保使用合法、合規(guī)、有效。二、公章的種類及用途（一）行政公章1.用于以公司名義發(fā)布的各類文件、通知、報(bào)告、公函等正式公文。2.用于公司對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等法律文件。3.用于公司員工的各類證明，如工作證明、收入證明、離職證明等。4.用于公司授權(quán)委托他人辦理相關(guān)事務(wù)的授權(quán)委托書。5.其他需要加蓋行政公章的事項(xiàng)。（二）合同專用章專門用于公司對(duì)外簽訂的各類合同、協(xié)議等經(jīng)濟(jì)合同文件，具有與行政公章同等的法律效力。（三）財(cái)務(wù)專用章1.用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算票據(jù)，如支票、匯票、本票等。2.用于公司財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)憑證等財(cái)務(wù)文件的蓋章確認(rèn)。3.其他經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的財(cái)務(wù)相關(guān)事項(xiàng)的蓋章。（四）法定代表人章1.用于公司法定代表人簽署的各類法律文件、合同協(xié)議等，代表公司法定代表人的意志。2.用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算中法定代表人的簽章確認(rèn)。三、公章的保管（一）保管部門及人員1.行政公章、合同專用章由公司行政管理部門指定專人保管。2.財(cái)務(wù)專用章由公司財(cái)務(wù)部門指定專人保管。3.法定代表人章由公司法定代表人或其授權(quán)的專人保管。（二）保管要求1.公章保管人員必須具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守公章使用管理制度。2.公章應(yīng)存放于安全可靠的保險(xiǎn)柜或其他安全設(shè)施內(nèi)，確保公章存放安全。3.公章保管人員不得擅自將公章交予他人保管或使用，如遇特殊情況需要委托他人暫時(shí)保管，必須經(jīng)過公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理交接手續(xù)。4.公章保管人員應(yīng)定期對(duì)公章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)公章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)措施。四、公章的使用流程（一）使用申請(qǐng)1.凡需要使用公章的部門或個(gè)人，應(yīng)填寫《公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明用章事由、用章文件名稱、用章時(shí)間、用章份數(shù)等信息。2.《公章使用申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批流程根據(jù)用章事項(xiàng)的重要程度和性質(zhì)而定，一般事項(xiàng)由部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重要事項(xiàng)由公司總經(jīng)理或董事長審批。（二）審核審批1.公司行政管理部門或其他相關(guān)審核部門收到《公章使用申請(qǐng)表》后，應(yīng)認(rèn)真審核用章事由和相關(guān)文件，確保用章事項(xiàng)合法、合規(guī)、真實(shí)。2.對(duì)于不符合規(guī)定或存在疑問的用章申請(qǐng)，審核部門有權(quán)要求申請(qǐng)部門或個(gè)人補(bǔ)充相關(guān)材料或作出說明，直至審核通過。3.經(jīng)審核通過的《公章使用申請(qǐng)表》，由審核部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，按照審批流程報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）用章登記1.公章保管人員在使用公章前，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)《公章使用申請(qǐng)表》上的審批簽字是否齊全，用章事項(xiàng)是否與申請(qǐng)表一致。2.確認(rèn)無誤后，在《公章使用登記簿》上詳細(xì)登記用章時(shí)間、用章事由、用章文件名稱、用章份數(shù)、申請(qǐng)人、審批人等信息，并由用章人簽字確認(rèn)。3.《公章使用登記簿》應(yīng)妥善保管，以備查閱和追溯。（四）公章使用1.公章保管人員應(yīng)在符合規(guī)定的用章范圍內(nèi)，按照審批后的《公章使用申請(qǐng)表》要求正確使用公章。蓋章時(shí)應(yīng)確保公章清晰、端正，騎年蓋月，不得模糊、遺漏。2.對(duì)于多頁的文件，應(yīng)在每頁上加蓋公章，并確保騎縫章完整、清晰。3.公章使用完畢后，公章保管人員應(yīng)立即將公章放回保險(xiǎn)柜或其他安全存放處。（五）用章監(jiān)督1.在公章使用過程中，公司行政管理部門或其他相關(guān)監(jiān)督部門有權(quán)對(duì)用章情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保用章行為符合規(guī)定。2.如發(fā)現(xiàn)用章過程中存在違規(guī)行為，監(jiān)督部門應(yīng)及時(shí)制止，并要求用章人改正。情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、特殊情況的公章使用處理（一）緊急情況1.遇有緊急情況需要立即使用公章，但無法按照正常審批流程辦理時(shí)，用章部門或個(gè)人應(yīng)電話向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，經(jīng)同意后可先行用章，但事后必須及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.事后補(bǔ)辦的審批手續(xù)應(yīng)包括緊急情況說明、用章記錄、審批簽字等，并按照《公章使用申請(qǐng)表》的格式填寫相關(guān)信息，交公司行政管理部門或其他相關(guān)審核部門備案。（二）異地用章1.因業(yè)務(wù)需要在異地使用公章時(shí)，原則上應(yīng)按照本制度規(guī)定的流程辦理審批手續(xù)。如遇特殊情況無法回公司辦理審批手續(xù)，可通過傳真、電子郵件等方式將《公章使用申請(qǐng)表》及相關(guān)文件發(fā)送至公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或?qū)徍瞬块T進(jìn)行審批。2.經(jīng)審批同意后，用章部門或個(gè)人應(yīng)將審批后的《公章使用申請(qǐng)表》傳真至公章保管人員所在部門，公章保管人員按照傳真件進(jìn)行登記，并根據(jù)用章要求進(jìn)行用章。用章后，公章保管人員應(yīng)及時(shí)將用章情況反饋給審批部門。3.異地用章完畢后，用章部門或個(gè)人應(yīng)將加蓋公章的文件原件或復(fù)印件及時(shí)郵寄回公司行政管理部門或其他相關(guān)審核部門備案。六、公章的停用與銷毀（一）停用1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、名稱變更、印章?lián)p壞等原因，需要停用公章時(shí)，由公司行政管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)公司總經(jīng)理或董事長批準(zhǔn)后，發(fā)布公章停用通知。2.公章停用通知應(yīng)明確公章停用日期、停用原因等信息，并要求各部門及時(shí)收回已領(lǐng)用的公章，交回公司行政管理部門統(tǒng)一保管。（二）銷毀1.對(duì)于停用的公章，由公司行政管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、參與人員等信息。2.銷毀方式可采用粉碎、熔化等方式，確保公章無法恢復(fù)使用。銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。七、違規(guī)責(zé)任（一）對(duì)違規(guī)使用公章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、記過、記大過、降級(jí)、撤職、開除等。（二）因違規(guī)使用公章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，違規(guī)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究其法律責(zé)任。（三）對(duì)于因保管不善導(dǎo)致公章遺失、被盜用等情況，公章保管人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。公司將根據(jù)損失情況和責(zé)任大小，給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰和紀(jì)律處分。八、附則（一）本制度自發(fā)布之日起生效實(shí)施。如有未盡事宜或與國家法律法規(guī)、公司章程等相抵觸的，以國家法律法規(guī)和公司章程為準(zhǔn)。