中介超市檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)中介超市檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中介超市內(nèi)所有與業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的檔案管理，包括但不限于中介機(jī)構(gòu)資質(zhì)文件、業(yè)務(wù)合同、項(xiàng)目資料、客戶信息等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則中介超市檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進(jìn)行集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映中介超市的業(yè)務(wù)活動(dòng)和歷史情況，保證檔案信息的準(zhǔn)確性。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，防止檔案的丟失、損壞和泄露，確保檔案信息的安全。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善中介超市檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.對(duì)檔案的查閱、借閱和利用進(jìn)行審核和登記。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。6.開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識(shí)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成檔案的收集、整理和初步審核，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱和利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.按照檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的安全保管工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)等。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.做好檔案的安全保密工作，防止檔案的丟失、損壞和泄露。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。6.協(xié)助檔案管理部門開(kāi)展檔案鑒定和銷毀工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.中介機(jī)構(gòu)資質(zhì)文件，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、執(zhí)業(yè)許可證等。2.業(yè)務(wù)合同，包括委托代理合同、服務(wù)協(xié)議、招投標(biāo)文件等。3.項(xiàng)目資料，包括項(xiàng)目策劃書(shū)、實(shí)施方案、評(píng)估報(bào)告、驗(yàn)收文件等。4.客戶信息，包括客戶基本資料、業(yè)務(wù)往來(lái)記錄、信用評(píng)價(jià)等。5.內(nèi)部管理文件，包括規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。6.其他與中介超市業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的文件和資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合檔案管理的要求。3.對(duì)收集到的檔案應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)效的文件，確保檔案的質(zhì)量。（三）整理方法1.分類根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為不同的類別，如中介機(jī)構(gòu)管理類、業(yè)務(wù)合同類、項(xiàng)目資料類、客戶信息類、內(nèi)部管理類等。2.編號(hào)為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如按照檔案類別、年度、順序號(hào)等進(jìn)行編制。3.編目對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編目，包括檔案的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，編制檔案目錄。4.裝訂對(duì)紙張較多的檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案的原貌，不得隨意裁剪或損壞檔案內(nèi)容。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)在收到檔案后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，完成檔案的歸檔工作。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，編號(hào)、編目準(zhǔn)確無(wú)誤。2.檔案應(yīng)按照分類順序進(jìn)行歸檔，便于查找和利用。3.對(duì)重要的檔案應(yīng)進(jìn)行備份，確保檔案的安全。（三）保管期限1.中介超市檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案包括中介機(jī)構(gòu)資質(zhì)文件、重要業(yè)務(wù)合同、重大項(xiàng)目資料等。3.長(zhǎng)期保管的檔案包括一般業(yè)務(wù)合同、項(xiàng)目資料、客戶信息等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案包括內(nèi)部管理文件、一般性業(yè)務(wù)資料等，保管期限為[X]年。（四）保管方式1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施。2.檔案應(yīng)分類存放，按照保管期限和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，如光盤、硬盤等。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的管理制度，確保電子檔案的安全和完整。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.中介超市內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)檔案管理部門批準(zhǔn)。2.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信或有效證件，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)中介超市分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，簽署意見(jiàn)。3.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后安排查閱。4.查閱人在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)遵守檔案管理的規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)無(wú)誤后，將檔案歸還庫(kù)房。（三）借閱權(quán)限1.中介超市內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)檔案管理部門批準(zhǔn)。2.外部單位或個(gè)人因工作需要借閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信或有效證件，填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)中介超市分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）借閱程序1.借閱人填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，簽署意見(jiàn)。3.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。4.借閱人憑《檔案借閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門領(lǐng)取檔案，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。5.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。6.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案的保管期限已滿，且已失去保存價(jià)值的。2.檔案內(nèi)容虛假、不完整或已被新的文件替代的。3.檔案因自然災(zāi)害、人為破壞等原因已無(wú)法使用的。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。2.對(duì)擬銷毀的檔案編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息。3.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)中介超市分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）銷毀方式1.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.對(duì)電子檔案應(yīng)采用刪除或格式化等方式進(jìn)行銷毀，并進(jìn)行數(shù)據(jù)覆蓋，確保電子檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)做到內(nèi)容準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整、報(bào)送及時(shí)，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.中介超市因機(jī)構(gòu)調(diào)整、撤銷等原因，需要將檔案移交給其他單位的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)編制《檔案移交清冊(cè)》，注明檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。3.接收單位應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)接收的檔案進(jìn)行妥善保管和利用。八、檔案管理的信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立中介超市檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案的基本信息、內(nèi)容摘要、掃描圖像等。2.檔案查詢功能提供多種查詢方式，如按檔案編號(hào)、名稱、日期、類別等進(jìn)行查詢，方便檔案的查閱和利用。3.檔案借閱管理功能實(shí)現(xiàn)檔案借閱的在線申請(qǐng)、審批、登記和歸還等功能，提高借閱管理的效率和透明度。4.檔案統(tǒng)計(jì)分析功能對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供支持。5.安全保密功能設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。對(duì)系統(tǒng)操作進(jìn)行日志記錄，便于審計(jì)和追蹤。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)1.定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確