企業(yè)員工入檔管理制度一、總則（一）目的為了加強公司員工檔案管理，確保員工檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，為公司人力資源管理提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：公司員工檔案由人力資源部門集中統(tǒng)一管理。2.真實準(zhǔn)確原則：員工檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確、完整，如實反映員工的工作經(jīng)歷、業(yè)績表現(xiàn)等情況。3.保密原則：嚴(yán)格遵守檔案管理的保密規(guī)定，確保員工檔案信息不被泄露。二、員工檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.員工入職時填寫的《員工登記表》，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.身份證、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、專業(yè)技術(shù)資格證書、職業(yè)資格證書等相關(guān)證件的復(fù)印件。（二）工作經(jīng)歷1.以往工作單位的名稱、職位、工作時間、工作職責(zé)及業(yè)績等。2.離職證明或解除勞動關(guān)系證明。（三）勞動合同員工與公司簽訂的勞動合同文本。（四）培訓(xùn)記錄1.參加公司內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的記錄，包括培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)效果評估等。2.培訓(xùn)證書復(fù)印件。（五）績效考核記錄1.月度、季度、年度績效考核結(jié)果及評價意見。2.績效改進(jìn)計劃及完成情況。（六）獎懲記錄1.公司內(nèi)部的獎勵，如優(yōu)秀員工、創(chuàng)新獎、團(tuán)隊協(xié)作獎等的表彰文件及獎勵證書復(fù)印件。2.違紀(jì)違規(guī)行為的處罰決定，包括警告、罰款、降職、辭退等。（七）薪酬福利記錄1.工資調(diào)整記錄、獎金發(fā)放記錄等。2.社保、公積金繳納記錄。（八）職業(yè)發(fā)展記錄1.員工的職業(yè)規(guī)劃、晉升申請及審批記錄。2.崗位調(diào)動記錄。（九）其他重要資料1.員工的述職報告、工作總結(jié)。2.參加公司重要項目的相關(guān)資料。3.員工認(rèn)為有必要歸檔的其他資料。三、員工檔案建立與接收（一）新員工入職檔案建立1.新員工入職時，人力資源部門負(fù)責(zé)發(fā)放《員工登記表》，指導(dǎo)員工如實填寫。2.員工應(yīng)在入職后[X]個工作日內(nèi)，將個人基本信息相關(guān)證件復(fù)印件、學(xué)歷證書、學(xué)位證書等資料提交至人力資源部門。3.人力資源部門對新員工提交的資料進(jìn)行審核，確保資料真實、完整。審核無誤后，為新員工建立個人檔案，并將相關(guān)資料整理歸檔。（二）員工檔案接收1.對于從外部調(diào)入公司的員工，原工作單位應(yīng)將其檔案密封后轉(zhuǎn)至公司人力資源部門。2.人力資源部門收到員工檔案后，應(yīng)認(rèn)真核對檔案內(nèi)容與轉(zhuǎn)遞清單是否一致，檢查檔案是否有破損、涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與原單位溝通解決。3.核對無誤后，將調(diào)入員工的檔案與公司內(nèi)部檔案合并整理，更新員工檔案信息。四、員工檔案保管（一）檔案保管方式1.公司設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案安全存放。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。（二）檔案分類存放1.員工檔案按照部門、崗位、入職時間等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.建立電子檔案目錄，對紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。（三）檔案定期檢查1.人力資源部門定期對員工檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查，重點檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、保密性等情況。2.檢查過程中發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取補救措施，并查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。（四）檔案保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，未經(jīng)授權(quán)不得擅自查閱、借閱、復(fù)印員工檔案。2.查閱檔案必須履行審批手續(xù)，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。查閱檔案時，應(yīng)在指定地點進(jìn)行，不得將檔案帶出公司。3.借閱檔案必須嚴(yán)格限定借閱期限，借閱人應(yīng)按時歸還檔案。如因工作需要延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.嚴(yán)禁在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等，如有特殊情況需要對檔案進(jìn)行處理，應(yīng)報人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并做好記錄。五、員工檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.員工本人有權(quán)查閱自己的檔案，但應(yīng)提前向人力資源部門預(yù)約，經(jīng)同意后在指定時間和地點查閱。2.公司內(nèi)部因工作需要查閱員工檔案的，應(yīng)由查閱人所在部門負(fù)責(zé)人填寫《檔案查閱申請表》，說明查閱原因和查閱內(nèi)容，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位因工作需要查閱員工檔案的，必須持有單位介紹信，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部門安排專人陪同查閱。（二）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部因工作需要借閱員工檔案的，應(yīng)由借閱人所在部門負(fù)責(zé)人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限和歸還時間，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）查閱與借閱記錄1.人力資源部門應(yīng)建立檔案查閱與借閱登記臺賬，詳細(xì)記錄查閱人、借閱人、查閱時間、查閱內(nèi)容、借閱期限、歸還時間等信息。2.查閱與借閱登記臺賬應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、員工檔案信息變更（一）信息變更范圍員工個人基本信息、工作經(jīng)歷、勞動合同、培訓(xùn)記錄、績效考核記錄、獎懲記錄、薪酬福利記錄、職業(yè)發(fā)展記錄等檔案內(nèi)容發(fā)生變更時，應(yīng)及時更新檔案信息。（二）信息變更流程1.員工本人如需變更檔案信息，應(yīng)填寫《員工檔案信息變更申請表》，并提交相關(guān)證明材料。2.所在部門負(fù)責(zé)人對變更申請進(jìn)行審核，簽署意見后報人力資源部門。3.人力資源部門對變更申請及證明材料進(jìn)行審核，審核無誤后對檔案信息進(jìn)行更新，并將變更情況記錄在檔案中。（三）信息變更通知1.人力資源部門應(yīng)及時將員工檔案信息變更情況通知相關(guān)部門，確保各部門掌握員工最新信息。2.對于涉及薪酬福利、績效考核等重要信息變更的，人力資源部門應(yīng)在變更后的[X]個工作日內(nèi)將相關(guān)信息傳達(dá)給財務(wù)部門、績效部門等相關(guān)部門。七、員工檔案轉(zhuǎn)出（一）轉(zhuǎn)出條件1.員工離職、退休、調(diào)出公司等情況時，應(yīng)辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)。2.員工檔案轉(zhuǎn)出前，應(yīng)確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，不存在未處理的問題。（二）轉(zhuǎn)出流程1.員工本人或所在部門向人力資源部門提出檔案轉(zhuǎn)出申請，填寫《員工檔案轉(zhuǎn)出申請表》。2.人力資源部門對檔案轉(zhuǎn)出申請進(jìn)行審核，審核通過后開具《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》。3.檔案管理人員按照《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的要求，將員工檔案密封后通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)接收單位。4.檔案轉(zhuǎn)出后，人力資源部門應(yīng)及時更新員工檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息，并將檔案轉(zhuǎn)出情況記錄在檔案中。（三）轉(zhuǎn)出注意事項1.檔案轉(zhuǎn)出時，應(yīng)確保檔案的完整性和保密性，不得泄露員工檔案信息。2.接收單位應(yīng)在收到檔案后的[X]個工作日內(nèi)將檔案接收情況反饋給公