航空公司辦公室管理制度總則目的本制度旨在規(guī)范航空公司辦公室的各項(xiàng)工作，提高工作效率，確保辦公室工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，為公司的穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)和發(fā)展提供有力支持。適用范圍本制度適用于航空公司辦公室全體工作人員?；驹瓌t1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.高效性原則：優(yōu)化工作流程，提高工作效率，確保各項(xiàng)任務(wù)及時(shí)、準(zhǔn)確完成。3.規(guī)范化原則：明確工作職責(zé)、工作流程和工作標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)工作的規(guī)范化管理。4.服務(wù)性原則：以服務(wù)公司各部門(mén)和員工為宗旨，提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。組織架構(gòu)與職責(zé)辦公室組織架構(gòu)辦公室設(shè)主任一名，副主任若干名，下設(shè)行政、文秘、后勤等崗位。各崗位職責(zé)1.主任職責(zé)全面負(fù)責(zé)辦公室工作，制定辦公室工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。協(xié)調(diào)辦公室與公司其他部門(mén)之間的工作關(guān)系，確保各項(xiàng)工作順利開(kāi)展。審核辦公室重要文件和報(bào)告，對(duì)重大事項(xiàng)進(jìn)行決策和指導(dǎo)。負(fù)責(zé)與外部相關(guān)單位的溝通與協(xié)調(diào)。2.副主任職責(zé)協(xié)助主任開(kāi)展工作，負(fù)責(zé)分管工作的組織和實(shí)施。制定分管工作的具體計(jì)劃和措施，確保工作任務(wù)按時(shí)完成。對(duì)分管工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)意見(jiàn)。協(xié)助主任處理臨時(shí)性、突發(fā)性工作任務(wù)。3.行政崗位職責(zé)負(fù)責(zé)公司行政事務(wù)的管理，包括辦公用品采購(gòu)、固定資產(chǎn)管理、辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生等。辦理公司各類(lèi)證照的申請(qǐng)、變更和年檢等手續(xù)。組織安排公司會(huì)議、活動(dòng)等，負(fù)責(zé)會(huì)議記錄和活動(dòng)策劃。負(fù)責(zé)公司車(chē)輛的調(diào)度、維護(hù)和管理。4.文秘崗位職責(zé)負(fù)責(zé)公司文件的起草、審核、印發(fā)和歸檔工作。處理公司內(nèi)外公文、信件、傳真等，及時(shí)傳達(dá)公司領(lǐng)導(dǎo)指示和相關(guān)信息。收集、整理和分析公司各類(lèi)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好重要接待工作，安排接待事宜并撰寫(xiě)接待報(bào)告。5.后勤崗位職責(zé)負(fù)責(zé)公司食堂、宿舍等后勤保障工作，確保員工的正常生活需求。管理公司水電、空調(diào)等設(shè)施設(shè)備，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保正常運(yùn)行。負(fù)責(zé)公司安全保衛(wèi)工作，制定安全制度和應(yīng)急預(yù)案，組織安全檢查和培訓(xùn)。工作流程與規(guī)范文件管理1.文件起草：各部門(mén)根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)符合公司政策和相關(guān)規(guī)定，語(yǔ)言表達(dá)準(zhǔn)確、清晰。2.文件審核：起草完成的文件由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、可行。審核通過(guò)后提交辦公室文秘崗位。3.文件印發(fā)：文秘崗位對(duì)文件進(jìn)行格式調(diào)整和文字校對(duì)后，報(bào)辦公室主任審批。審批通過(guò)后，按照規(guī)定的印發(fā)范圍和程序進(jìn)行印發(fā)。4.文件歸檔：文件印發(fā)后，文秘崗位負(fù)責(zé)將文件原件及相關(guān)資料整理歸檔，建立電子和紙質(zhì)檔案，便于查詢和管理。會(huì)議管理1.會(huì)議計(jì)劃：辦公室根據(jù)公司工作安排，制定年度會(huì)議計(jì)劃，明確會(huì)議名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程等。2.會(huì)議通知：根據(jù)會(huì)議計(jì)劃，提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，通知內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題、要求等。3.會(huì)議組織：會(huì)議組織人員提前做好會(huì)議場(chǎng)地布置、設(shè)備調(diào)試等準(zhǔn)備工作。會(huì)議過(guò)程中，做好會(huì)議記錄，確保會(huì)議內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。4.會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)辦公室主任審核后，發(fā)送給參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)明確會(huì)議決議和工作安排，跟蹤落實(shí)情況。辦公用品管理1.需求申購(gòu)：各部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)辦公用品申購(gòu)單，注明申購(gòu)物品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等，提交給行政崗位。2.采購(gòu)審批：行政崗位對(duì)申購(gòu)單進(jìn)行審核，匯總后報(bào)辦公室主任審批。審批通過(guò)后，按照公司采購(gòu)流程進(jìn)行采購(gòu)。3.物品發(fā)放：辦公用品采購(gòu)入庫(kù)后，行政崗位根據(jù)申購(gòu)單進(jìn)行發(fā)放登記，確保物品發(fā)放到需求部門(mén)和個(gè)人。4.庫(kù)存管理：定期對(duì)辦公用品庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。根據(jù)庫(kù)存情況，及時(shí)調(diào)整申購(gòu)計(jì)劃，避免積壓和浪費(fèi)。車(chē)輛管理1.車(chē)輛調(diào)度：行政崗位根據(jù)公司工作需要，合理調(diào)度車(chē)輛，確保車(chē)輛使用的及時(shí)性和合理性。2.車(chē)輛使用登記：車(chē)輛使用部門(mén)和人員填寫(xiě)車(chē)輛使用登記表，注明使用時(shí)間、事由、目的地等信息。3.車(chē)輛維護(hù)：定期對(duì)車(chē)輛進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保車(chē)輛性能良好。車(chē)輛發(fā)生故障時(shí)，及時(shí)安排維修，并做好維修記錄。4.車(chē)輛安全管理：加強(qiáng)車(chē)輛安全檢查，確保駕駛員遵守交通規(guī)則，安全駕駛。定期組織駕駛員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)。接待管理1.接待申請(qǐng)：需要接待的部門(mén)提前填寫(xiě)接待申請(qǐng)表，注明接待對(duì)象、人數(shù)、時(shí)間、事由等信息，提交給辦公室。2.接待安排：辦公室根據(jù)接待申請(qǐng)表，制定接待方案，明確接待規(guī)格、接待流程、費(fèi)用預(yù)算等。接待方案經(jīng)辦公室主任審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.接待實(shí)施：按照審批后的接待方案，安排接待人員、車(chē)輛、餐飲、住宿等事宜。接待過(guò)程中，注重禮儀規(guī)范，展示公司良好形象。4.接待總結(jié)：接待工作結(jié)束后，及時(shí)撰寫(xiě)接待總結(jié)報(bào)告，對(duì)接待工作進(jìn)行評(píng)估和分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷提高接待水平。考勤與休假考勤制度1.公司實(shí)行正常工作日制度，員工應(yīng)按時(shí)上下班，不得遲到、早退。2.員工考勤由各部門(mén)負(fù)責(zé)記錄，每月末將考勤情況報(bào)辦公室匯總。3.遲到或早退15分鐘以內(nèi)的，每次扣除當(dāng)月績(jī)效獎(jiǎng)金[X]元；遲到或早退超過(guò)15分鐘的，按曠工半天處理。4.曠工半天的，扣除當(dāng)月績(jī)效獎(jiǎng)金[X]元及當(dāng)天工資的2倍；曠工一天的，扣除當(dāng)月績(jī)效獎(jiǎng)金[X]元及當(dāng)天工資的3倍；連續(xù)曠工超過(guò)三天或一年內(nèi)累計(jì)曠工超過(guò)十天的，公司予以辭退。休假制度1.法定節(jié)假日：按照國(guó)家規(guī)定執(zhí)行。2.年假：?jiǎn)T工連續(xù)工作滿一年以上的，享受帶薪年假。年假天數(shù)根據(jù)員工累計(jì)工作年限確定，具體標(biāo)準(zhǔn)如下：累計(jì)工作已滿1年不滿10年的，年休假5天；已滿10年不滿20年的，年休假10天；已滿20年的，年休假15天。3.病假：?jiǎn)T工因病需要請(qǐng)假的，應(yīng)提供醫(yī)院診斷證明等相關(guān)材料。病假期間，工資按照國(guó)家和公司相關(guān)規(guī)定發(fā)放。4.事假：?jiǎn)T工因個(gè)人事務(wù)需要請(qǐng)假的，應(yīng)提前向部門(mén)負(fù)責(zé)人申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可休假。事假期間，無(wú)工資發(fā)放。5.婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假等：按照國(guó)家和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。辦公用品與設(shè)備管理辦公用品管理1.辦公用品的范圍：包括辦公桌椅、文件柜、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、電話機(jī)、紙張、筆、文件夾等。2.申購(gòu)程序：各部門(mén)根據(jù)實(shí)際需求填寫(xiě)辦公用品申購(gòu)單，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后交行政部門(mén)匯總，報(bào)辦公室主任審批。3.采購(gòu)原則：優(yōu)先選擇性價(jià)比高、質(zhì)量可靠的辦公用品，遵循集中采購(gòu)、批量采購(gòu)的原則，降低采購(gòu)成本。4.入庫(kù)管理：行政部門(mén)負(fù)責(zé)辦公用品的驗(yàn)收和入庫(kù)工作，核對(duì)物品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等，確保與申購(gòu)單一致。5.發(fā)放與領(lǐng)用：行政部門(mén)根據(jù)各部門(mén)的實(shí)際需求，定期發(fā)放辦公用品。各部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)領(lǐng)用，并在領(lǐng)用登記表上簽字確認(rèn)。6.盤(pán)點(diǎn)與清查：定期對(duì)辦公用品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。對(duì)于盤(pán)盈、盤(pán)虧情況要查明原因，及時(shí)處理。辦公設(shè)備管理1.辦公設(shè)備的配置標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)不同崗位和工作需要，合理配置辦公設(shè)備，確保滿足工作要求。2.設(shè)備采購(gòu)：由使用部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)辦公室審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，按照公司采購(gòu)流程進(jìn)行采購(gòu)。3.設(shè)備安裝與調(diào)試：采購(gòu)的辦公設(shè)備到貨后，由供應(yīng)商或?qū)I(yè)技術(shù)人員進(jìn)行安裝和調(diào)試，確保設(shè)備正常運(yùn)行。4.使用與維護(hù)：?jiǎn)T工應(yīng)正確使用辦公設(shè)備，定期進(jìn)行清潔和保養(yǎng)。設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，及時(shí)通知行政部門(mén)安排維修。5.設(shè)備報(bào)廢：辦公設(shè)備達(dá)到使用年限或因損壞無(wú)法修復(fù)的，由使用部門(mén)提出報(bào)廢申請(qǐng)，經(jīng)辦公室審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行報(bào)廢處理。安全與保密管理安全管理1.安全制度：建立健全安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強(qiáng)安全教育，提高員工安全意識(shí)。2.辦公區(qū)域安全：加強(qiáng)辦公區(qū)域的安全防范措施，配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保辦公區(qū)域的人員和財(cái)產(chǎn)安全。3.信息安全：采取有效措施保障公司信息系統(tǒng)的安全，防止信息泄露、丟失和被篡改。對(duì)重要信息進(jìn)行備份，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)安全檢查。4.車(chē)輛安全：加強(qiáng)車(chē)輛安全管理，定期對(duì)車(chē)輛進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保車(chē)輛性能良好。駕駛員應(yīng)遵守交通規(guī)則，安全駕駛。5.安全檢查與隱患排查：定期組織安全檢查和隱患排查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的安全隱患及時(shí)進(jìn)行整改，確保公司安全運(yùn)營(yíng)。保密管理1.保密制度：制定保密制度，明確保密范圍、保密措施和保密責(zé)任，確保公司機(jī)密信息的安全。2.保密教育：定期對(duì)員工進(jìn)行保密教育，提高員工的保密意識(shí)，防止泄密事件的發(fā)生。3.文件保密：嚴(yán)格控制文件的傳閱范圍，對(duì)涉及公司機(jī)密的文件要妥善保管，不得隨意丟棄或外傳。4.會(huì)議保密：涉及公司機(jī)密的會(huì)議，要采取相應(yīng)的保密措施，如限制參會(huì)人員、進(jìn)行會(huì)議記錄保密等。5.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)保密：加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全管理，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，對(duì)重要數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，防止信息在網(wǎng)絡(luò)傳輸過(guò)程中被竊取。6.保密監(jiān)督與檢查：定期對(duì)保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)違反保密制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。溝通與協(xié)調(diào)內(nèi)部溝通1.溝通渠道：建立多元化的內(nèi)部溝通渠道，包括會(huì)議、文件、電子郵件、即時(shí)通訊工具等，確保信息及時(shí)、準(zhǔn)確傳達(dá)。2.溝通機(jī)制：定期召開(kāi)工作協(xié)調(diào)會(huì)，加強(qiáng)部門(mén)之間的溝通與協(xié)調(diào)。各部門(mén)應(yīng)及時(shí)反饋工作進(jìn)展情況和存在的問(wèn)題，共同商討解決方案。3.信息共享：建立內(nèi)部信息共享平臺(tái)，各部門(mén)可根據(jù)工作需要在平臺(tái)上發(fā)布和共享相關(guān)信息，提高工作效率。外部溝通1.與上級(jí)主管部門(mén)溝通：及時(shí)了解上級(jí)主管部門(mén)的政策法規(guī)和工作要求，按照要求做好相關(guān)工作，并定期匯報(bào)公司工作進(jìn)展情