企業(yè)收文發(fā)文管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司收文發(fā)文管理，確保文件傳遞及時、準(zhǔn)確、安全，提高公司工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部單位之間的文件收文、發(fā)文管理。3.基本原則（1）嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。（2）確保文件處理的準(zhǔn)確性、及時性和保密性。（3）簡化流程，提高工作效率。二、收文管理1.收文渠道（1）公司設(shè)立專門的文件收發(fā)郵箱，用于接收外部來文。各部門指定專人負(fù)責(zé)查看郵箱，及時下載文件。（2）公司前臺負(fù)責(zé)接收紙質(zhì)文件，并做好登記。（3）對于通過傳真、快遞等方式送達(dá)的文件，由相關(guān)接收人員負(fù)責(zé)接收，并及時通知文件收發(fā)人員。2.收文登記（1）文件收發(fā)人員收到文件后，應(yīng)立即進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括文件名稱、來文單位、文號、日期、密級、份數(shù)等。（2）對于紙質(zhì)文件，應(yīng)在文件首頁右上角加蓋“收文章”，并注明收文日期。3.文件分類（1）根據(jù)文件的性質(zhì)和內(nèi)容，將收文分為上級文件、平級文件、下級文件、內(nèi)部文件、外來函件等類別。（2）對于重要文件，應(yīng)單獨(dú)標(biāo)注并重點(diǎn)關(guān)注。4.文件傳閱（1）文件收發(fā)人員根據(jù)文件內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)批示，確定傳閱范圍。（2）將文件按照傳閱順序傳遞給相關(guān)人員，并做好傳閱記錄。傳閱記錄應(yīng)包括傳閱時間、傳閱人、批示意見等。（3）傳閱人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)閱讀文件，并簽署傳閱意見。如有批示意見，應(yīng)及時反饋給文件收發(fā)人員。5.文件辦理（1）承辦部門收到傳閱文件后，應(yīng)按照文件要求及時辦理。辦理結(jié)果應(yīng)及時反饋給文件收發(fā)人員。（2）對于需要回復(fù)的文件，承辦部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)起草回復(fù)文件，并按照發(fā)文流程進(jìn)行審批和發(fā)送。6.文件歸檔（1）文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)將文件原件及相關(guān)資料整理歸檔。（2）文件收發(fā)人員定期對歸檔文件進(jìn)行整理和核對，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。三、發(fā)文管理1.發(fā)文流程（1）擬稿：各部門根據(jù)工作需要起草文件初稿。擬稿人應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范、清晰。（2）審核：擬稿部門負(fù)責(zé)人對文件初稿進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容、格式、邏輯等方面。（3）會簽：涉及多個部門的文件，需進(jìn)行會簽。會簽部門應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，并簽署意見。（4）核稿：公司辦公室對文件進(jìn)行核稿，主要審核文件格式、文字表述、政策法規(guī)依據(jù)等方面。（5）簽發(fā)：根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，由公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)。重要文件需經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)。（6）編號：文件簽發(fā)后，由公司辦公室進(jìn)行編號。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，確保文件的唯一性。（7）排版：公司辦公室對文件進(jìn)行排版，確保文件格式規(guī)范、美觀。（8）校對：排版后的文件應(yīng)進(jìn)行校對，確保文字準(zhǔn)確無誤。（9）印制：校對無誤后，由公司辦公室安排印制。印制數(shù)量應(yīng)根據(jù)文件需求確定。（10）蓋章：文件印制完成后，加蓋公司公章或相關(guān)部門印章。（11）分發(fā)：文件蓋章后，由公司辦公室按照發(fā)文范圍進(jìn)行分發(fā)。分發(fā)方式可采用紙質(zhì)文件送達(dá)、電子郵件發(fā)送等。2.發(fā)文格式（1）文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括文件主要內(nèi)容，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種組成。（2）文件編號應(yīng)標(biāo)注在文件首頁右上角，格式為“[公司簡稱]+年份+序號”。（3）文件主送、抄送單位應(yīng)準(zhǔn)確填寫，主送單位為文件的主要接收對象，抄送單位為需要了解文件內(nèi)容的相關(guān)單位。（4）文件正文應(yīng)層次分明、邏輯清晰，使用規(guī)范的字體和字號。（5）文件落款應(yīng)注明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和發(fā)文日期。3.發(fā)文審批（1）一般性文件由部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（2）重要文件、涉及公司重大決策的文件需經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)。（3）發(fā)文審批應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定流程進(jìn)行，確保文件質(zhì)量。4.發(fā)文保密（1）對于涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。（2）文件印制過程中，應(yīng)采取保密措施，防止文件內(nèi)容泄露。（3）文件分發(fā)時，應(yīng)確保接收人員具備相應(yīng)的保密意識和條件。四、文件管理職責(zé)1.公司辦公室（1）負(fù)責(zé)公司收文發(fā)文的歸口管理工作。（2）制定和完善公司收文發(fā)文管理制度。（3）負(fù)責(zé)文件的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔等工作。（4）對文件的格式、內(nèi)容進(jìn)行審核。（5）協(xié)調(diào)各部門之間的文件處理工作。2.各部門（1）負(fù)責(zé)本部門文件的起草、審核、會簽等工作。（2）按照公司收文發(fā)文管理制度的要求，及時處理本部門收到的文件。（3）配合公司辦公室做好文件的歸檔工作。五、文件保管與查閱1.文件保管（1）公司設(shè)立專門的文件檔案室，用于存放各類文件。（2）文件檔案室應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲等設(shè)施，確保文件安全。（3）文件應(yīng)按照類別、年份等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.文件查閱（1）公司內(nèi)部人員因工作需要查閱文件，應(yīng)填寫《文件查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到文件檔案室查閱。（2）查閱文件時，應(yīng)在文件檔案室工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自復(fù)印、拍照、涂改文件內(nèi)容。（3）涉及公司機(jī)密的文件，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露文件內(nèi)容。（4）外部單位因工作需要查閱公司文件，應(yīng)提前與公司辦公室聯(lián)系，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行查閱。六、文件銷毀1.銷毀范圍（1）已過保存期限且無留存價(jià)值的文件。（2）經(jīng)鑒定確認(rèn)不需要繼續(xù)保存的文件。2.銷毀程序（1）由文件檔案室定期對需要銷毀的文件進(jìn)行清理和造冊。（2）填寫《文件銷毀申請表》，經(jīng)公司辦公室負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（3）文件銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保文件內(nèi)容無法恢復(fù)。