一中辦公用房管理制度總則目的為加強(qiáng)公司辦公用房的規(guī)范化管理，合理配置辦公資源，提高辦公用房使用效率，降低行政成本，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。基本原則辦公用房管理遵循統(tǒng)一規(guī)劃、合理配置、規(guī)范使用、嚴(yán)格管理的原則，確保辦公用房資源的高效利用與公平分配。辦公用房規(guī)劃與配置規(guī)劃依據(jù)公司根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需求、人員編制以及未來戰(zhàn)略規(guī)劃，對辦公用房進(jìn)行整體規(guī)劃。規(guī)劃過程中充分考慮各部門工作職能、業(yè)務(wù)流程以及協(xié)作需求，確保辦公區(qū)域布局合理、功能完善。配置標(biāo)準(zhǔn)1.管理人員：根據(jù)職位級別設(shè)定辦公用房面積標(biāo)準(zhǔn)，如部門負(fù)責(zé)人[X]平方米，副總經(jīng)理級[X]平方米等。辦公用房應(yīng)配備必要的辦公桌椅、文件柜、電腦、打印機(jī)等基本辦公設(shè)備。2.普通員工：按照辦公區(qū)域的實際情況和工作需求，合理安排工位。原則上每位員工的辦公面積不低于[X]平方米。公共辦公區(qū)域應(yīng)配備共享的辦公設(shè)備，如復(fù)印機(jī)、飲水機(jī)等。調(diào)整機(jī)制隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展、人員變動以及組織架構(gòu)調(diào)整，適時對辦公用房進(jìn)行動態(tài)調(diào)整。各部門因業(yè)務(wù)拓展等原因需要增加辦公用房時，應(yīng)提前向行政部門提交申請，說明需求理由、預(yù)計使用時間等，行政部門根據(jù)實際情況進(jìn)行統(tǒng)籌安排。對于因人員減少或業(yè)務(wù)收縮導(dǎo)致辦公用房閑置的部門，行政部門有權(quán)進(jìn)行合理調(diào)配。辦公用房使用規(guī)范辦公區(qū)域劃分1.部門辦公區(qū)：各部門應(yīng)在劃定的區(qū)域內(nèi)開展辦公活動，保持辦公區(qū)域的整潔、有序。未經(jīng)行政部門批準(zhǔn)，不得擅自更改部門辦公區(qū)域的劃分。2.公共辦公區(qū)：公共辦公區(qū)域包括會議室、洽談室、茶水間、打印復(fù)印區(qū)等，供全體員工共同使用。使用公共辦公區(qū)域時應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定，愛護(hù)公共設(shè)施，保持環(huán)境整潔。用房使用要求1.保持整潔衛(wèi)生：各部門及員工應(yīng)每日對辦公區(qū)域進(jìn)行清潔，定期清理文件、雜物，保持桌面、地面、門窗等干凈整潔。2.合理安排布局：辦公家具、設(shè)備應(yīng)按照合理的布局?jǐn)[放，確保通道暢通，便于人員通行和工作開展。電腦、打印機(jī)等設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，保持正常運(yùn)行。3.安全使用設(shè)備：嚴(yán)格遵守辦公設(shè)備的操作規(guī)程，正確使用電器設(shè)備，不得私拉亂接電線，不得違規(guī)使用大功率電器。下班時應(yīng)關(guān)閉辦公區(qū)域內(nèi)的電器設(shè)備電源，消除安全隱患。禁止行為1.私自占用：嚴(yán)禁任何部門或個人未經(jīng)批準(zhǔn)私自占用辦公用房或改變其用途。2.違規(guī)轉(zhuǎn)租：不得將辦公用房私自轉(zhuǎn)租給其他單位或個人。3.破壞設(shè)施：禁止故意損壞辦公用房內(nèi)的各類設(shè)施設(shè)備，如門窗、墻面、水電線路等。如有損壞，應(yīng)照價賠償并及時修復(fù)。辦公用房的分配與調(diào)整分配流程1.需求申請：新成立的部門或因業(yè)務(wù)發(fā)展需要增加辦公用房的部門，應(yīng)提前[X]個工作日向行政部門提交《辦公用房需求申請表》，詳細(xì)說明部門名稱、現(xiàn)有人員數(shù)量、預(yù)計增加人員數(shù)量、所需辦公用房面積及功能需求等信息。2.審核評估：行政部門收到申請后，會同相關(guān)部門對申請內(nèi)容進(jìn)行審核評估。根據(jù)公司辦公用房整體規(guī)劃和實際情況，評估申請的合理性與必要性。3.審批決策：經(jīng)審核評估通過的申請，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司戰(zhàn)略發(fā)展、資源狀況等因素進(jìn)行綜合決策，確定辦公用房的分配方案。4.分配通知：行政部門根據(jù)審批通過的分配方案，向相關(guān)部門發(fā)出《辦公用房分配通知》，明確辦公用房的具體位置、面積、啟用時間等信息。調(diào)整流程1.調(diào)整申請：因公司組織架構(gòu)調(diào)整、人員變動等原因需要調(diào)整辦公用房的部門，應(yīng)填寫《辦公用房調(diào)整申請表》，說明調(diào)整原因、擬調(diào)整的辦公用房位置及面積等情況，并附上相關(guān)證明材料。2.溝通協(xié)調(diào)：行政部門收到調(diào)整申請后，與涉及調(diào)整的部門及相關(guān)部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，了解各方需求和意見，確保調(diào)整方案合理可行。3.方案制定：根據(jù)溝通協(xié)調(diào)情況，行政部門制定辦公用房調(diào)整方案，明確調(diào)整的具體內(nèi)容、時間安排以及相關(guān)注意事項等。調(diào)整方案經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。4.調(diào)整實施：各部門按照調(diào)整方案的要求，在規(guī)定時間內(nèi)完成辦公用房的調(diào)整工作。行政部門負(fù)責(zé)監(jiān)督調(diào)整工作的執(zhí)行情況，確保調(diào)整工作順利進(jìn)行。辦公用房的租賃與購置租賃管理1.租賃決策：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求和辦公用房規(guī)劃，如需租賃辦公用房，由行政部門負(fù)責(zé)進(jìn)行市場調(diào)研，選擇合適的租賃房源。租賃房源應(yīng)符合公司辦公要求，具備良好的交通、配套設(shè)施等條件。2.租賃合同簽訂：行政部門在選定租賃房源后，與出租方進(jìn)行租賃合同談判，明確租賃期限、租金標(biāo)準(zhǔn)、租金支付方式、房屋用途、維修責(zé)任、違約責(zé)任等條款。租賃合同經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與出租方簽訂。3.租賃費(fèi)用管理：行政部門負(fù)責(zé)租賃費(fèi)用的核算與支付工作。按照租賃合同約定的支付方式和時間，及時準(zhǔn)確地支付租金及相關(guān)費(fèi)用。定期對租賃費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計分析，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。4.續(xù)租與退租：在租賃合同到期前，行政部門應(yīng)提前[X]個月評估續(xù)租的必要性和可行性。如需續(xù)租，應(yīng)及時與出租方協(xié)商續(xù)租事宜，并簽訂續(xù)租合同。如不再續(xù)租，應(yīng)提前按照合同約定通知出租方，并辦理退租手續(xù)，確保公司權(quán)益不受損失。購置管理1.購置決策：根據(jù)公司長期發(fā)展戰(zhàn)略和辦公用房需求，確需購置辦公用房時，由行政部門會同財務(wù)部門、法務(wù)部門等進(jìn)行可行性研究分析，包括房產(chǎn)市場狀況、價格走勢、投資回報率等因素?？尚行匝芯繄蟾娼?jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，方可進(jìn)行購置決策。2.購房流程：成立專門的購房工作小組，負(fù)責(zé)辦理購房相關(guān)事宜。工作小組按照公司確定的購房標(biāo)準(zhǔn)和預(yù)算，尋找合適的房源，并進(jìn)行房產(chǎn)考察、談判簽約等工作。購房過程中涉及的各項手續(xù)，如產(chǎn)權(quán)登記、稅費(fèi)繳納等，由工作小組負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)辦理，確保購房交易合法合規(guī)、順利完成。3.房產(chǎn)管理：購置辦公用房后，行政部門負(fù)責(zé)房產(chǎn)的日常管理工作，包括房屋維護(hù)、安全保衛(wèi)、設(shè)施設(shè)備管理等。建立健全房產(chǎn)檔案，記錄房產(chǎn)的購置情況、產(chǎn)權(quán)信息、使用狀況等內(nèi)容，以便于查詢和管理。辦公用房的維修與保養(yǎng)維修保養(yǎng)責(zé)任劃分1.日常維修：辦公用房內(nèi)的門窗、水電設(shè)施、辦公家具等一般性損壞，由使用部門負(fù)責(zé)及時報修，并配合行政部門安排的維修人員進(jìn)行維修。維修費(fèi)用在[X]元以內(nèi)的，由使用部門承擔(dān)；超過[X]元的，經(jīng)行政部門審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批決定分擔(dān)方式。2.定期保養(yǎng)：行政部門負(fù)責(zé)制定辦公用房及設(shè)施設(shè)備的定期保養(yǎng)計劃，如每年對房屋進(jìn)行一次全面檢查、對空調(diào)系統(tǒng)進(jìn)行清洗維護(hù)等。定期保養(yǎng)工作由行政部門組織實施，或委托專業(yè)的維修保養(yǎng)機(jī)構(gòu)進(jìn)行，所需費(fèi)用由公司統(tǒng)一承擔(dān)。3.重大維修：對于辦公用房出現(xiàn)的結(jié)構(gòu)性損壞、嚴(yán)重的水電故障等重大問題，由行政部門提出維修方案，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后組織實施。重大維修費(fèi)用較大的，應(yīng)按照公司財務(wù)管理制度進(jìn)行專項列支和核算。維修申報流程1.使用部門申報：使用部門發(fā)現(xiàn)辦公用房存在需要維修的問題時，填寫《辦公用房維修申請表》，詳細(xì)說明維修內(nèi)容、維修地點、預(yù)計維修費(fèi)用等情況，并附上相關(guān)照片或說明材料。2.行政部門審核：行政部門收到維修申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核。根據(jù)維修的緊急程度、必要性以及費(fèi)用預(yù)算等因素，確定是否批準(zhǔn)維修申請。對于緊急維修項目，應(yīng)優(yōu)先安排維修人員進(jìn)行處理。3.維修實施：行政部門根據(jù)審核通過的維修申請，安排維修人員進(jìn)行維修工作。維修人員應(yīng)按照維修標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行操作，確保維修質(zhì)量。維修過程中如發(fā)現(xiàn)新的問題或需要增加維修項目，應(yīng)及時與行政部門溝通，經(jīng)同意后方可進(jìn)行調(diào)整。4.維修驗收：維修工作完成后，由使用部門對維修質(zhì)量進(jìn)行驗收。驗收合格后，在《辦公用房維修申請表》上簽字確認(rèn)。如驗收不合格，行政部門應(yīng)督促維修人員進(jìn)行返工，直至達(dá)到驗收標(biāo)準(zhǔn)。辦公用房的安全與保衛(wèi)安全管理制度1.安全責(zé)任落實：公司建立健全辦公用房安全責(zé)任制，明確各級人員的安全職責(zé)。行政部門負(fù)責(zé)辦公用房安全管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，各部門負(fù)責(zé)人為本部門辦公區(qū)域的安全第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織落實本部門的安全防范措施。2.安全教育培訓(xùn)：定期組織全體員工進(jìn)行辦公用房安全知識培訓(xùn)，提高員工的安全意識和自我防范能力。培訓(xùn)內(nèi)容包括消防安全、用電安全、防盜安全等方面的知識和技能。新員工入職時，應(yīng)進(jìn)行專門的安全培訓(xùn)，使其熟悉辦公用房的安全規(guī)定和應(yīng)急處置流程。3.安全檢查與隱患排查：行政部門會同相關(guān)部門定期對辦公用房進(jìn)行安全檢查，重點檢查消防設(shè)施、水電設(shè)備、門窗鎖具等是否完好有效，疏散通道、安全出口是否暢通無阻等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應(yīng)及時下達(dá)整改通知，明確整改責(zé)任人和整改期限，督促相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改，確保辦公用房安全無事故。保衛(wèi)措施1.人員出入管理：公司辦公區(qū)域?qū)嵭虚T禁管理制度，設(shè)立門禁系統(tǒng)和保安崗位。員工憑有效證件進(jìn)出辦公區(qū)域，外來人員進(jìn)入需經(jīng)被訪部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并登記相關(guān)信息后方可進(jìn)入。保安人員應(yīng)嚴(yán)格履行職責(zé)，加強(qiáng)對人員出入情況的檢查和登記，防止無關(guān)人員進(jìn)入辦公區(qū)域。2.物品出入管理：員工攜帶貴重物品、大宗物品離開辦公區(qū)域時，應(yīng)填寫《物品出門申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，到行政部門辦理出門手續(xù)。保安人員對出門物品進(jìn)行檢查核實，無誤后方可放行。嚴(yán)禁將公司機(jī)密文件、重要資料等私自帶出辦公區(qū)域。3.安全監(jiān)控系統(tǒng)：在辦公用房內(nèi)安裝安全監(jiān)控系統(tǒng)，覆蓋主要通道、出入口、重要辦公區(qū)域等。監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)保持24小時正常運(yùn)行，保存監(jiān)控記錄不少于[X]天。行政部門負(fù)責(zé)監(jiān)控系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，定期查看監(jiān)控視頻，發(fā)現(xiàn)異常情況及時報告并處理。辦公用房的資產(chǎn)管理資產(chǎn)登記1.辦公用房產(chǎn)權(quán)登記：對于購置的辦公用房，行政部門應(yīng)及時辦理產(chǎn)權(quán)登記手續(xù)，確保公司擁有房屋產(chǎn)權(quán)。產(chǎn)權(quán)登記信息應(yīng)詳細(xì)記錄房屋的地址、面積、用途、產(chǎn)權(quán)人等內(nèi)容，并建立產(chǎn)權(quán)檔案。2.辦公設(shè)備資產(chǎn)登記：對辦公用房內(nèi)配備的各類辦公設(shè)備，如辦公桌椅、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，行政部門應(yīng)建立資產(chǎn)臺賬，詳細(xì)記錄設(shè)備的名稱、型號、購置時間、使用部門、資產(chǎn)編號等信息。資產(chǎn)臺賬應(yīng)定期更新，確保資產(chǎn)信息的準(zhǔn)確性和完整性。資產(chǎn)清查1.定期清查：行政部門會同財務(wù)部門定期對辦公用房及相關(guān)資產(chǎn)進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。清查內(nèi)容包括資產(chǎn)的數(shù)量、質(zhì)量、使用狀況、存放地點等，確保賬實相符。2.清查報告：資產(chǎn)清查結(jié)束后，行政部門應(yīng)編制資產(chǎn)清查報告，如實反映資產(chǎn)清查情況。對于清查中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧、毀損等問題，應(yīng)查明原因，提出處理意見，按照公司財務(wù)管理制度進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。3.資產(chǎn)處置：對于閑置、報廢的辦公用房及資產(chǎn)，行政部門應(yīng)按照公司資產(chǎn)處置相關(guān)規(guī)定進(jìn)行評估、審批和處置。處置方式包括轉(zhuǎn)讓、拍賣、報廢等，確保資產(chǎn)處置過程公開、公正、透明，資產(chǎn)處置收入及時足額上繳公司財務(wù)。監(jiān)督與考核監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：行政部門負(fù)責(zé)對辦公用房使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期對各部門辦公用房的使用規(guī)范、環(huán)境衛(wèi)生、安全管理等方面進(jìn)行檢查評估，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.員工監(jiān)督：鼓勵全體員工對辦公用房管理中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督舉報。對于員工舉報的問題，行政部門應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查核實，并將處理結(jié)果反饋給舉報人。對經(jīng)查實的違規(guī)行為，按照本制度的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。考核辦法1.考核指標(biāo)：將辦公用房管理納入部門績效考核體系，考核指標(biāo)包括辦公用房使用效率、環(huán)境衛(wèi)生狀況、安全管理情況、資產(chǎn)維護(hù)情況等方面。具體考核指標(biāo)和評分標(biāo)準(zhǔn)由行政部門制定并報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施。2.考核周期：績效考核周期為每季度一次，行政部門負(fù)責(zé)收集、整理各部門辦公用房管理相關(guān)數(shù)據(jù)和資料，按照考核指標(biāo)和評分標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考核評分?？己私Y(jié)果在公司內(nèi)部進(jìn)行通報，并與部門績效獎金掛鉤。3.獎懲措施