企業(yè)qq成員管理制度一、總則（一）目的為加強企業(yè)QQ的有效使用與管理，規(guī)范成員在企業(yè)QQ上的行為，充分發(fā)揮企業(yè)QQ在公司內(nèi)部溝通、協(xié)作、業(yè)務(wù)開展及客戶服務(wù)等方面的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體通過企業(yè)QQ開展工作的員工，包括但不限于各部門員工、管理人員、業(yè)務(wù)代表等。（三）原則1.合規(guī)性原則：成員使用企業(yè)QQ應(yīng)遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)互聯(lián)網(wǎng)管理規(guī)定。2.工作性原則：企業(yè)QQ的使用以滿足公司工作需要為核心，確保業(yè)務(wù)溝通順暢、高效。3.保密性原則：嚴格保守公司機密信息，防止信息泄露給公司造成損失。4.文明使用原則：成員應(yīng)文明交流，不得在企業(yè)QQ上發(fā)布不良、違法、違規(guī)及損害公司形象的信息。二、賬號管理（一）申請與開通1.員工因工作需要使用企業(yè)QQ的，應(yīng)由所在部門負責(zé)人向公司人事部門提交《企業(yè)QQ賬號申請表》，申請表應(yīng)注明申請人姓名、部門、申請原因及預(yù)計使用頻次等信息。2.人事部門審核申請信息，對于符合使用條件的申請，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由人事部門統(tǒng)一向企業(yè)QQ服務(wù)提供商申請開通賬號，并將賬號及初始密碼告知申請人。3.申請人應(yīng)在收到賬號及密碼后及時登錄企業(yè)QQ，按照系統(tǒng)提示修改初始密碼，確保賬號安全。（二）使用權(quán)限1.根據(jù)員工崗位和工作職責(zé)，設(shè)置不同的企業(yè)QQ使用權(quán)限。一般員工可進行內(nèi)部溝通、客戶咨詢解答等基礎(chǔ)操作；部門負責(zé)人及以上管理人員除具備一般使用權(quán)限外，還擁有群組管理、重要信息發(fā)布等權(quán)限；涉及公司核心業(yè)務(wù)或機密信息的崗位，其使用權(quán)限將受到更為嚴格的管控，僅允許訪問和操作與其工作直接相關(guān)的信息及功能。2.當(dāng)員工崗位發(fā)生變動，涉及工作內(nèi)容調(diào)整導(dǎo)致企業(yè)QQ使用權(quán)限需要變更時，所在部門應(yīng)及時填寫《企業(yè)QQ權(quán)限變更申請表》，提交人事部門審核，審核通過后進行權(quán)限調(diào)整。（三）停用與注銷1.員工離職、調(diào)崗不再需要使用企業(yè)QQ的，所在部門應(yīng)在員工離職手續(xù)或崗位調(diào)動手續(xù)辦理完畢后的[X]個工作日內(nèi)，填寫《企業(yè)QQ賬號停用申請表》，提交人事部門。2.人事部門核實情況后，及時通知企業(yè)QQ管理員停用賬號。賬號停用后，員工將無法登錄企業(yè)QQ，相關(guān)聊天記錄、文件等數(shù)據(jù)將按照公司數(shù)據(jù)存儲與管理規(guī)定進行妥善處理。3.對于長期不使用（連續(xù)超過[X]個月）且無正當(dāng)理由的企業(yè)QQ賬號，由企業(yè)QQ管理員定期清理并提交人事部門備案。若之后該員工有重新使用需求，應(yīng)按照新賬號申請流程重新申請開通。（四）賬號安全1.成員應(yīng)妥善保管個人企業(yè)QQ賬號及密碼，不得將賬號轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號存在異常登錄情況，應(yīng)立即修改密碼，并及時向企業(yè)QQ管理員報告。2.為確保賬號安全，成員設(shè)置的密碼應(yīng)具備一定強度，包含字母、數(shù)字及特殊字符，長度不少于[X]位。同時，建議定期更換密碼，最長更換周期不超過[X]個月。3.企業(yè)QQ管理員應(yīng)定期對賬號安全情況進行檢查，如發(fā)現(xiàn)存在安全隱患的賬號，及時通知成員進行整改。對于多次提醒仍不整改或因賬號安全問題給公司造成損失的，將按照公司相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。三、信息發(fā)布（一）內(nèi)容規(guī)范1.工作相關(guān)信息：成員應(yīng)在企業(yè)QQ上發(fā)布與工作業(yè)務(wù)相關(guān)的信息，包括但不限于工作安排、項目進展、業(yè)務(wù)溝通記錄、客戶資料等。發(fā)布的信息應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得偽造或篡改信息。2.禁止發(fā)布內(nèi)容：嚴禁在企業(yè)QQ上發(fā)布以下內(nèi)容：涉及國家機密、商業(yè)秘密及公司敏感信息。未經(jīng)證實的謠言、虛假信息或惡意詆毀他人、公司的言論。色情、暴力、賭博、迷信等違法違規(guī)及不良信息。與工作無關(guān)的個人閑聊、低俗玩笑或廣告等內(nèi)容。3.重要信息發(fā)布審核：對于涉及公司重要決策、重大項目進展、敏感客戶信息等重要信息的發(fā)布，發(fā)布人應(yīng)提前填寫《企業(yè)QQ重要信息發(fā)布審批表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后方可發(fā)布。（二）發(fā)布方式1.個人發(fā)布：成員可根據(jù)工作需要，在與工作相關(guān)的群組、討論組或與特定聯(lián)系人的聊天窗口中發(fā)布信息。發(fā)布信息時應(yīng)注意對象的針對性，避免造成信息干擾。2.群組發(fā)布：對于需要在部門內(nèi)部或跨部門范圍內(nèi)傳達的信息，可通過建立相應(yīng)的工作群組進行發(fā)布。群管理員應(yīng)負責(zé)群內(nèi)信息的管理，確保信息的有序發(fā)布和交流。在發(fā)布群公告時，應(yīng)明確公告主題、內(nèi)容及發(fā)布目的，確保群成員能夠及時了解相關(guān)信息。3.公告發(fā)布：對于公司層面的重要通知、政策法規(guī)等信息，將通過企業(yè)QQ公告功能進行發(fā)布。公告發(fā)布前，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意，并確保公告內(nèi)容清晰易懂、格式規(guī)范。成員應(yīng)及時關(guān)注企業(yè)QQ公告，了解公司動態(tài)。（三）信息更新與維護1.成員應(yīng)及時更新發(fā)布的工作相關(guān)信息，確保信息的時效性。對于已完成的工作任務(wù)、已調(diào)整的業(yè)務(wù)安排等信息，應(yīng)及時進行修改或刪除，避免誤導(dǎo)其他成員。2.在企業(yè)QQ上發(fā)布的信息涉及多個部門協(xié)同工作的，相關(guān)部門成員應(yīng)共同維護信息的準(zhǔn)確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)信息存在錯誤或遺漏，應(yīng)及時溝通進行更正。3.定期對企業(yè)QQ上的信息進行清理和歸檔，對于已過期、不再使用或已完成歷史使命的信息，應(yīng)按照公司數(shù)據(jù)管理規(guī)定進行妥善處理，以釋放系統(tǒng)存儲空間，提高信息查詢效率。四、溝通協(xié)作（一）內(nèi)部溝通1.群組溝通：根據(jù)工作需要，各部門可建立內(nèi)部工作群組或加入跨部門工作群組。群組溝通應(yīng)圍繞工作主題展開，成員應(yīng)積極參與討論，及時回復(fù)工作相關(guān)問題及任務(wù)安排。在群組交流中，應(yīng)尊重他人意見，避免爭吵和惡意攻擊。2.一對一溝通：成員之間可通過企業(yè)QQ進行一對一的工作溝通。在溝通前，應(yīng)確認對方在線狀態(tài)及是否方便交流，避免打擾對方正常工作。溝通內(nèi)容應(yīng)簡潔明了，重點突出，確保準(zhǔn)確傳達工作意圖。3.溝通禮儀：成員在企業(yè)QQ溝通中應(yīng)使用文明、規(guī)范的語言，不得使用侮辱性、歧視性或不恰當(dāng)?shù)难赞o?；貜?fù)他人信息時應(yīng)及時、準(zhǔn)確，對于重要信息應(yīng)進行確認或反饋處理結(jié)果。（二）對外溝通1.客戶服務(wù)：負責(zé)客戶服務(wù)的成員應(yīng)及時通過企業(yè)QQ回復(fù)客戶咨詢、投訴及反饋等信息?；貜?fù)客戶信息時應(yīng)熱情、耐心、專業(yè)，準(zhǔn)確解答客戶問題，盡力滿足客戶合理需求。對于無法當(dāng)場解決的問題，應(yīng)記錄客戶需求并及時跟進處理，定期向客戶反饋處理進度。2.業(yè)務(wù)洽談：參與業(yè)務(wù)洽談的成員在通過企業(yè)QQ與客戶溝通時，應(yīng)嚴格遵守公司業(yè)務(wù)洽談流程和保密規(guī)定。不得擅自向客戶承諾超出公司授權(quán)范圍的事項，對于業(yè)務(wù)合作細節(jié)、價格條款等敏感信息應(yīng)妥善保密，防止公司商業(yè)利益受損。3.溝通記錄管理：無論是內(nèi)部溝通還是對外溝通，成員應(yīng)妥善保存溝通記錄。重要的溝通記錄應(yīng)及時進行整理和歸檔，以備后續(xù)查閱和工作參考。對于涉及公司機密信息或重大業(yè)務(wù)決策的溝通記錄，應(yīng)按照公司保密制度進行加密存儲和管理。五、文件傳輸與共享（一）文件上傳1.成員因工作需要上傳文件至企業(yè)QQ的，應(yīng)將文件進行分類整理，確保文件命名規(guī)范、清晰。文件命名應(yīng)包含文件主題、日期、作者等關(guān)鍵信息，便于其他成員快速識別和查找。2.上傳文件前，應(yīng)對文件進行病毒查殺，確保上傳的文件安全無毒。對于涉及公司機密的文件，應(yīng)按照公司保密規(guī)定進行加密處理后再上傳。3.在企業(yè)QQ群共享文件時，應(yīng)選擇合適的共享目錄和群組，確保文件共享給相關(guān)負責(zé)人或需要使用的成員。同時，應(yīng)根據(jù)文件的重要性和時效性，合理設(shè)置文件的訪問權(quán)限，如只讀、可編輯等。（二）文件下載1.成員需要下載企業(yè)QQ上的文件時，應(yīng)確保下載來源合法、可靠。對于從外部接收的文件，在下載前同樣要進行病毒查殺，防止惡意軟件入侵公司網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。2.下載文件后，應(yīng)妥善保存和使用，不得擅自修改或傳播給未經(jīng)授權(quán)的人員。對于下載的重要文件，應(yīng)按照公司文件管理規(guī)定進行歸檔和備份，以便后續(xù)工作需要時查閱。3.若在文件下載過程中遇到問題，如文件損壞、無法下載等，應(yīng)及時與上傳文件的成員或企業(yè)QQ管理員聯(lián)系，尋求解決方案。（三）文件共享管理1.企業(yè)QQ群管理員負責(zé)群內(nèi)文件共享的管理工作，定期清理過期、無用的文件，確保共享空間的整潔和有序。對于共享文件的訪問權(quán)限進行定期檢查和調(diào)整，確保文件的安全性和保密性。2.設(shè)立企業(yè)級的文件共享平臺，根據(jù)公司組織架構(gòu)和部門職能，劃分不同的文件共享區(qū)域。各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門文件的上傳、下載及共享權(quán)限管理，確保部門文件的規(guī)范使用和安全存儲。3.對于涉及跨部門合作的重要文件，應(yīng)建立專門的共享文件夾，并明確相關(guān)部門的訪問權(quán)限和使用規(guī)范。在文件共享過程中，各部門成員應(yīng)密切協(xié)作，及時更新和維護文件內(nèi)容，確保文件的準(zhǔn)確性和時效性。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立企業(yè)QQ使用監(jiān)督小組，由人事部門負責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門選派的代表。監(jiān)督小組負責(zé)對公司全體成員企業(yè)QQ的使用情況進行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組通過查看企業(yè)QQ聊天記錄、文件共享情況、信息發(fā)布內(nèi)容等方式，檢查成員是否遵守本管理制度。對于發(fā)現(xiàn)的問題及時記錄并反饋給相關(guān)部門或個人，要求限期整改。3.鼓勵公司全體員工對違反企業(yè)QQ使用規(guī)定的行為進行監(jiān)督舉報。對于舉報屬實的員工，公司將給予一定的獎勵；同時，保護舉報人的合法權(quán)益，對于惡意報復(fù)舉報人或泄露舉報人信息的行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定嚴肅處理。（二）考核方式1.將企業(yè)QQ使用情況納入員工績效考核體系，考核指標(biāo)包括但不限于賬號安全管理、信息發(fā)布規(guī)范、溝通協(xié)作效果、文件傳輸與共享等方面。具體考核標(biāo)準(zhǔn)如下：賬號安全（20分）：賬號未出現(xiàn)異常登錄情況，密碼設(shè)置符合強度要求且定期更換，得1620分；密碼設(shè)置基本符合要求，但未定期更換或出現(xiàn)過賬號安全風(fēng)險，經(jīng)提醒后及時整改，得1115分；密碼設(shè)置不符合要求，多次出現(xiàn)賬號安全問題且未及時整改，得610分；因賬號安全問題給公司造成損失的，得05分。信息發(fā)布（30分）：發(fā)布信息真實、準(zhǔn)確、規(guī)范，符合工作需要，且嚴格遵守禁止發(fā)布內(nèi)容規(guī)定，得2430分；信息發(fā)布基本符合規(guī)范，但存在個別信息不準(zhǔn)確或發(fā)布格式不規(guī)范等問題，得1823分；出現(xiàn)違規(guī)發(fā)布信息情況，經(jīng)提醒后及時糾正，得1217分；多次違規(guī)發(fā)布信息或發(fā)布重要敏感信息未經(jīng)審核，得611分；因信息發(fā)布問題給公司造成重大影響的，得05分。溝通協(xié)作（30分）：內(nèi)部溝通及時響應(yīng)、積極協(xié)作，對外溝通熱情專業(yè)、有效解決問題，得2430分；溝通協(xié)作基本順暢，但存在個別回復(fù)不及時或溝通效果不佳的情況，得1823分；出現(xiàn)溝通協(xié)作障礙，經(jīng)協(xié)調(diào)后能改進，得1217分；因溝通協(xié)作問題導(dǎo)致工作延誤或客戶投訴，得611分；嚴重影響公司內(nèi)部團結(jié)或客戶關(guān)系的，得05分。文件傳輸與共享（20分）：文件上傳規(guī)范、安全，下載及時、有效，共享管理有序，得1620分；文件上傳或下載存在個別小問題，但不影響工作使用，得1115分；出現(xiàn)文件傳輸失敗、共享權(quán)限設(shè)置錯誤等問題，經(jīng)提醒后及時整改，得610分；因文件傳輸與共享問題給工作帶來較大影響的，得05分。2.考核周期為月度考核與年度考核相結(jié)合。月度考核由各部門負責(zé)人根據(jù)員工日常企業(yè)QQ使用表現(xiàn)進行評分，人事部門匯總統(tǒng)計；年度考核在月度考核的基礎(chǔ)上，綜合全年表現(xiàn)進行評定。（三）考核結(jié)果應(yīng)用1.月度考核結(jié)果作為當(dāng)月績效獎金發(fā)放的參考依據(jù)之一。對于考核得分在[X]分及以上的員工，當(dāng)月績效獎金按照全額發(fā)放；得分在[X][X1]分之間的員工，當(dāng)月績效獎金按照[X]%發(fā)放；得分低于[X]分的員工，當(dāng)月績效獎金按照[X]%發(fā)放。2.年度考核結(jié)果與員工的職業(yè)發(fā)展、晉升、獎勵等掛鉤。年度考核優(yōu)秀（考核得分在[X]分及以上）的員工，在同等條件下享有優(yōu)先晉