會計機構(gòu)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強會計機構(gòu)檔案管理，確保會計檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)會計檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司會計機構(gòu)在會計核算過程中形成的各種會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等會計檔案的管理。（三）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。公司會計機構(gòu)檔案管理工作在公司管理層的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人具體負(fù)責(zé)組織實施，并接受公司檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.完整準(zhǔn)確、安全保密原則。確保會計檔案的內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，妥善保管，防止會計檔案的損壞、丟失和泄密。3.方便利用原則。建立健全會計檔案的檢索、查閱和借閱制度，便于公司內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位對會計檔案的有效利用。二、會計檔案的范圍和分類（一）會計檔案的范圍1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。2.會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。3.財務(wù)會計報告類：月度、季度、年度財務(wù)會計報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)會計報告。4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料。（二）會計檔案的分類1.按形成時間分類：可分為年度會計檔案、季度會計檔案和月度會計檔案。2.按保管期限分類：可分為永久保管的會計檔案和定期保管的會計檔案。定期保管的會計檔案期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。三、會計檔案的整理與裝訂（一）會計憑證的整理與裝訂1.每月終了，會計人員應(yīng)對本月的會計憑證進行整理。首先，檢查憑證的編號是否連續(xù)，附件是否齊全，憑證內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時查明原因并進行更正或補充。2.將整理好的會計憑證按編號順序排列，摘除憑證內(nèi)的金屬物（如訂書釘、大頭針、回形針等），對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整。3.按照記賬憑證的種類，分別加具封面、封底，在封面上注明單位名稱、年度、月份、記賬憑證種類、起訖日期、起訖號碼、記賬憑證張數(shù)、附件張數(shù)，并由會計主管人員和裝訂人員在封面上簽章。4.裝訂時應(yīng)使用棉線在左上角部位進行裝訂，要求裝訂牢固、整齊、美觀，不得壓字、掉頁。裝訂后的厚度一般以1.52厘米為宜。（二）會計賬簿的整理與裝訂1.年度終了，各種賬簿在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后，一般都要把舊賬送交總賬會計集中統(tǒng)一整理。2.整理時，首先檢查賬頁是否齊全，有無缺頁、漏頁、跳行等情況。然后，將賬頁按順序排列，對于活頁賬應(yīng)抽出空白頁，并撤去賬夾，加上封面、封底，裝訂成冊。3.在賬簿封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、冊數(shù)、編號、保管期限等，并由記賬人員、會計主管人員在封面上簽章。4.對于訂本式賬簿，應(yīng)在原賬頁順序號的基礎(chǔ)上，對每一賬頁進行編號，編號順序為第一頁至最后一頁，不得跳頁、缺號。對于活頁式賬簿，應(yīng)按賬戶順序編號，并定期裝訂成冊。裝訂后再按實際使用的賬頁順序編定頁碼，另加目錄，記明每個賬戶的名稱和頁次。（三）財務(wù)會計報告的整理與裝訂1.年度終了，財務(wù)會計報告編制完成后，應(yīng)由編制人員對報告進行整理。檢查報告的內(nèi)容是否完整、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、簽章是否齊全等。2.將財務(wù)會計報告按類別、年度順序排列，加具封面，在封面上注明單位名稱、年度、月份、財務(wù)會計報告名稱、份數(shù)、編制日期等，并由單位負(fù)責(zé)人、主管會計工作的負(fù)責(zé)人、會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人（會計主管人員）簽名并蓋章。3.裝訂時應(yīng)注意保持報告的整齊、美觀，一般采用左側(cè)裝訂的方式。對于篇幅較大的報告，可采用多冊裝訂的方式，并在封面上注明冊數(shù)及總冊數(shù)。四、會計檔案的保管（一）保管部門及人員職責(zé)1.公司會計機構(gòu)負(fù)責(zé)會計檔案的整理、立卷、保管等工作，并指定專人負(fù)責(zé)會計檔案的日常管理。2.會計檔案管理人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)知識，熟悉會計檔案管理業(yè)務(wù)，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項規(guī)定，確保會計檔案的安全與完整。3.檔案管理人員應(yīng)定期對會計檔案進行檢查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好檢查記錄。（二）保管期限1.會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為3年、5年、10年、15年、25年五類。具體保管期限按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。2.會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。（三）保管要求1.會計檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)堅固、防火、防潮、防蟲、防盜，并保持清潔衛(wèi)生。2.對于磁性介質(zhì)保存的會計檔案，應(yīng)定期進行檢查、復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而導(dǎo)致會計檔案丟失。3.會計檔案應(yīng)分類存放，不同類別的會計檔案之間應(yīng)保持一定的間距，便于查找和管理。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格控制會計檔案的查閱和借閱，對查閱和借閱的會計檔案應(yīng)進行詳細(xì)登記，確保會計檔案的安全。五、會計檔案的查閱與借閱（一）查閱程序1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱會計檔案時，應(yīng)填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人審批。2.會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，對于符合查閱規(guī)定的申請，批準(zhǔn)查閱，并指定檔案管理人員陪同查閱。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理人員指定的地點查閱會計檔案，不得將會計檔案攜帶出指定地點。查閱時應(yīng)保持檔案的整潔，不得在會計檔案上涂畫、標(biāo)記、拆散原卷冊，更不得抽換會計憑證。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將查閱的會計檔案歸還檔案管理人員，并在《會計檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱程序1.公司外部單位（如審計機關(guān)、稅務(wù)機關(guān)等）因工作需要借閱會計檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人根據(jù)公司管理層的批示，安排檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)出具有效身份證件，并在《會計檔案借閱登記表》上簽字登記。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)借閱申請表的內(nèi)容，向借閱人員提供相應(yīng)的會計檔案，并在借閱期限內(nèi)對借閱情況進行跟蹤檢查。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還會計檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對會計檔案的數(shù)量、內(nèi)容是否完整，有無涂改、損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因，并要求借閱人員承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會計檔案，除本制度另有規(guī)定外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。3.正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.由會計機構(gòu)提出銷毀意見，編制《會計檔案銷毀清冊》，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.《會計檔案銷毀清冊》經(jīng)會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人、單位負(fù)責(zé)人簽字后，報公司管理層審批。3.公司管理層批準(zhǔn)后，由會計機構(gòu)、檔案管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照《會計檔案銷毀清冊》所列內(nèi)容進行清點核對；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在《會計檔案銷毀清冊》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告公司管理層。七、會計檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)要求1.公司應(yīng)積極推進會計檔案的信息化管理，采用先進的信息技術(shù)手段，建立會計檔案電子管理系統(tǒng)，實現(xiàn)會計檔案的數(shù)字化存儲、檢索、查閱和利用。2.會計檔案電子管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的安全防護措施，確保會計檔案數(shù)據(jù)的安全、完整和保密。同時，應(yīng)定期對系統(tǒng)進行維護和升級，保證系統(tǒng)的正常運行。（二）電子會計檔案的管理1.公司應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求，將會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等會計檔案進行電子化處理，并上傳至?xí)嫏n案電子管理系統(tǒng)。2.電子會計檔案應(yīng)與紙質(zhì)會計檔案同時保存，兩者內(nèi)容應(yīng)保持一致。電子會計檔案的保管期限應(yīng)與紙質(zhì)會計檔案相同。3.公司應(yīng)建立電子會計檔案的備份制度，定期對電子會計檔案進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在不同的介質(zhì)上，分別存放于不同的地點，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.查閱和借閱電子會計檔案時，應(yīng)通過會計檔案電子管理系統(tǒng)進行操作，并按照規(guī)定的權(quán)限和程序進行審批。查閱和借閱人員應(yīng)使用專門的軟件進行查看和打印，不得對電子會計檔案進行修改、刪除等操作。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對會計機構(gòu)檔案管理工作進行審計監(jiān)督，檢查會計檔案的整理、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對會計檔案管理工作進行自查，確保會計檔案管理工作的規(guī)范、有序進行。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)接受財政部門、審計機關(guān)、稅務(wù)機關(guān)等有關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如實提供會計檔案資料，不得