萬科材料設備管理制度一、總則1.目的為加強萬科材料設備管理，規(guī)范材料設備采購、驗收、存儲、使用及處置等流程，確保工程質量、控制成本、提高效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于萬科集團旗下所有房地產項目的材料設備管理工作，包括但不限于建筑材料、構配件、設備等。3.基本原則合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保材料設備管理工作合法合規(guī)。質量第一原則：優(yōu)先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購的材料設備符合工程要求。成本控制原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購、存儲及使用管理，降低材料設備成本。效率提升原則：優(yōu)化材料設備管理流程，提高工作效率，確保項目順利推進。二、職責分工1.采購部門負責材料設備供應商的開發(fā)、評估與選擇，建立供應商檔案。根據(jù)項目需求計劃，編制采購計劃并組織實施采購工作。負責采購合同的起草、簽訂、執(zhí)行及跟蹤，確保合同履行。2.工程部門根據(jù)項目施工進度，編制詳細的材料設備需求計劃，并提交給采購部門。參與材料設備的驗收工作，對其質量、規(guī)格、數(shù)量等進行檢驗。負責施工現(xiàn)場材料設備的合理使用、保管及調配，確保施工順利進行。3.質量部門制定材料設備質量檢驗標準和驗收流程。對采購的材料設備進行質量抽檢和驗收，確保符合質量要求。對不合格材料設備提出處理意見，并跟蹤整改情況。4.倉庫管理部門負責材料設備的入庫、存儲、保管及出庫管理。建立材料設備庫存臺賬，定期進行盤點，確保賬實相符。做好倉庫的安全管理工作，防止材料設備損壞、丟失等情況發(fā)生。5.財務部門負責材料設備采購資金的預算編制、審核及支付。對材料設備采購成本進行核算和分析，提供財務數(shù)據(jù)支持。參與采購合同的審核，確保合同條款符合財務規(guī)定。三、采購管理1.供應商管理供應商開發(fā)：采購部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商資源庫。對潛在供應商進行實地考察和評估，包括企業(yè)資質、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面，篩選出合格的供應商納入供應商檔案。供應商評估與考核：定期對供應商進行評估和考核，評估指標包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等。根據(jù)評估結果對供應商進行分級管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵和優(yōu)先合作機會，對于不符合要求的供應商及時淘汰。供應商關系維護：采購部門與供應商保持密切溝通，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題。定期召開供應商會議，反饋項目需求和質量要求，促進供應商不斷改進產品和服務。2.采購計劃編制需求分析：工程部門根據(jù)項目施工圖紙、施工進度計劃等，詳細分析各階段所需的材料設備種類、規(guī)格、數(shù)量等，并編制材料設備需求計劃。需求計劃應明確材料設備的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、預計到貨時間等信息。采購計劃制定：采購部門根據(jù)工程部門提交的需求計劃，結合庫存情況、市場供應情況等因素，編制采購計劃。采購計劃應包括采購項目名稱、供應商名稱、采購數(shù)量、采購價格、交貨時間等內容。采購計劃應經相關部門審核后實施。3.采購實施采購方式選擇：根據(jù)材料設備的性質、金額、市場供應情況等因素，選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括招標采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等。對于金額較大、技術復雜、對項目影響較大的材料設備，應采用招標采購方式；對于金額較小、市場供應充足、技術簡單的材料設備，可采用詢價采購方式。采購合同簽訂：采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，合同應明確雙方的權利和義務，包括產品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。采購合同應經法律部門審核后簽訂。采購跟蹤與協(xié)調：采購部門負責跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調，確保按時、按質、按量交貨。如遇供應商交貨延遲、產品質量問題等情況，采購部門應及時采取措施解決，并向相關部門匯報。四、驗收管理1.驗收標準制定質量部門根據(jù)國家相關標準、行業(yè)規(guī)范及項目要求，制定材料設備的驗收標準。驗收標準應明確材料設備的外觀、尺寸、規(guī)格、性能、質量證明文件等方面的要求。2.驗收流程到貨通知：采購部門在材料設備到貨前，提前通知工程部門、質量部門及倉庫管理部門做好驗收準備工作。初步驗收：倉庫管理部門負責對到貨的材料設備進行數(shù)量清點和外觀檢查，核對產品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等是否與采購合同一致，檢查外觀是否有損壞、變形等情況。初步驗收合格后，填寫到貨驗收單。專業(yè)驗收：質量部門根據(jù)驗收標準，對材料設備進行專業(yè)檢驗和測試，檢查其質量、性能等是否符合要求。對于需要進行抽樣檢驗的材料設備，應按照規(guī)定的抽樣方法進行抽樣檢驗。專業(yè)驗收合格后，出具質量檢驗報告。聯(lián)合驗收：工程部門、質量部門及倉庫管理部門共同對驗收結果進行審核，如驗收合格，各方在驗收報告上簽字確認；如驗收不合格，應及時通知采購部門與供應商協(xié)商解決，直至驗收合格為止。3.不合格處理對于驗收不合格的材料設備，質量部門應出具不合格報告，明確不合格原因及處理意見。采購部門負責與供應商協(xié)商處理，處理方式包括退貨、換貨、補貨、降價等。如因供應商原因導致驗收不合格，給項目造成損失的，采購部門應按照合同約定追究供應商的違約責任。五、存儲管理1.倉庫規(guī)劃與布局倉庫管理部門根據(jù)材料設備的種類、規(guī)格、性質等因素，合理規(guī)劃倉庫布局，劃分不同的存儲區(qū)域，如原材料區(qū)、構配件區(qū)、設備區(qū)、易燃易爆區(qū)等。同時，設置明顯的標識牌，便于材料設備的存放和查找。2.入庫管理入庫準備：倉庫管理部門在收到采購部門的到貨通知后，做好入庫前的準備工作，包括清理倉庫、準備驗收工具、安排存儲位置等。入庫驗收：倉庫管理部門按照驗收流程對到貨的材料設備進行驗收，驗收合格后辦理入庫手續(xù)。入庫時應填寫入庫單，詳細記錄材料設備的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應商、入庫時間等信息。入庫存儲：根據(jù)材料設備的性質和存儲要求，將其存放在相應的存儲區(qū)域。對于易燃易爆、有毒有害等危險物品，應按照相關規(guī)定進行單獨存放，并采取相應的安全防護措施。3.存儲保管日常巡查：倉庫管理部門定期對倉庫進行巡查，檢查材料設備的存儲狀況，包括是否有損壞、變質、受潮等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。庫存盤點：倉庫管理部門定期進行庫存盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。盤點結束后，編制庫存盤點報告，對盤盈、盤虧情況進行分析和處理。安全管理：倉庫管理部門做好倉庫的安全管理工作，配備必要的消防器材和安全設施，確保倉庫環(huán)境安全。加強對倉庫人員的安全教育，提高安全意識，防止火災、盜竊等事故的發(fā)生。4.出庫管理出庫申請：工程部門根據(jù)施工進度需要，填寫材料設備出庫申請單，注明所需材料設備的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，并經相關負責人審批后提交給倉庫管理部門。出庫審核：倉庫管理部門對出庫申請單進行審核，核對庫存情況，確保有足夠的庫存可供發(fā)放。審核通過后，辦理出庫手續(xù)。出庫發(fā)放：倉庫管理部門按照出庫申請單的要求，發(fā)放材料設備。發(fā)放時應填寫出庫單，詳細記錄材料設備的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、領用部門、領用時間等信息。出庫跟蹤：倉庫管理部門對出庫的材料設備進行跟蹤，了解其使用情況，確保合理使用。如發(fā)現(xiàn)材料設備有浪費、閑置等情況，應及時與工程部門溝通協(xié)調，采取相應措施。六、使用管理1.使用計劃制定工程部門根據(jù)項目施工進度計劃，制定詳細的材料設備使用計劃，明確各階段所需材料設備的種類、規(guī)格、數(shù)量、使用時間等信息。使用計劃應合理安排，避免材料設備的積壓和浪費。2.現(xiàn)場使用管理合理調配：工程部門根據(jù)施工實際情況，對材料設備進行合理調配，確保各施工環(huán)節(jié)所需材料設備及時供應。同時，加強對施工現(xiàn)場材料設備的管理，防止丟失、損壞等情況發(fā)生。節(jié)約使用：施工人員應嚴格按照操作規(guī)程使用材料設備，節(jié)約使用資源，避免浪費。對于可回收利用的材料設備，應進行回收再利用。維護保養(yǎng)：工程部門負責對施工現(xiàn)場的材料設備進行定期維護保養(yǎng)，確保其正常運行。建立材料設備維護保養(yǎng)記錄，記錄維護保養(yǎng)時間、內容、維修更換部件等信息。3.使用監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查：質量部門、工程部門等相關部門定期對施工現(xiàn)場材料設備的使用情況進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括材料設備的使用是否符合規(guī)范要求、是否存在浪費現(xiàn)象、維護保養(yǎng)是否到位等。考核評價：根據(jù)監(jiān)督檢查結果，對各施工單位和相關責任人進行考核評價。對于材料設備使用管理較好的單位和個人，給予獎勵；對于存在問題的單位和個人，責令其限期整改，并進行相應的處罰。七、處置管理1.報廢管理報廢鑒定：對于已損壞無法修復、超過使用年限或因其他原因不再使用的材料設備，由使用部門提出報廢申請，質量部門、工程部門等相關部門進行鑒定，確認是否符合報廢條件。報廢審批：報廢申請經相關部門鑒定通過后，提交給公司領導進行審批。審批通過后，方可進行報廢處理。報廢處置：倉庫管理部門負責對報廢的材料設備進行清理和處置，處置方式包括變賣、回收等。變賣或回收的收入應及時上繳公司財務部門。2.閑置設備管理閑置設備清查：倉庫管理部門定期對庫存材料設備進行清查，發(fā)現(xiàn)閑置設備及時登記造冊。閑置設備調劑：對于閑置的材料設備，優(yōu)先在公司內部各項目之間進行調劑使用。如無法在公司內部調劑，可考慮對外出租或出售。閑置設備保管：對于暫時無法調劑或處置的閑置設備，倉庫管理部門應妥善保管，做好防護措施，防止設備損壞。八、信息化管理1.建立材料設備管理信息系統(tǒng)公司建立統(tǒng)一的材料設備管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)材料設備采購、驗收、存儲、使用及處置等全過程的信息化管理。信息系統(tǒng)應具備供應商管理、采購管理、庫存管理、使用管理、報表統(tǒng)計等功能模塊，為材料設備管理提供準確、及時的數(shù)據(jù)支持。2.數(shù)據(jù)錄入與維護各部門應指定專人負責材料設備管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入和維護工作，確保數(shù)據(jù)的準確性和及時性。采購部門負責錄入供應商信息、采購合同信息等；倉庫管理部門負責錄