社保職工賬戶管理制度一、總則（一）目的為加強公司社保職工賬戶管理，規(guī)范社保業(yè)務操作流程，保障職工合法權益，根據(jù)國家相關法律法規(guī)及公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體在職職工的社保賬戶管理工作，包括基本養(yǎng)老保險、基本醫(yī)療保險、失業(yè)保險、工傷保險和生育保險。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家社保法律法規(guī)及政策規(guī)定，確保社保業(yè)務辦理合法合規(guī)。2.準確及時原則：準確記錄職工社保信息，及時辦理社保增減員、繳費申報等業(yè)務，避免出現(xiàn)漏報、錯報等情況。3.保密原則：妥善保管職工社保賬戶信息，嚴格遵守保密制度，防止信息泄露。4.服務職工原則：以職工需求為導向，提供優(yōu)質、高效的社保服務，維護職工合法權益。二、職責分工（一）人力資源部門1.負責職工社保信息的收集、整理、錄入和維護，確保職工社保信息準確無誤。2.辦理職工社保增減員手續(xù)，根據(jù)職工入職、離職、調動等情況及時調整社保參保狀態(tài)。3.核算職工社保繳費基數(shù)，編制社保繳費申報明細表，提交財務部門審核。4.與社保經(jīng)辦機構溝通協(xié)調，解決職工社保賬戶管理過程中出現(xiàn)的問題。5.定期組織職工社保政策培訓和宣傳，提高職工對社保政策的認知度。（二）財務部門1.根據(jù)人力資源部門提交的社保繳費申報明細表，審核無誤后按時足額繳納社保費用。2.負責社保費用的賬務處理，定期與社保經(jīng)辦機構核對賬目，確保賬目清晰準確。3.配合人力資源部門做好社保欠費清理工作，及時繳納欠費，避免產(chǎn)生滯納金。（三）職工個人1.按照公司要求提供真實、準確的社保信息，配合公司辦理社保相關手續(xù)。2.關注個人社保賬戶信息變動情況，如有疑問及時向公司人力資源部門咨詢。3.按時足額繳納個人應承擔的社保費用。三、社保賬戶開戶與變更（一）開戶1.新職工入職時，人力資源部門應在規(guī)定時間內(nèi)為其辦理社保開戶手續(xù)。需提供職工身份證復印件、勞動合同等相關資料。2.人力資源部門將收集到的職工社保信息錄入公司社保管理系統(tǒng)，并提交至社保經(jīng)辦機構進行開戶登記。3.社保經(jīng)辦機構審核通過后，為職工生成社保個人賬戶，并發(fā)放社保登記證。人力資源部門負責領取并妥善保管社保登記證。（二）變更1.職工個人信息發(fā)生變更時，如姓名、身份證號碼、聯(lián)系方式等，人力資源部門應及時收集相關證明材料，在公司社保管理系統(tǒng)中更新職工信息，并提交至社保經(jīng)辦機構辦理變更手續(xù)。2.職工工作崗位、工資待遇等發(fā)生變更，導致社保繳費基數(shù)需要調整的，人力資源部門應根據(jù)相關規(guī)定重新核算繳費基數(shù)，并在規(guī)定時間內(nèi)提交社保繳費申報明細表至社保經(jīng)辦機構辦理變更手續(xù)。3.職工離職、退休、死亡等情況，人力資源部門應及時辦理社保減員手續(xù)，并提交相關證明材料至社保經(jīng)辦機構。社保減員手續(xù)辦理完成后，職工社保賬戶停止繳費。四、社保繳費管理（一）繳費基數(shù)確定1.公司按照國家規(guī)定的社保繳費基數(shù)上下限，結合職工上一年度月平均工資收入，確定職工社保繳費基數(shù)。2.新入職職工以其首月全月應發(fā)工資作為繳費基數(shù)；入職不滿一年的職工，以實際發(fā)放工資作為繳費基數(shù)；入職滿一年的職工，以上一年度月平均工資作為繳費基數(shù)。3.職工工資收入發(fā)生變化時，繳費基數(shù)應相應調整。人力資源部門應在每年社保繳費基數(shù)申報期內(nèi)，根據(jù)職工工資變動情況，重新核算繳費基數(shù)，并提交社保繳費申報明細表至社保經(jīng)辦機構。（二）繳費申報與繳納1.人力資源部門每月根據(jù)職工社保參保情況，編制社保繳費申報明細表，詳細列出每位職工的社保繳費基數(shù)、繳費金額等信息。2.社保繳費申報明細表編制完成后，提交至財務部門審核。財務部門審核無誤后，按照社保經(jīng)辦機構規(guī)定的時間和方式，通過銀行代扣或其他方式按時足額繳納社保費用。3.財務部門在繳納社保費用后，應及時取得社保繳費憑證，并進行妥善保管。同時，定期與社保經(jīng)辦機構核對賬目，確保繳費金額準確無誤。（三）欠費處理1.因公司原因導致社保欠費的，人力資源部門應及時查明原因，并制定欠費補繳計劃。2.財務部門根據(jù)欠費補繳計劃，按時足額繳納欠費及滯納金。在欠費補繳完成后，及時向社保經(jīng)辦機構申請恢復正常參保狀態(tài)。3.因職工個人原因導致社保欠費的，人力資源部門應通知職工及時補繳欠費。職工補繳欠費后，方可辦理社保相關業(yè)務。五、社保待遇申領與支付（一）待遇申領1.職工符合享受社保待遇條件時，人力資源部門應協(xié)助職工辦理待遇申領手續(xù)。需提供職工身份證、社保卡、相關證明材料等。2.人力資源部門對職工提交的待遇申領材料進行初審，審核無誤后提交至社保經(jīng)辦機構。3.社保經(jīng)辦機構對職工待遇申領材料進行審核，審核通過后，按照規(guī)定支付社保待遇。（二）待遇支付1.社保待遇支付方式包括銀行代發(fā)、現(xiàn)金支付等。財務部門根據(jù)社保經(jīng)辦機構的支付方式，及時將社保待遇支付給職工。2.職工收到社保待遇后，應在規(guī)定時間內(nèi)簽字確認。如職工對社保待遇支付金額或支付方式有疑問，人力資源部門應及時與社保經(jīng)辦機構溝通協(xié)調，查明原因并解決問題。3.定期對社保待遇支付情況進行統(tǒng)計分析，確保社保待遇支付準確無誤。六、社保賬戶信息查詢與維護（一）信息查詢1.職工有權查詢本人社保賬戶信息，包括繳費記錄、待遇享受情況等。人力資源部門應提供便捷的查詢渠道，如社保經(jīng)辦機構網(wǎng)站、公司內(nèi)部社保管理系統(tǒng)等。2.職工查詢社保賬戶信息時，應提供本人有效身份證件。人力資源部門在核實職工身份后，為其提供相關社保信息查詢服務。3.公司其他部門因工作需要查詢職工社保賬戶信息的，應填寫查詢申請表，經(jīng)人力資源部門負責人批準后，方可查詢。查詢申請表應妥善保管，以備查閱。（二）信息維護1.人力資源部門應定期對職工社保賬戶信息進行核對和維護，確保信息準確無誤。如發(fā)現(xiàn)信息錯誤或缺失，應及時與社保經(jīng)辦機構溝通協(xié)調，辦理信息更正或補充手續(xù)。2.社保賬戶信息涉及職工個人隱私，人力資源部門應嚴格遵守保密制度，妥善保管職工社保賬戶信息。未經(jīng)職工本人同意，不得向任何單位或個人泄露職工社保賬戶信息。七、社保檔案管理（一）檔案收集1.人力資源部門負責收集職工社保相關檔案資料，包括社保開戶登記表、社保繳費申報明細表、社保待遇申領材料、社保繳費憑證等。2.檔案資料應按照年度、類別進行分類整理，確保檔案資料齊全、完整。（二）檔案保管1.社保檔案應妥善保管，存放于專門的檔案柜中，確保檔案安全。2.建立社保檔案借閱制度，嚴格控制檔案借閱范圍和借閱手續(xù)。因工作需要借閱社保檔案的，應填寫借閱申請表，經(jīng)人力資源部門負責人批準后，方可借閱。借閱期限不得超過規(guī)定時間，借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、丟失。（三）檔案銷毀1.社保檔案保管期限屆滿后，由人力資源部門提出銷毀申請，經(jīng)公司領導批準后，按照規(guī)定程序進行銷毀。2.檔案銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀檔案名稱及數(shù)量等，確保檔案銷毀工作可追溯。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對社保職工賬戶管理工作進行審計監(jiān)督，檢查社保業(yè)務操作流程是否規(guī)范、社保費用繳納是否準確、社保檔案管理是否完善等。2.人力資源部門和財務部門應定期對社保職工賬戶管理工作進行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)問題并整改。（二）外部