耗材審批流程管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司耗材的審批流程，加強(qiáng)對耗材使用的管理和控制，確保耗材的合理使用，提高公司資源利用效率，降低運(yùn)營成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門及員工在辦公過程中涉及的各類耗材的審批與使用管理。（三）基本原則1.合理合規(guī)原則：耗材的申請與使用應(yīng)符合公司業(yè)務(wù)需求，遵循國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.預(yù)算控制原則：嚴(yán)格按照公司預(yù)算安排進(jìn)行耗材采購與使用，確保費(fèi)用在預(yù)算范圍內(nèi)。3.審批規(guī)范原則：明確各層級審批權(quán)限和流程，確保審批過程嚴(yán)謹(jǐn)、公正、透明。4.節(jié)約高效原則：倡導(dǎo)節(jié)約使用耗材，提高資源利用效率，避免浪費(fèi)。二、耗材分類及定義（一）辦公文具類包括但不限于紙張、筆記本、筆、文件夾、訂書機(jī)、膠水等日常辦公所需文具。（二）辦公設(shè)備耗材類1.打印機(jī)耗材：如墨盒、硒鼓、色帶等。2.復(fù)印機(jī)耗材：如碳粉、載體、感光鼓等。3.傳真機(jī)耗材：如傳真紙、墨盒等。4.電腦周邊耗材：如鼠標(biāo)、鍵盤、U盤、移動硬盤等。（三）辦公家具及用品類包括辦公桌椅、文件柜、沙發(fā)、綠植等辦公家具，以及垃圾桶、掃帚、拖把等清潔用品。（四）其他耗材類如標(biāo)簽、膠帶、電池、打印紙等其他用于辦公的消耗性材料。三、審批流程（一）申請1.員工申請員工因工作需要使用耗材時(shí)，應(yīng)填寫《耗材申請表》（見附件1），詳細(xì)注明所需耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息。2.部門負(fù)責(zé)人審核部門負(fù)責(zé)人收到員工的《耗材申請表》后，應(yīng)根據(jù)本部門實(shí)際工作需求和耗材庫存情況進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括申請的必要性、數(shù)量的合理性等。如申請合理，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在申請表上簽字批準(zhǔn)；如申請不合理，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)與員工溝通，說明原因，并要求員工修改申請或重新評估需求。（二）采購審批1.庫存查詢對于部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的耗材申請，由行政部門相關(guān)人員首先查詢公司耗材庫存系統(tǒng)，確認(rèn)是否有足夠的庫存可供領(lǐng)用。2.庫存不足的采購申請若庫存不足，行政部門應(yīng)根據(jù)《耗材申請表》填寫《耗材采購申請表》（見附件2），詳細(xì)列出采購的耗材信息，并提交給采購部門。采購部門收到《耗材采購申請表》后，應(yīng)按照公司采購流程進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)等操作，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。3.采購審批層級小額采購（單次采購金額在[X]元以下）：采購部門負(fù)責(zé)人審批后即可進(jìn)行采購。大額采購（單次采購金額在[X]元及以上）：采購部門負(fù)責(zé)人審批后，還需提交財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，最終由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，采購部門方可進(jìn)行采購。（三）領(lǐng)用1.庫存領(lǐng)用對于有庫存的耗材，員工憑部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)的《耗材申請表》到行政部門倉庫辦理領(lǐng)用手續(xù)。行政部門倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)申請表上的信息，核實(shí)庫存并發(fā)放相應(yīng)的耗材，同時(shí)在《耗材申請表》上簽字確認(rèn)，并更新庫存系統(tǒng)。2.采購后領(lǐng)用對于采購回來的耗材，行政部門倉庫管理人員應(yīng)在收到采購的耗材后，及時(shí)通知相關(guān)部門員工前來領(lǐng)用。員工憑部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)的《耗材申請表》和采購部門提供的采購憑證到倉庫領(lǐng)用，倉庫管理人員按照上述庫存領(lǐng)用流程進(jìn)行操作。（四）特殊情況處理1.緊急需求如遇緊急工作需要，員工可先口頭向部門負(fù)責(zé)人說明情況，經(jīng)同意后先行領(lǐng)用所需耗材，但需在事后[X]個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)齊《耗材申請表》并完成審批流程。2.臨時(shí)增加需求在已批準(zhǔn)的耗材使用計(jì)劃執(zhí)行過程中，若因工作需要臨時(shí)增加耗材需求，員工應(yīng)重新填寫《耗材申請表》，按照上述審批流程進(jìn)行申請和審批。四、審批權(quán)限（一）員工員工申請耗材時(shí)，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審批。（二）部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核本部門員工的耗材申請，審批金額在[X]元以下的采購申請。（三）采購部門負(fù)責(zé)人審批金額在[X]元以下的耗材采購申請；審核金額在[X]元及以上的耗材采購申請，并提交財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核金額在[X]元及以上的耗材采購申請。（五）公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批金額在[X]元及以上的耗材采購申請。五、預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.每年末，各部門應(yīng)根據(jù)下一年度的工作計(jì)劃和業(yè)務(wù)需求，編制本部門的耗材使用預(yù)算，填寫《耗材預(yù)算申請表》（見附件3），詳細(xì)列出各類耗材的預(yù)計(jì)使用數(shù)量、金額等信息。2.行政部門匯總各部門的《耗材預(yù)算申請表》后，結(jié)合公司整體經(jīng)營目標(biāo)和歷史數(shù)據(jù)，編制公司年度耗材預(yù)算草案，提交給財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門對公司年度耗材預(yù)算草案進(jìn)行審核，并根據(jù)公司財(cái)務(wù)狀況和資金安排進(jìn)行調(diào)整，形成公司年度耗材預(yù)算方案，報(bào)公司管理層審批。（二）預(yù)算執(zhí)行與控制1.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照公司批準(zhǔn)的年度耗材預(yù)算執(zhí)行，控制本部門耗材的使用數(shù)量和金額。2.行政部門負(fù)責(zé)監(jiān)控公司耗材的整體使用情況，定期統(tǒng)計(jì)各部門的耗材使用量，并與預(yù)算進(jìn)行對比分析。如發(fā)現(xiàn)某部門耗材使用量超出預(yù)算，應(yīng)及時(shí)與該部門溝通，了解原因，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行控制。3.對于因業(yè)務(wù)拓展等原因?qū)е骂A(yù)算不足的情況，相關(guān)部門應(yīng)提前向行政部門提出書面申請，說明原因和增加預(yù)算的必要性。行政部門審核后，提交財(cái)務(wù)部門和公司管理層審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，方可調(diào)整預(yù)算。六、庫存管理（一）庫存設(shè)置1.行政部門應(yīng)根據(jù)公司耗材的使用情況和采購周期，合理設(shè)置耗材庫存數(shù)量，確定安全庫存和最高庫存限額。2.安全庫存是為了應(yīng)對突發(fā)情況或采購周期延長而設(shè)置的最低庫存數(shù)量，確保公司耗材供應(yīng)不斷檔。最高庫存限額是為了控制庫存資金占用和防止積壓而設(shè)定的上限。（二）庫存盤點(diǎn)1.行政部門應(yīng)定期對公司耗材庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，每月至少進(jìn)行一次小盤點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次大盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)時(shí)，倉庫管理人員應(yīng)認(rèn)真核對庫存數(shù)量與系統(tǒng)記錄是否一致，檢查耗材的質(zhì)量狀況，確保賬實(shí)相符。3.對于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧情況，倉庫管理人員應(yīng)填寫《耗材盤點(diǎn)報(bào)告表》（見附件4），詳細(xì)說明原因，并提交行政部門負(fù)責(zé)人審核。行政部門負(fù)責(zé)人審核后，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行處理。如屬于正常損耗，經(jīng)批準(zhǔn)后調(diào)整庫存；如屬于人為原因造成的損失，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。（三）庫存預(yù)警1.行政部門應(yīng)建立耗材庫存預(yù)警機(jī)制，當(dāng)庫存數(shù)量低于安全庫存或高于最高庫存限額時(shí)，系統(tǒng)自動發(fā)出預(yù)警信息。2.倉庫管理人員收到預(yù)警信息后，應(yīng)及時(shí)通知采購部門進(jìn)行采購或調(diào)整使用計(jì)劃，確保庫存數(shù)量保持在合理范圍內(nèi)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對耗材審批流程、使用情況、庫存管理等進(jìn)行審計(jì)檢查，確保制度的執(zhí)行符合規(guī)定要求。（二）日常監(jiān)督檢查1.行政部門負(fù)責(zé)對各部門耗材的使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，包括申請的合理性、領(lǐng)用的規(guī)范性、庫存管理等方面。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通，要求其限期整改。如問題較為嚴(yán)重，應(yīng)提交公司管理層進(jìn)行處理。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的行為，如未經(jīng)審批擅自采購或使用耗材、虛報(bào)耗材數(shù)量、浪費(fèi)耗材等，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.處罰方式包括但不限于警告、罰款、績效扣分等。對于造成公司經(jīng)濟(jì)損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。情節(jié)嚴(yán)重的，公司將予以辭退。八、附則（一）