erp使用管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司ERP系統(tǒng)的使用，提高工作效率，確保公司業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和完整性，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括各部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)操作人員以及與ERP系統(tǒng)相關(guān)的其他人員。（三）基本原則1.合法性原則：ERP系統(tǒng)的使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)以及公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.準(zhǔn)確性原則：錄入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，確保信息的可靠性。3.及時(shí)性原則：各項(xiàng)業(yè)務(wù)操作應(yīng)及時(shí)在ERP系統(tǒng)中記錄，不得延誤，以保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)和信息予以保密，防止泄露。二、職責(zé)分工（一）信息管理部門1.負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)的日常維護(hù)、技術(shù)支持和系統(tǒng)升級(jí)工作，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.制定和完善ERP系統(tǒng)的操作手冊(cè)、流程文檔等相關(guān)資料，為用戶提供培訓(xùn)和指導(dǎo)。3.對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和恢復(fù)管理，保障數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。4.監(jiān)控系統(tǒng)運(yùn)行情況，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和異常情況。（二）各業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)在ERP系統(tǒng)中的操作和數(shù)據(jù)錄入工作，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.配合信息管理部門進(jìn)行系統(tǒng)測(cè)試、優(yōu)化和流程改進(jìn)等工作。3.對(duì)本部門員工進(jìn)行ERP系統(tǒng)操作培訓(xùn)，提高員工的系統(tǒng)應(yīng)用能力。4.負(fù)責(zé)本部門ERP系統(tǒng)使用的日常監(jiān)督和管理，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)反饋并協(xié)助解決。（三）公司管理層1.審批ERP系統(tǒng)的重大決策和投資，包括系統(tǒng)選型、升級(jí)改造等。2.監(jiān)督ERP系統(tǒng)的使用情況，確保系統(tǒng)的使用符合公司的戰(zhàn)略目標(biāo)和業(yè)務(wù)需求。3.協(xié)調(diào)各部門之間在ERP系統(tǒng)使用過(guò)程中的工作關(guān)系，促進(jìn)系統(tǒng)的有效運(yùn)行。三、系統(tǒng)操作規(guī)范（一）用戶賬號(hào)管理1.信息管理部門負(fù)責(zé)為員工創(chuàng)建、修改和刪除ERP系統(tǒng)的用戶賬號(hào)。員工應(yīng)妥善保管自己的賬號(hào)和密碼，不得隨意轉(zhuǎn)借他人使用。2.員工離職或崗位變動(dòng)時(shí)，所在部門應(yīng)及時(shí)通知信息管理部門，信息管理部門在確認(rèn)相關(guān)工作交接完成后，及時(shí)對(duì)其賬號(hào)進(jìn)行停用或調(diào)整權(quán)限處理。3.嚴(yán)禁使用他人賬號(hào)登錄系統(tǒng)進(jìn)行操作，如發(fā)現(xiàn)賬號(hào)異常使用情況，應(yīng)立即向信息管理部門報(bào)告。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)、準(zhǔn)確地在ERP系統(tǒng)中錄入各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，包括但不限于采購(gòu)訂單、銷售訂單、庫(kù)存信息、財(cái)務(wù)憑證等。2.在錄入數(shù)據(jù)前，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)相關(guān)原始資料，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性。對(duì)于數(shù)據(jù)的修改和刪除，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，并做好相應(yīng)的記錄。3.定期對(duì)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行清理和維護(hù)，刪除無(wú)效數(shù)據(jù)和過(guò)期記錄，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。同時(shí)，對(duì)重要數(shù)據(jù)要進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）業(yè)務(wù)流程操作1.員工應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的ERP業(yè)務(wù)流程進(jìn)行操作，不得擅自更改流程或跳過(guò)必要的環(huán)節(jié)。在操作過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)流程存在不合理之處，應(yīng)及時(shí)向本部門負(fù)責(zé)人或信息管理部門反饋，以便進(jìn)行優(yōu)化。2.對(duì)于涉及多個(gè)部門的業(yè)務(wù)流程，各部門之間應(yīng)密切配合，及時(shí)溝通協(xié)調(diào)，確保流程的順暢進(jìn)行。在流程執(zhí)行過(guò)程中，應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成各項(xiàng)操作，不得延誤。3.系統(tǒng)操作過(guò)程中產(chǎn)生的各類報(bào)表和單據(jù)，應(yīng)及時(shí)打印、簽字確認(rèn)并存檔，以備后續(xù)查詢和核對(duì)。四、培訓(xùn)與支持（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.信息管理部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和員工實(shí)際需求，制定年度ERP系統(tǒng)培訓(xùn)計(jì)劃。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)包括培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)對(duì)象等詳細(xì)信息。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)知識(shí)、操作技能、業(yè)務(wù)流程以及相關(guān)管理制度等方面，確保員工能夠熟練掌握系統(tǒng)的使用方法。3.根據(jù)培訓(xùn)對(duì)象的不同層次和需求，培訓(xùn)方式可采用集中培訓(xùn)、在線培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等多種形式，以提高培訓(xùn)效果。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.按照培訓(xùn)計(jì)劃組織開展培訓(xùn)工作，確保培訓(xùn)按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。培訓(xùn)過(guò)程中，應(yīng)注重與學(xué)員的互動(dòng)交流，及時(shí)解答學(xué)員提出的問(wèn)題。2.培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)對(duì)學(xué)員進(jìn)行考核，考核方式可采用理論考試、實(shí)際操作等多種形式。對(duì)于考核合格的學(xué)員，頒發(fā)培訓(xùn)合格證書；對(duì)于考核不合格的學(xué)員，應(yīng)進(jìn)行補(bǔ)考或重新培訓(xùn)，直至合格為止。3.建立員工培訓(xùn)檔案，記錄員工參加ERP系統(tǒng)培訓(xùn)的情況，包括培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)內(nèi)容、考核成績(jī)等信息，作為員工績(jī)效考核和職業(yè)發(fā)展的參考依據(jù)。（三）技術(shù)支持1.信息管理部門設(shè)立專門的技術(shù)支持熱線或郵箱，及時(shí)解答員工在ERP系統(tǒng)使用過(guò)程中遇到的技術(shù)問(wèn)題。對(duì)于一般性問(wèn)題，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)給予回復(fù)；對(duì)于復(fù)雜問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)安排技術(shù)人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)處理。2.定期收集員工對(duì)系統(tǒng)使用的意見和建議，對(duì)系統(tǒng)存在的問(wèn)題進(jìn)行分析和總結(jié)，及時(shí)進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)。對(duì)于因系統(tǒng)故障或升級(jí)等原因影響員工正常工作的情況，應(yīng)提前發(fā)布通知，并提供相應(yīng)的解決方案和臨時(shí)替代措施。五、數(shù)據(jù)安全管理（一）數(shù)據(jù)備份1.信息管理部門應(yīng)制定完善的數(shù)據(jù)備份策略，定期對(duì)ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并分別存儲(chǔ)在不同的地理位置，以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。2.數(shù)據(jù)備份的頻率應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)的重要性和變化情況而定，對(duì)于關(guān)鍵業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，應(yīng)每天進(jìn)行備份；對(duì)于一般業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，可每周或每月進(jìn)行備份。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)測(cè)試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。（二）數(shù)據(jù)訪問(wèn)控制1.根據(jù)員工的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置不同的系統(tǒng)訪問(wèn)級(jí)別，嚴(yán)格控制對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的訪問(wèn)。未經(jīng)授權(quán)的人員不得訪問(wèn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)，嚴(yán)禁越權(quán)操作。2.對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的訪問(wèn)應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括訪問(wèn)時(shí)間、訪問(wèn)人員、訪問(wèn)內(nèi)容等信息。審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)數(shù)據(jù)訪問(wèn)記錄進(jìn)行審查，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理。3.在數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程中，應(yīng)采取加密等安全措施，確保數(shù)據(jù)的保密性和完整性。對(duì)于涉及公司機(jī)密的數(shù)據(jù)，應(yīng)按照公司的保密制度進(jìn)行特殊處理。（三）數(shù)據(jù)安全審計(jì)1.建立數(shù)據(jù)安全審計(jì)機(jī)制，定期對(duì)ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全情況進(jìn)行審計(jì)。審計(jì)內(nèi)容包括數(shù)據(jù)訪問(wèn)記錄、數(shù)據(jù)修改情況、系統(tǒng)操作日志等方面，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正潛在的數(shù)據(jù)安全問(wèn)題。2.對(duì)于審計(jì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的數(shù)據(jù)安全違規(guī)行為，應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。同時(shí)，應(yīng)針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，不斷完善數(shù)據(jù)安全管理體系。六、系統(tǒng)故障處理（一）故障報(bào)告1.員工在使用ERP系統(tǒng)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)故障或異常情況時(shí)，應(yīng)立即停止相關(guān)操作，并及時(shí)向信息管理部門報(bào)告。報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括故障發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、現(xiàn)象、影響范圍等詳細(xì)信息。2.信息管理部門接到故障報(bào)告后，應(yīng)迅速對(duì)故障情況進(jìn)行初步判斷，并根據(jù)故障的嚴(yán)重程度啟動(dòng)相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案。對(duì)于一般性故障，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)組織技術(shù)人員進(jìn)行修復(fù)；對(duì)于嚴(yán)重故障，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并協(xié)調(diào)相關(guān)資源進(jìn)行處理。（二）故障處理流程1.技術(shù)人員在接到故障處理任務(wù)后，應(yīng)迅速到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)故障進(jìn)行詳細(xì)排查和分析，確定故障原因。在處理故障過(guò)程中，應(yīng)做好詳細(xì)的記錄，包括故障現(xiàn)象、排查過(guò)程、處理方法、處理結(jié)果等信息。2.根據(jù)故障原因，采取相應(yīng)的處理措施，如進(jìn)行系統(tǒng)修復(fù)、數(shù)據(jù)恢復(fù)、調(diào)整配置等。在處理故障過(guò)程中，應(yīng)盡量減少對(duì)公司業(yè)務(wù)的影響，如無(wú)法避免，應(yīng)及時(shí)發(fā)布通知，并提供臨時(shí)替代方案。3.故障處理完成后，技術(shù)人員應(yīng)進(jìn)行全面的測(cè)試，確保系統(tǒng)恢復(fù)正常運(yùn)行。同時(shí)，對(duì)故障處理情況進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議，防止類似故障再次發(fā)生。（三）應(yīng)急演練1.信息管理部門應(yīng)定期組織ERP系統(tǒng)故障應(yīng)急演練，檢驗(yàn)和提高公司應(yīng)對(duì)系統(tǒng)故障的能力。應(yīng)急演練應(yīng)制定詳細(xì)的演練方案，明確演練目標(biāo)、內(nèi)容、步驟和參與人員等信息。2.在應(yīng)急演練過(guò)程中，各部門應(yīng)按照演練方案的要求，模擬系統(tǒng)故障場(chǎng)景，進(jìn)行應(yīng)急處理操作。演練結(jié)束后，應(yīng)對(duì)演練效果進(jìn)行評(píng)估和總結(jié)，針對(duì)演練中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)完善應(yīng)急預(yù)案和處理流程。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司設(shè)立專門的ERP系統(tǒng)使用監(jiān)督小組，定期對(duì)各部門ERP系統(tǒng)的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括系統(tǒng)操作規(guī)范執(zhí)行情況、數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)質(zhì)量、業(yè)務(wù)流程執(zhí)行情況等方面。2.監(jiān)督小組可通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)檢查、系統(tǒng)審計(jì)、數(shù)據(jù)抽查等方式進(jìn)行監(jiān)督檢查，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.將ERP系統(tǒng)的使用情況納入員工績(jī)效考核體系，對(duì)員工在系統(tǒng)操作、數(shù)據(jù)管理、流程執(zhí)行等方面的表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？?/p>