研究生學(xué)籍檔案移交清單辦法?

一、總則1.為規(guī)范我校研究生學(xué)籍檔案移交工作，確保檔案移交的準(zhǔn)確性、完整性和及時性，特制定本辦法。2.本辦法適用于我校所有研究生學(xué)籍檔案的移交工作，包括全日制研究生和非全日制研究生。二、檔案移交的責(zé)任主體1.學(xué)院（培養(yǎng)單位）：負(fù)責(zé)整理、審核本學(xué)院研究生的學(xué)籍檔案材料，確保檔案內(nèi)容真實、完整，并按照規(guī)定時間向?qū)W校檔案館或指定接收部門移交。2.學(xué)校檔案館：作為檔案接收的主要部門，負(fù)責(zé)接收、保管和管理全校研究生學(xué)籍檔案，對移交檔案進(jìn)行核查、入庫等操作。3.研究生院：統(tǒng)籌協(xié)調(diào)研究生學(xué)籍檔案移交工作，監(jiān)督各學(xué)院和相關(guān)部門按要求完成檔案移交任務(wù)，解決移交過程中出現(xiàn)的問題。三、檔案移交清單的編制要求1.清單內(nèi)容-基本信息：包括研究生姓名、性別、出生日期、民族、政治面貌、學(xué)號、專業(yè)、年級、入學(xué)時間、畢業(yè)時間等。-檔案材料清單：詳細(xì)列出每份檔案材料的名稱、份數(shù)、形成時間等信息。例如，研究生入學(xué)登記表、成績單、學(xué)位論文答辯決議書、獎懲材料等均需單獨(dú)羅列。-移交說明：注明檔案移交的原因（如畢業(yè)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)等）、移交日期、移交部門（學(xué)院名稱）、移交人姓名及聯(lián)系方式。2.格式規(guī)范-移交清單應(yīng)采用統(tǒng)一的電子表格格式制作，表格標(biāo)題為“[學(xué)院名稱]研究生學(xué)籍檔案移交清單”。-表格內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，字體統(tǒng)一為宋體、字號為小四號，行間距為1.5倍。-清單應(yīng)進(jìn)行編號，編號格式為“[年份][流水號]”，例如“2023001”。四、檔案移交流程1.學(xué)院準(zhǔn)備階段-各學(xué)院在研究生畢業(yè)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)等需要移交檔案的情況發(fā)生前，按照檔案管理要求對研究生學(xué)籍檔案進(jìn)行全面整理。-整理完成后，對照檔案移交清單編制要求，詳細(xì)填寫移交清單，確保清單內(nèi)容與檔案實際材料相符。-學(xué)院指定專人負(fù)責(zé)檔案移交工作，并對清單及檔案材料進(jìn)行審核，審核無誤后由審核人簽字并加蓋學(xué)院公章。2.移交申請-學(xué)院將編制好的檔案移交清單電子檔和紙質(zhì)檔一并報送至研究生院，同時提交檔案移交申請，說明移交檔案的研究生人數(shù)、檔案移交原因等情況。-研究生院對學(xué)院提交的申請和移交清單進(jìn)行初步審核，如發(fā)現(xiàn)問題及時反饋給學(xué)院進(jìn)行修改。3.檔案移交-經(jīng)研究生院審核通過后，學(xué)院按照約定時間將研究生學(xué)籍檔案及紙質(zhì)移交清單送至學(xué)校檔案館或指定接收部門。-檔案館或接收部門在接收檔案時，依據(jù)移交清單對檔案進(jìn)行逐一核對。核對內(nèi)容包括檔案數(shù)量、材料完整性、清單信息與檔案實際情況是否一致等。-核對過程中如發(fā)現(xiàn)檔案材料缺失或清單信息有誤，接收部門應(yīng)及時與學(xué)院移交人溝通，由學(xué)院負(fù)責(zé)補(bǔ)充或更正。4.交接確認(rèn)-檔案核對無誤后，交接雙方在紙質(zhì)移交清單上簽字并加蓋公章，完成交接手續(xù)。-學(xué)校檔案館將接收的檔案按照規(guī)定進(jìn)行整理、編目、上架保存，并將電子移交清單存檔備份。五、特殊情況處理1.檔案材料缺失-若在檔案移交過程中發(fā)現(xiàn)檔案材料缺失，學(xué)院應(yīng)及時查找原因，并盡力補(bǔ)齊缺失材料。如確實無法補(bǔ)齊，需在移交清單中注明缺失情況，并提供相關(guān)說明材料。-對于因特殊原因無法短期內(nèi)補(bǔ)齊材料的檔案，學(xué)校檔案館可先接收檔案，但學(xué)院需承諾在規(guī)定時間內(nèi)完成材料補(bǔ)充工作。2.研究生個人原因?qū)е碌臋n案問題-如因研究生個人原因造成檔案材料損壞、丟失等情況，學(xué)院應(yīng)督促研究生本人盡快采取補(bǔ)救措施，如重新開具相關(guān)證明材料等。在檔案移交時，應(yīng)在清單中詳細(xì)說明情況。3.移交過程中的爭議處理-若在檔案移交過程中，學(xué)院、檔案館或其他相關(guān)部門之間出現(xiàn)爭議，應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決。-若協(xié)商不成，可提交研究生院進(jìn)行協(xié)調(diào)處理。研究生院應(yīng)根據(jù)實際情況，依據(jù)相關(guān)規(guī)定做出公正裁決。六、監(jiān)督與檢查1.研究生院定期對研究生學(xué)籍檔案移交工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括學(xué)院檔案整理情況、移交清單編制質(zhì)量、檔案移交的及時性等。2.對在檔案移交工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)、表現(xiàn)突出的學(xué)院和個人，學(xué)校將給予表彰和獎勵；對違反本辦法規(guī)定，導(dǎo)致檔案移交工作出現(xiàn)問題的單