財務(wù)物資采購審批流程?

財務(wù)物資采購審批流程一、總則1.目的為加強本高端幼兒園財務(wù)物資采購管理，規(guī)范采購審批流程，確保采購活動的合法性、合規(guī)性、合理性和經(jīng)濟性，保障幼兒園教學及日常運營的物資需求，提高資金使用效益，特制定本流程。2.適用范圍本流程適用于幼兒園所有財務(wù)物資的采購活動，包括但不限于教學設(shè)備、辦公用品、生活用品、食品、玩具等物資的采購。3.原則-嚴格審批原則：所有物資采購必須經(jīng)過規(guī)定的審批流程，未經(jīng)審批不得進行采購。-預(yù)算控制原則：采購活動應(yīng)在預(yù)算范圍內(nèi)進行，嚴格控制采購成本，確保資金合理使用。-質(zhì)量優(yōu)先原則：在采購過程中，要充分考慮物資的質(zhì)量，確保所采購物資符合幼兒園的使用要求和安全標準。-信息透明原則：采購信息應(yīng)保持透明，包括采購需求、采購過程、采購結(jié)果等，接受相關(guān)部門和人員的監(jiān)督。二、采購需求提出1.需求部門幼兒園各班級、教學部門、后勤部門等為采購需求提出的主體。各部門應(yīng)根據(jù)教學、管理和運營的實際需要，及時提出物資采購需求。2.需求分析需求部門負責人應(yīng)對本部門的采購需求進行詳細分析，明確所需物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、使用時間等關(guān)鍵信息。同時，要考慮物資的兼容性、配套性以及與現(xiàn)有設(shè)備、設(shè)施的適配性。3.填寫采購申請表需求部門需填寫《財務(wù)物資采購申請表》，該申請表應(yīng)包含以下內(nèi)容：-申請部門：填寫需求部門的名稱。-申請人：填寫提出采購需求的人員姓名。-申請日期：填寫申請?zhí)峤坏木唧w日期。-物資名稱：詳細填寫所需采購物資的準確名稱。-規(guī)格型號：明確物資的具體規(guī)格和型號參數(shù)。-數(shù)量：注明所需采購物資的數(shù)量。-預(yù)算金額：根據(jù)市場價格預(yù)估采購該物資所需的金額。-質(zhì)量要求：說明對物資質(zhì)量的具體要求，如符合的標準、認證等。-使用時間：明確物資需要投入使用的具體時間節(jié)點。-采購原因：簡要闡述申請采購該物資的原因。三、需求部門審核1.部門負責人審核需求部門負責人收到本部門人員提交的《財務(wù)物資采購申請表》后，應(yīng)對申請表的內(nèi)容進行認真審核。審核要點包括：-需求合理性：審查采購需求是否符合本部門的工作實際和發(fā)展規(guī)劃，是否存在不必要的采購項目。-預(yù)算合規(guī)性：核實采購預(yù)算是否在本部門年度預(yù)算范圍內(nèi)，對于超出預(yù)算的采購申請，需注明原因并提出相應(yīng)的解決措施。-信息完整性：檢查申請表中各項信息是否填寫完整、準確，確保物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等關(guān)鍵信息清晰明確。審核通過后，部門負責人在申請表上簽字確認；如審核不通過，應(yīng)及時與申請人溝通，說明原因并要求其進行修改或補充完善。2.分管領(lǐng)導審批經(jīng)部門負責人審核通過的《財務(wù)物資采購申請表》，需提交至分管該部門的園領(lǐng)導進行審批。分管領(lǐng)導從幼兒園整體工作和資源配置的角度出發(fā)，對采購申請進行綜合審批。審批重點包括：-戰(zhàn)略一致性：審查采購需求是否與幼兒園的發(fā)展戰(zhàn)略和年度工作計劃相契合，是否有助于提升幼兒園的教育教學質(zhì)量和管理水平。-資源統(tǒng)籌性：考慮幼兒園內(nèi)部資源的統(tǒng)籌利用情況，避免重復采購或資源浪費。對于涉及多個部門的采購項目，要協(xié)調(diào)相關(guān)部門進行溝通和整合。-資金可行性：結(jié)合幼兒園的財務(wù)狀況和資金安排，評估采購項目的資金可行性。對于重大采購項目，需組織相關(guān)部門進行專項論證。分管領(lǐng)導審批同意后，在申請表上簽署審批意見和姓名；如不同意，應(yīng)說明理由并將申請表退回需求部門。四、財務(wù)部門審核1.預(yù)算核對財務(wù)部門收到經(jīng)需求部門和分管領(lǐng)導審批后的《財務(wù)物資采購申請表》后，首先對采購預(yù)算進行核對。財務(wù)人員需根據(jù)幼兒園年度財務(wù)預(yù)算和各部門預(yù)算執(zhí)行情況，確認該采購項目是否在預(yù)算范圍內(nèi)。如發(fā)現(xiàn)預(yù)算不足，應(yīng)及時與需求部門和分管領(lǐng)導溝通，商討解決方案，如調(diào)整預(yù)算或重新安排資金來源。2.資金安排根據(jù)采購項目的資金性質(zhì)和幼兒園的資金狀況，財務(wù)部門合理安排資金。對于需要提前預(yù)留資金或進行資金調(diào)配的采購項目，財務(wù)部門應(yīng)制定相應(yīng)的資金計劃，并確保資金按時到位。同時，財務(wù)部門要對采購項目的付款方式、付款時間等進行審核，確保符合幼兒園的財務(wù)管理制度和相關(guān)法律法規(guī)要求。3.合規(guī)性審查財務(wù)部門對采購申請的合規(guī)性進行審查，包括但不限于采購方式是否符合規(guī)定、采購合同條款是否合理合法、供應(yīng)商資質(zhì)是否符合要求等。對于不符合規(guī)定的采購申請，財務(wù)部門應(yīng)提出整改意見，要求需求部門進行修正。財務(wù)部門審核通過后，在申請表上加蓋財務(wù)專用章并由財務(wù)負責人簽字確認；審核不通過的，應(yīng)將申請表退回需求部門，并詳細說明理由。五、采購部門執(zhí)行采購1.采購方式確定采購部門根據(jù)采購項目的性質(zhì)、金額、緊急程度等因素，按照相關(guān)法律法規(guī)和幼兒園的采購管理制度，確定合適的采購方式。常見的采購方式包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價采購、單一來源采購等。-公開招標：適用于采購金額較大、具有廣泛市場競爭的項目。通過發(fā)布招標公告，邀請不特定的供應(yīng)商參與投標，以確保采購過程的公平、公正、公開。-邀請招標：對于一些技術(shù)復雜、有特定要求或受項目時間限制的采購項目，可以邀請符合條件的特定供應(yīng)商參與投標。-競爭性談判：當采購項目的需求難以明確、技術(shù)規(guī)格復雜且需要與供應(yīng)商進行充分溝通和談判時，可采用競爭性談判方式，通過與多家供應(yīng)商進行談判，確定最終的供應(yīng)商和采購價格。-詢價采購：對于采購規(guī)格標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的物資采購項目，采購部門可以向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價單，比較各供應(yīng)商的報價后選擇最優(yōu)供應(yīng)商進行采購。-單一來源采購：在特定情況下，如只能從唯一供應(yīng)商處采購、發(fā)生不可預(yù)見的緊急情況或為保證原有采購項目的一致性等，可采用單一來源采購方式，但需提供充分的理由并經(jīng)過嚴格的審批程序。2.供應(yīng)商選擇采購部門根據(jù)采購項目的要求，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫，并對供應(yīng)商進行評估和篩選。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)、交貨期等方面。-資質(zhì)審查：核實供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、相關(guān)行業(yè)許可證等資質(zhì)文件，確保供應(yīng)商具備合法經(jīng)營資格。-信譽調(diào)查：通過查詢供應(yīng)商的信用記錄、行業(yè)口碑、客戶評價等方式，了解供應(yīng)商的信譽情況，避免與有不良記錄的供應(yīng)商合作。-產(chǎn)品質(zhì)量評估：要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品樣品或相關(guān)質(zhì)量證明文件，對產(chǎn)品質(zhì)量進行檢驗和評估，確保所采購物資符合幼兒園的質(zhì)量要求。-價格比較：在保證產(chǎn)品質(zhì)量的前提下，對多家供應(yīng)商的報價進行比較，選擇價格合理的供應(yīng)商。同時，要注意價格的合理性，避免過低價格可能帶來的質(zhì)量風險。-售后服務(wù)考察：了解供應(yīng)商的售后服務(wù)能力，包括售后服務(wù)響應(yīng)時間、維修保養(yǎng)政策、退換貨政策等，確保在物資使用過程中能夠得到及時有效的售后服務(wù)支持。采購部門根據(jù)評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并與其進行商務(wù)洽談，明確采購物資的具體規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、付款方式、質(zhì)量保證等條款。3.簽訂采購合同采購部門與選定的供應(yīng)商就采購事宜達成一致后，應(yīng)簽訂正式的采購合同。采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款清晰、完整、合法。合同內(nèi)容一般包括：-合同雙方信息：詳細列出采購方（幼兒園）和供應(yīng)商的名稱、地址、聯(lián)系方式等信息。-物資描述：準確描述采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標準等內(nèi)容。-價格條款：明確采購物資的單價、總價、價格調(diào)整條件等。-交貨條款：約定物資的交貨時間、交貨地點、運輸方式等。-付款條款：規(guī)定付款方式（如支票、轉(zhuǎn)賬、匯票等）、付款時間節(jié)點、付款比例等。-質(zhì)量保證條款：明確供應(yīng)商對物資質(zhì)量應(yīng)承擔的責任和義務(wù)，以及質(zhì)量檢驗標準、質(zhì)量異議處理方式等。-違約責任條款：詳細列出雙方在違反合同約定時應(yīng)承擔的違約責任，以保障合同的順利履行。-爭議解決條款：約定雙方在履行合同過程中發(fā)生爭議時的解決方式，如協(xié)商、仲裁或訴訟等。采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)將合同副本分別送財務(wù)部門、需求部門等相關(guān)部門備案，以便各部門按照合同約定履行各自的職責。六、采購驗收1.驗收準備在物資到達交貨地點前，采購部門應(yīng)及時通知需求部門和相關(guān)驗收人員做好驗收準備工作。驗收人員應(yīng)熟悉采購合同的各項條款和物資的驗收標準，準備好必要的驗收工具和場地。2.數(shù)量驗收物資到貨后，驗收人員首先對物資的數(shù)量進行清點核對。按照采購合同和送貨清單，檢查物資的實際到貨數(shù)量是否與合同約定一致。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量短缺或多余，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通并記錄相關(guān)情況。3.質(zhì)量驗收-外觀檢查：對物資的外觀進行檢查，查看是否有損壞、變形、劃痕等缺陷。對于有包裝要求的物資，檢查包裝是否完好無損。-性能檢測：根據(jù)物資的質(zhì)量標準和技術(shù)要求，對物資的性能進行檢測。對于一些專業(yè)設(shè)備或技術(shù)含量較高的物資，可邀請專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測機構(gòu)進行檢測。-資料審查：檢查物資是否附帶相關(guān)的質(zhì)量證明文件、使用說明書、保修卡等資料，確保資料齊全完整。4.驗收報告驗收結(jié)束后，驗收人員應(yīng)填寫《財務(wù)物資采購驗收報告》，詳細記錄驗收情況。驗收報告應(yīng)包括以下內(nèi)容：-驗收日期：填寫驗收工作完成的具體日期。-驗收地點：注明驗收工作進行的地點。-物資名稱：填寫所驗收物資的名稱。-規(guī)格型號：明確物資的規(guī)格型號。-數(shù)量：記錄實際驗收的物資數(shù)量。-供應(yīng)商名稱：填寫提供物資的供應(yīng)商名稱。-驗收情況描述：詳細描述物資的數(shù)量、質(zhì)量驗收情況，包括是否符合合同要求、存在的問題及處理情況等。-驗收結(jié)論：根據(jù)驗收情況，給出明確的驗收結(jié)論，如“驗收合格”、“驗收不合格”等。驗收報告由驗收人員簽字確認后，分別送采購部門、需求部門和財務(wù)部門備案。對于驗收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商按照合同約定進行處理，如換貨、補貨、退貨等。七、付款審批與支付1.付款申請物資驗收合格后，采購部門根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫《財務(wù)物資采購付款申請表》，向財務(wù)部門提出付款申請。付款申請表應(yīng)包含以下內(nèi)容：-申請部門：填寫采購部門的名稱。-申請人：填寫提出付款申請的人員姓名。-申請日期：填寫申請?zhí)峤坏木唧w日期。-供應(yīng)商名稱：填寫收款供應(yīng)商的名稱。-采購合同編號：注明本次采購所依據(jù)的合同編號。-物資名稱：簡要填寫所采購物資的名稱。-付款金額：明確本次申請支付的金額。-付款方式：選擇擬采用的付款方式，如支票、轉(zhuǎn)賬、匯票等。-附件清單：列出隨付款申請表一并提交的相關(guān)附件，如采購合同副本、驗收報告、發(fā)票等。2.采購部門審核采購部門負責人對付款申請表進行審核，主要審核付款金額是否準確、付款方式是否符合合同約定、附件是否齊全等內(nèi)容。審核通過后，采購部門負責人在付款申請表上簽字確認。3.財務(wù)部門審核財務(wù)部門收到采購部門提交的付款申請表后，對以下內(nèi)容進行審核：-發(fā)票合規(guī)性：檢查發(fā)票的真實性、合法性、有效性，包括發(fā)票的開具內(nèi)容是否與采購合同和驗收報告一致、發(fā)票的格式是否符合稅務(wù)要求等。-合同執(zhí)行情況：核對付款金額是否符合采購合同的付款條款，是否達到合同約定的付款條件。-資金安排：根據(jù)幼兒園的資金狀況和資金計劃，確認是否有足夠的資金用于支付本次采購款項。財務(wù)部門審核通過后，在付款申請表上加蓋財務(wù)專用章并由財務(wù)負責人簽字確認；如審核不通過，應(yīng)及時與采購部門溝通，說明原因并要求其進行修正。4.園領(lǐng)導審批經(jīng)采購部門和財務(wù)部門審核通過的付款申請表，需提交至園領(lǐng)導進行最終審批。園領(lǐng)導從幼兒園整體財務(wù)狀況和資金使用的角度出發(fā)，對付款申請進行審批。審批同意后，園領(lǐng)導在付款申請表上簽署審批意見和姓名。5.付款支付財務(wù)部門根據(jù)園領(lǐng)導的審批意見，按照既定的付款方式和付款時間，辦理采購款項的支付手續(xù)。在支付過程中，財務(wù)人員要嚴格遵守財務(wù)管理制度和相關(guān)法律法規(guī)，確保支付安全、準確、及時。支付完成后，財務(wù)部門應(yīng)將付款憑證復印件送采購部門和需求部門備案。八、采購檔案管理1.檔案內(nèi)容采購檔案是記錄采購活動全過程的重要資料，應(yīng)包括以下內(nèi)容：-采購申請表：各部門提交的《財務(wù)物資采購申請表》及相關(guān)審批意見。-采購項目論證資料：對于重大采購項目，相關(guān)的可行性研究報告、專家論證意見等資料。-采購文件：包括采購公告、招標文件、投標文件、談判文件、詢價單等采購過程中形成的文件。-采購合同：與供應(yīng)商簽訂的采購合同原件及副本。-驗收報告：《財務(wù)物資采購驗收報告》及相關(guān)驗收資料。-付款憑證：采購款項支付的相關(guān)憑證復印件。-其他資料：與采購活動相關(guān)的其他重要資料，如供應(yīng)商資質(zhì)證明文件、往來函件、會議紀要等。2.檔案整理采購部門負責采購檔案的整理工作，按照采購項目的時間順序和類別，對采購檔案進行分類整理。整理過程中，要確保檔案資料的完整性和準確性，對缺失或不清晰的資料及時進行補充和完善。3.檔案保管采購部門應(yīng)指定專人負責采購檔案的保管工作，建立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設(shè)備和設(shè)施，確保檔案的安全存放。檔案保管人員要定期對檔案進行檢查和維護，防止檔案損壞、丟失或泄密。4.檔案查閱與借閱因工作需要查閱或借閱采購檔案的，應(yīng)填寫《采購檔案查閱/借閱申請表》，經(jīng)采購部門負責人和相關(guān)領(lǐng)導審批同意后，方可進行查閱或借閱。查閱或借閱人員要嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復制、轉(zhuǎn)借檔案資料，查閱或借閱完畢后應(yīng)及時歸還檔案。九、監(jiān)督與評估1.內(nèi)部監(jiān)