財(cái)務(wù)物資采購(gòu)比價(jià)制度?

財(cái)務(wù)物資采購(gòu)比價(jià)制度一、總則1.目的：為加強(qiáng)本幼兒園財(cái)務(wù)物資采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，降低采購(gòu)成本，提高資金使用效益，保證采購(gòu)物資的質(zhì)量和供應(yīng)及時(shí)性，特制定本制度。2.適用范圍：本制度適用于幼兒園所有財(cái)務(wù)物資的采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于教學(xué)用品、辦公用品、食品、設(shè)備設(shè)施、維修材料等。3.原則-公平、公正、公開(kāi)原則：采購(gòu)比價(jià)過(guò)程應(yīng)保持公平、公正、公開(kāi)，確保所有符合條件的供應(yīng)商都有機(jī)會(huì)參與競(jìng)爭(zhēng)。-質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：在保證物資質(zhì)量符合幼兒園需求的前提下，進(jìn)行價(jià)格比較和選擇。-效益原則：通過(guò)合理的比價(jià)和采購(gòu)決策，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)成本的有效控制，提高資金使用效益。-誠(chéng)實(shí)守信原則：采購(gòu)人員和供應(yīng)商應(yīng)遵循誠(chéng)實(shí)守信原則，確保采購(gòu)活動(dòng)的合法性和真實(shí)性。二、職責(zé)分工1.采購(gòu)部門(mén)-負(fù)責(zé)制定采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)各部門(mén)需求匯總并審核采購(gòu)申請(qǐng)。-收集、整理和更新供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。-組織實(shí)施采購(gòu)比價(jià)活動(dòng)，與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)洽談，確定采購(gòu)價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。-簽訂采購(gòu)合同，跟蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。-負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的驗(yàn)收工作，確保物資的數(shù)量、質(zhì)量和規(guī)格符合要求。2.財(cái)務(wù)部門(mén)-參與采購(gòu)計(jì)劃的審核，對(duì)采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行控制和監(jiān)督。-對(duì)采購(gòu)比價(jià)過(guò)程進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督，審核采購(gòu)價(jià)格的合理性。-負(fù)責(zé)采購(gòu)資金的籌集和支付，審核采購(gòu)發(fā)票、合同等相關(guān)憑證，確保付款符合財(cái)務(wù)規(guī)定。-定期對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行分析和評(píng)估，為采購(gòu)決策提供財(cái)務(wù)建議。3.使用部門(mén)-負(fù)責(zé)提出物資采購(gòu)申請(qǐng)，明確物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求等。-參與采購(gòu)物資的驗(yàn)收工作，對(duì)物資的適用性和質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)。-協(xié)助采購(gòu)部門(mén)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)，提供使用過(guò)程中的反饋意見(jiàn)。4.審計(jì)部門(mén)（如有）-對(duì)采購(gòu)比價(jià)制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)活動(dòng)是否符合規(guī)定程序。-對(duì)重大采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，審查采購(gòu)合同的簽訂、執(zhí)行和結(jié)算情況。-對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理，提出改進(jìn)建議和措施。三、采購(gòu)計(jì)劃管理1.采購(gòu)申請(qǐng)-各使用部門(mén)應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，提前填寫(xiě)《物資采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。-《物資采購(gòu)申請(qǐng)表》需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部門(mén)。2.采購(gòu)計(jì)劃編制-采購(gòu)部門(mén)收到各使用部門(mén)的采購(gòu)申請(qǐng)后，進(jìn)行匯總和審核。結(jié)合庫(kù)存情況、資金預(yù)算等因素，編制年度、季度和月度采購(gòu)計(jì)劃。-采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、預(yù)算金額等內(nèi)容，并報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整-如因工作需要對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，使用部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)表》，說(shuō)明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交采購(gòu)部門(mén)。-采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審批后的調(diào)整申請(qǐng)，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，并重新安排采購(gòu)工作。四、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇-采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括供應(yīng)商的基本情況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。-對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，建立供應(yīng)商候選名單。采購(gòu)部門(mén)可組織相關(guān)人員對(duì)候選供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理體系等情況。-采購(gòu)部門(mén)應(yīng)要求候選供應(yīng)商提供樣品、產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、資質(zhì)證明等資料，進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和評(píng)估。經(jīng)評(píng)估合格的供應(yīng)商，可納入合格供應(yīng)商名錄。2.供應(yīng)商評(píng)估-采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期（至少每年一次）對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。-各使用部門(mén)應(yīng)根據(jù)物資使用情況，對(duì)供應(yīng)商的表現(xiàn)提供反饋意見(jiàn)。采購(gòu)部門(mén)綜合各方反饋，填寫(xiě)《供應(yīng)商評(píng)估表》，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)分。-根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可增加采購(gòu)份額或建立長(zhǎng)期合作關(guān)系；對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，可要求其限期整改，整改仍不合格的，從合格供應(yīng)商名錄中刪除。3.供應(yīng)商檔案管理-采購(gòu)部門(mén)應(yīng)為每個(gè)合格供應(yīng)商建立檔案，檔案內(nèi)容包括供應(yīng)商基本信息、營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、資質(zhì)證書(shū)、產(chǎn)品目錄、報(bào)價(jià)單、采購(gòu)合同、評(píng)估記錄等。-對(duì)供應(yīng)商檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)更新供應(yīng)商信息和相關(guān)資料，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。五、采購(gòu)比價(jià)流程1.詢價(jià)-采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，向至少三家合格供應(yīng)商發(fā)出《詢價(jià)函》，明確物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等信息，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供報(bào)價(jià)。-供應(yīng)商應(yīng)將報(bào)價(jià)以書(shū)面形式（加蓋公章）或電子郵件等方式回復(fù)采購(gòu)部門(mén)。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)整理和記錄供應(yīng)商的報(bào)價(jià)信息。2.比價(jià)-采購(gòu)部門(mén)收到供應(yīng)商報(bào)價(jià)后，對(duì)各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較分析。比價(jià)時(shí)應(yīng)綜合考慮物資價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素，不僅僅局限于價(jià)格因素。-對(duì)于價(jià)格差異較大的報(bào)價(jià)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，了解價(jià)格差異的原因。必要時(shí)，可要求供應(yīng)商進(jìn)行二次報(bào)價(jià)或提供詳細(xì)的成本分析報(bào)告。3.議價(jià)-采購(gòu)部門(mén)根據(jù)比價(jià)結(jié)果，選擇報(bào)價(jià)合理、綜合條件較好的供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)。議價(jià)過(guò)程中，采購(gòu)人員應(yīng)充分了解市場(chǎng)行情和供應(yīng)商成本結(jié)構(gòu)，爭(zhēng)取更優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格和條款。-議價(jià)結(jié)束后，采購(gòu)人員應(yīng)整理議價(jià)結(jié)果，形成《采購(gòu)議價(jià)記錄》，記錄議價(jià)過(guò)程、達(dá)成的價(jià)格和其他條款等信息。4.確定供應(yīng)商-采購(gòu)部門(mén)根據(jù)比價(jià)和議價(jià)結(jié)果，提出擬選擇的供應(yīng)商建議，填寫(xiě)《采購(gòu)供應(yīng)商選擇審批表》，詳細(xì)說(shuō)明各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)等情況。-《采購(gòu)供應(yīng)商選擇審批表》需經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、主管領(lǐng)導(dǎo)等相關(guān)人員審批。審批通過(guò)后，確定最終供應(yīng)商。六、采購(gòu)合同管理1.合同起草-確定供應(yīng)商后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)采購(gòu)談判結(jié)果，起草采購(gòu)合同。合同內(nèi)容應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、售后服務(wù)、違約責(zé)任等條款。-采購(gòu)合同應(yīng)使用規(guī)范的合同文本，確保合同條款清晰、準(zhǔn)確、完整，避免出現(xiàn)模糊不清或易引起歧義的表述。2.合同審核-采購(gòu)合同起草完成后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)將合同文本提交給財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)（如有）等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核。-財(cái)務(wù)部門(mén)重點(diǎn)審核合同的付款方式、價(jià)格條款、資金預(yù)算等內(nèi)容；法務(wù)部門(mén)重點(diǎn)審核合同的法律條款、違約責(zé)任等內(nèi)容，確保合同的合法性和有效性。-相關(guān)部門(mén)審核通過(guò)后，在合同文本上簽署審核意見(jiàn)。采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)合同進(jìn)行修改完善。3.合同簽訂-采購(gòu)合同經(jīng)審核無(wú)誤后，由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人或授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。簽訂合同前，應(yīng)確保雙方簽字蓋章手續(xù)齊全。-采購(gòu)合同一式多份，采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、使用部門(mén)、供應(yīng)商等各執(zhí)一份。合同簽訂后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門(mén)，以便于各方執(zhí)行和監(jiān)督。4.合同執(zhí)行與跟蹤-采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的執(zhí)行和跟蹤，確保供應(yīng)商按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求交付物資。-在合同執(zhí)行過(guò)程中，如出現(xiàn)供應(yīng)商未能按時(shí)交貨、物資質(zhì)量不符合要求等問(wèn)題，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取措施解決問(wèn)題。如問(wèn)題嚴(yán)重影響采購(gòu)任務(wù)的完成，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。5.合同變更與終止-如因特殊原因需要對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行變更或終止，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂書(shū)面的合同變更協(xié)議或終止協(xié)議。-合同變更或終止協(xié)議應(yīng)明確變更或終止的原因、內(nèi)容、時(shí)間等條款，并按照合同簽訂的審批程序進(jìn)行審批。七、采購(gòu)物資驗(yàn)收管理1.驗(yàn)收準(zhǔn)備-采購(gòu)部門(mén)在收到供應(yīng)商的發(fā)貨通知后，應(yīng)及時(shí)通知使用部門(mén)和質(zhì)量檢驗(yàn)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。-使用部門(mén)和質(zhì)量檢驗(yàn)人員應(yīng)熟悉采購(gòu)合同中規(guī)定的物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求，準(zhǔn)備好相應(yīng)的驗(yàn)收工具和場(chǎng)地。2.驗(yàn)收程序-物資到貨后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)首先核對(duì)物資的外包裝、標(biāo)識(shí)等是否完好，與送貨單上的信息是否一致。-質(zhì)量檢驗(yàn)人員按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資進(jìn)行檢驗(yàn)，包括外觀檢查、性能測(cè)試、尺寸測(cè)量等。對(duì)于需要進(jìn)行專業(yè)檢測(cè)的物資，應(yīng)委托有資質(zhì)的檢測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測(cè)。-使用部門(mén)對(duì)物資的適用性進(jìn)行確認(rèn)，檢查物資是否符合實(shí)際使用需求。-驗(yàn)收過(guò)程中，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫(xiě)《物資驗(yàn)收單》，詳細(xì)記錄物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、驗(yàn)收情況等信息。如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問(wèn)題或數(shù)量短缺等情況，應(yīng)在驗(yàn)收單上注明，并及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)和供應(yīng)商。3.驗(yàn)收結(jié)果處理-經(jīng)檢驗(yàn)合格的物資，驗(yàn)收人員在《物資驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)后，辦理入庫(kù)手續(xù)。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照規(guī)定對(duì)物資進(jìn)行妥善保管。-對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其采取換貨、補(bǔ)貨、降價(jià)等措施進(jìn)行處理。如供應(yīng)商未能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)解決問(wèn)題，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同約定追究其違約責(zé)任。八、采購(gòu)付款管理1.付款申請(qǐng)-采購(gòu)物資驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收單，填寫(xiě)《采購(gòu)付款申請(qǐng)表》，注明供應(yīng)商名稱、采購(gòu)合同編號(hào)、物資名稱、數(shù)量、金額、付款方式等信息。-《采購(gòu)付款申請(qǐng)表》需附上采購(gòu)合同副本、發(fā)票、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證，經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。2.付款審核-財(cái)務(wù)部門(mén)收到《采購(gòu)付款申請(qǐng)表》及相關(guān)憑證后，對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性，合同條款與付款申請(qǐng)的一致性，資金預(yù)算的執(zhí)行情況等。-財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，在《采購(gòu)付款申請(qǐng)表》上簽署審核意見(jiàn)，并報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)幼兒園資金狀況和工作需要進(jìn)行審批。3.付款執(zhí)行-經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)按照審批意見(jiàn)和合同約定的付款方式進(jìn)行付款。付款過(guò)程應(yīng)嚴(yán)格遵守財(cái)務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)，確保資金安全。-財(cái)務(wù)部門(mén)完成付款后，應(yīng)及時(shí)登記相關(guān)賬目，更新財(cái)務(wù)記錄。九、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督-采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)比價(jià)制度的執(zhí)行情況進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。-財(cái)務(wù)部門(mén)和審計(jì)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的日常監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)、采購(gòu)價(jià)格是否合理、采購(gòu)合同是否有效執(zhí)行等。-幼兒園管理層應(yīng)定期聽(tīng)取采購(gòu)部門(mén)關(guān)于采購(gòu)工作的匯報(bào)，了解采購(gòu)比價(jià)制度的執(zhí)行效果，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改要求。2.投訴處理-建立投訴舉報(bào)機(jī)制，鼓勵(lì)幼兒園內(nèi)部員工、供應(yīng)商和其他相關(guān)方對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的違規(guī)行為進(jìn)行投訴舉報(bào)。-設(shè)立專門(mén)的投訴舉報(bào)渠道，如投訴電話、電子郵箱等，并向社會(huì)公布。對(duì)投訴舉報(bào)信息應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄和保密處理。-收到投訴舉報(bào)后，由審計(jì)部門(mén)（或指定的專門(mén)機(jī)構(gòu)）進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。如經(jīng)查實(shí)存在違規(guī)行為，應(yīng)依法依規(guī)嚴(yán)肅處理，并及時(shí)向投訴舉報(bào)人反饋處理結(jié)果。3.違規(guī)處理-對(duì)在采購(gòu)比價(jià)過(guò)程中違反本制度的采購(gòu)人員和相關(guān)工作人員，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款、辭退等處分；構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。-對(duì)違規(guī)的供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)視情況采取警告、暫停合作、取消合格供應(yīng)商資格等措施，并依法追究其法律責(zé)任。十、培訓(xùn)與宣傳1.培訓(xùn)-采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期組織對(duì)采購(gòu)人員和相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括采購(gòu)比價(jià)制度、