行政辦公用品領(lǐng)用管理制度

行政辦公用品領(lǐng)用管理制度一、總則1.目的：為加強(qiáng)本賓館行政辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的領(lǐng)用流程，合理控制辦公用品的使用成本，提高辦公用品的使用效率，確保各項(xiàng)工作的正常開(kāi)展，特制定本制度。2.適用范圍：本制度適用于賓館內(nèi)所有部門(mén)及員工對(duì)行政辦公用品的領(lǐng)用管理。3.管理原則：遵循“按需領(lǐng)用、節(jié)約使用、規(guī)范管理”的原則，杜絕浪費(fèi)和不合理使用辦公用品的現(xiàn)象。二、辦公用品的分類1.消耗品-書(shū)寫(xiě)工具類：如各類中性筆、圓珠筆、鉛筆、記號(hào)筆、白板筆等。-紙張本冊(cè)類：包括復(fù)印紙、打印紙、便簽紙、筆記本、文件紙、傳真紙等。-日常辦公用品：膠水、膠棒、訂書(shū)釘、回形針、大頭針、橡皮、涂改液、計(jì)算器、電池等。2.耐用辦公用品-辦公設(shè)備類：訂書(shū)機(jī)、打孔機(jī)、文件夾、文件盒、檔案袋、筆筒、剪刀、美工刀、切紙刀、直尺、長(zhǎng)尾夾、票據(jù)夾等。-電子設(shè)備類：如U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)、鼠標(biāo)、鍵盤(pán)等。三、辦公用品的采購(gòu)與庫(kù)存管理1.采購(gòu)流程-由行政部門(mén)根據(jù)各部門(mén)提交的辦公用品需求計(jì)劃，結(jié)合庫(kù)存情況，制定月度或季度辦公用品采購(gòu)計(jì)劃。-行政部門(mén)負(fù)責(zé)選擇合格的供應(yīng)商，通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)、比價(jià)等方式確定采購(gòu)價(jià)格和供應(yīng)商，并簽訂采購(gòu)合同。-采購(gòu)人員按照采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu)，確保所采購(gòu)的辦公用品質(zhì)量符合要求，數(shù)量準(zhǔn)確，價(jià)格合理。2.驗(yàn)收與入庫(kù)-辦公用品到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知倉(cāng)庫(kù)管理人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括辦公用品的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等方面。-倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)送貨單與采購(gòu)訂單的一致性，對(duì)驗(yàn)收合格的辦公用品辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)入庫(kù)單，并將入庫(kù)單的一聯(lián)交采購(gòu)人員，一聯(lián)留存?zhèn)}庫(kù)記賬。-對(duì)于驗(yàn)收不合格的辦公用品，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，辦理退換貨手續(xù)。3.庫(kù)存管理-倉(cāng)庫(kù)應(yīng)建立完善的庫(kù)存管理制度，對(duì)辦公用品進(jìn)行分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。-倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存辦公用品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，每月至少盤(pán)點(diǎn)一次，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。-根據(jù)辦公用品的使用情況和采購(gòu)周期，設(shè)定合理的安全庫(kù)存。當(dāng)庫(kù)存低于安全庫(kù)存時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)通知行政部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)貨。四、辦公用品的領(lǐng)用流程1.領(lǐng)用申請(qǐng)-員工因工作需要領(lǐng)用辦公用品時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用日期、部門(mén)、姓名、辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并簡(jiǎn)要說(shuō)明領(lǐng)用用途。-一般性辦公用品的領(lǐng)用申請(qǐng)，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于價(jià)值較高或用量較大的辦公用品（如高檔筆記本電腦、打印機(jī)硒鼓等），需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.領(lǐng)用審批-部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需求，對(duì)員工的領(lǐng)用申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括領(lǐng)用的必要性、數(shù)量的合理性等。如認(rèn)為領(lǐng)用申請(qǐng)不合理，應(yīng)與員工溝通并說(shuō)明原因，調(diào)整領(lǐng)用申請(qǐng)。-分管領(lǐng)導(dǎo)在審批重要辦公用品領(lǐng)用時(shí)，應(yīng)綜合考慮賓館的整體資源配置和成本控制情況，確保領(lǐng)用申請(qǐng)符合賓館的相關(guān)規(guī)定和實(shí)際工作需要。3.領(lǐng)用發(fā)放-員工將審批通過(guò)的《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》提交至倉(cāng)庫(kù)管理人員處。倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)申請(qǐng)表上的信息，在庫(kù)存中進(jìn)行查找和發(fā)放，并在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。-對(duì)于新入職員工，行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)崗位配置標(biāo)準(zhǔn)，為其一次性發(fā)放基本的辦公用品，如辦公桌椅、電腦、文具等。新員工在領(lǐng)用辦公用品時(shí)，也需填寫(xiě)《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取。-倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)建立《辦公用品領(lǐng)用臺(tái)賬》，詳細(xì)記錄辦公用品的領(lǐng)用日期、部門(mén)、姓名、名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，以便查詢和統(tǒng)計(jì)分析。五、耐用辦公用品的管理1.登記與編號(hào)-對(duì)于耐用辦公用品，在采購(gòu)入庫(kù)后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)進(jìn)行逐一登記，并為每件耐用辦公用品編制唯一的編號(hào)。編號(hào)應(yīng)清晰標(biāo)注在辦公用品上，便于識(shí)別和管理。-同時(shí)，在《耐用辦公用品登記臺(tái)賬》中詳細(xì)記錄耐用辦公用品的編號(hào)、名稱、規(guī)格、型號(hào)、采購(gòu)日期、供應(yīng)商、領(lǐng)用部門(mén)、領(lǐng)用人員等信息。2.使用與保管責(zé)任-耐用辦公用品領(lǐng)用后，使用人員即為該用品的保管責(zé)任人，負(fù)責(zé)其日常的使用、維護(hù)和保管工作。保管責(zé)任人應(yīng)妥善使用耐用辦公用品，避免因人為原因造成損壞或丟失。-如果耐用辦公用品在使用過(guò)程中出現(xiàn)故障或損壞，保管責(zé)任人應(yīng)及時(shí)向行政部門(mén)報(bào)告，由行政部門(mén)安排維修或處理。對(duì)于因人為原因造成損壞的耐用辦公用品，如能修復(fù)，由保管責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的維修費(fèi)用；如無(wú)法修復(fù)或丟失，保管責(zé)任人應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行賠償。3.移交與報(bào)廢處理-員工離職或崗位變動(dòng)時(shí)，應(yīng)將所領(lǐng)用的耐用辦公用品移交至部門(mén)指定的人員，并辦理移交手續(xù)。移交內(nèi)容包括耐用辦公用品的實(shí)物、相關(guān)配件及使用說(shuō)明書(shū)等。-對(duì)于已無(wú)法正常使用且無(wú)維修價(jià)值的耐用辦公用品，由保管責(zé)任人填寫(xiě)《耐用辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)行政部門(mén)審批。行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)報(bào)廢的耐用辦公用品進(jìn)行集中處理，如回收、捐贈(zèng)或變賣等，并做好相關(guān)記錄。六、監(jiān)督與檢查1.定期檢查-行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)辦公用品的領(lǐng)用和使用情況進(jìn)行檢查，檢查周期為每季度一次。檢查內(nèi)容包括辦公用品的領(lǐng)用是否符合規(guī)定流程、使用是否合理、庫(kù)存管理是否規(guī)范等方面。-在檢查過(guò)程中，行政部門(mén)應(yīng)查閱《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》《辦公用品領(lǐng)用臺(tái)賬》《耐用辦公用品登記臺(tái)賬》等相關(guān)記錄，并實(shí)地查看辦公用品的使用和存放情況。2.違規(guī)處理-如發(fā)現(xiàn)有違反本制度規(guī)定的行為，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并視情節(jié)輕重對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育或處罰。處罰措施包括警告、罰款、扣減績(jī)效分?jǐn)?shù)等。-對(duì)于浪費(fèi)辦公用品、私自挪用或變賣辦公用品等行為，一經(jīng)查實(shí)，將嚴(yán)肅處理，并追回相關(guān)損失。情節(jié)嚴(yán)重的，將按照賓館的相關(guān)規(guī)定解除勞動(dòng)合同，并依法追究法律責(zé)任。七、費(fèi)用核算與控制1.費(fèi)用核算-財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)《辦公用品領(lǐng)用臺(tái)賬》及相關(guān)采購(gòu)發(fā)票，對(duì)各部門(mén)的辦公用品費(fèi)用進(jìn)行核算，將費(fèi)用明細(xì)分?jǐn)偟礁鱾€(gè)部門(mén)。核算內(nèi)容包括辦公用品的采購(gòu)成本、運(yùn)輸費(fèi)用、倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用等。-每月末，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)編制《辦公用品費(fèi)用報(bào)表》，向各部門(mén)通報(bào)本部門(mén)當(dāng)月的辦公用品費(fèi)用支出情況，以便各部門(mén)了解費(fèi)用使用情況，加強(qiáng)成本控制意識(shí)。2.費(fèi)用控制-各部門(mén)應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需求，合理控制辦公用品的領(lǐng)用數(shù)量和費(fèi)用支出。行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)的辦公用品費(fèi)用進(jìn)行分析，對(duì)于費(fèi)用增長(zhǎng)過(guò)快或超出預(yù)算的部門(mén)，應(yīng)及時(shí)與其溝通，查找原因，并提出改進(jìn)措施。-賓館將辦公用品費(fèi)用納入部門(mén)績(jī)效考核指標(biāo)體系，對(duì)辦公用品費(fèi)用控制較好的部門(mén)給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)費(fèi)用超支嚴(yán)重的部門(mén)進(jìn)行相應(yīng)的處罰。通過(guò)績(jī)效考核的方式，激勵(lì)各部門(mén)積極參與辦公用品費(fèi)用的控制工作。八、培訓(xùn)與宣貫1.培訓(xùn)計(jì)劃-行政部門(mén)應(yīng)制定《辦公用品管理制度培訓(xùn)計(jì)劃》，定期組織新員工和各部門(mén)相關(guān)人員進(jìn)行辦公用品管理制度的培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括制度的詳細(xì)條款、領(lǐng)用流程、庫(kù)存管理、費(fèi)用核算等方面。-培訓(xùn)方式可采用集中授課、線上學(xué)習(xí)、現(xiàn)場(chǎng)演示等多種形式，確保培訓(xùn)效果。培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)組織培訓(xùn)考核，考核成績(jī)將作為員工績(jī)效評(píng)估的參考依據(jù)之一。2.宣貫措施-除了組織培訓(xùn)外，行政部門(mén)還應(yīng)通過(guò)多種渠道對(duì)辦公用品管理制度進(jìn)行宣貫。如在賓館內(nèi)部宣傳欄張貼制度要點(diǎn)、在辦公區(qū)域懸掛宣傳標(biāo)語(yǔ)、通過(guò)內(nèi)部郵件發(fā)送制度解讀等方式，提高員工對(duì)制度的知曉度和理解度。-各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)在部門(mén)內(nèi)部會(huì)議上對(duì)辦公用品管理制度進(jìn)行傳達(dá)和強(qiáng)調(diào)，確保每位員工都能熟悉制度要求，并在日常工作中自覺(jué)遵守。九、附則1.制度修訂-本制度將根據(jù)賓館的實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況、行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)以及國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的變化進(jìn)行適時(shí)修訂和完善。制度修訂