某小學(xué)檔案庫房管理細則?

某小學(xué)檔案庫房管理細則一、總則1.為加強學(xué)校檔案庫房管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)檔案管理規(guī)定，結(jié)合本校實際情況，特制定本細則。2.檔案庫房是學(xué)校保存各類檔案的重要場所，應(yīng)遵循科學(xué)、規(guī)范、安全的管理原則。二、檔案庫房設(shè)施與環(huán)境1.庫房選址與布局-檔案庫房應(yīng)選擇在地勢較高、干燥、通風良好的位置，避免靠近水源、火源及易受自然災(zāi)害影響的區(qū)域。-庫房內(nèi)部布局應(yīng)合理，劃分出檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等不同功能區(qū)域，并有明顯的標識。2.基本設(shè)施配備-配備堅固耐用的檔案架、檔案柜等存儲設(shè)備，根據(jù)檔案類別和數(shù)量合理規(guī)劃存儲空間。-安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防光等設(shè)施設(shè)備。如配備滅火器、煙霧報警器；安裝防盜門、監(jiān)控攝像頭；設(shè)置除濕機、空調(diào)調(diào)節(jié)溫濕度；放置防蟲藥品；安裝遮光窗簾等。-配備必要的清潔工具，保持庫房環(huán)境整潔。3.溫濕度控制-檔案庫房的溫度應(yīng)控制在14℃-24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%-60%之間。-每天定時記錄溫濕度數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)溫濕度超出規(guī)定范圍時，應(yīng)及時采取調(diào)節(jié)措施。三、檔案入庫管理1.歸檔要求-各部門應(yīng)按照學(xué)校檔案管理制度的規(guī)定，定期將應(yīng)歸檔的文件、資料整理好，移交至檔案庫房。-歸檔的檔案應(yīng)齊全、完整，分類準確，編號規(guī)范，裝訂整齊，并編制詳細的歸檔目錄。2.入庫驗收-檔案管理人員對移交的檔案進行認真驗收，檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性以及歸檔目錄的準確性。-驗收合格后，檔案管理人員與移交人員在歸檔清單上簽字確認，完成檔案交接手續(xù)。3.上架存放-檔案入庫后，應(yīng)按照分類方案和編號順序，依次上架存放，確保排列整齊，便于查找和管理。-對不同保管期限、密級的檔案應(yīng)分別存放，并設(shè)置明顯標識。四、檔案保管與維護1.日常巡查-檔案管理人員應(yīng)每天對檔案庫房進行巡查，檢查庫房設(shè)施設(shè)備運行情況、檔案存放狀況以及溫濕度等環(huán)境條件。-巡查過程中如發(fā)現(xiàn)異常情況，如檔案損壞、設(shè)施設(shè)備故障等，應(yīng)及時記錄并采取相應(yīng)的處理措施。2.定期盤點-每學(xué)期對檔案進行一次全面盤點，核對檔案數(shù)量、編號等信息，確保賬物相符。-盤點結(jié)束后，編制盤點報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時整改。3.檔案修復(fù)與保護-對破損、褪色的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)和搶救。修復(fù)工作應(yīng)遵循檔案保護技術(shù)規(guī)范，確保檔案內(nèi)容的完整性和可讀性。-定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)有蟲害、霉變等情況，應(yīng)立即采取相應(yīng)的防治措施。五、檔案查閱與借閱管理1.查閱制度-校內(nèi)人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案庫房查閱。-查閱檔案應(yīng)在指定的查閱區(qū)域進行，不得擅自將檔案帶出庫房。查閱過程中應(yīng)愛護檔案，不得涂改、圈劃、批注、污損檔案。-檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱過程，確保檔案安全。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下，將檔案歸還原位。2.借閱制度-校內(nèi)人員因特殊工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人和學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準后，方可辦理借閱手續(xù)。-檔案借閱期限一般不超過兩周，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。-借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上進行任何標記或涂改。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案。檔案管理人員對歸還的檔案進行認真檢查，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。-校外單位或個人查閱、借閱學(xué)校檔案，應(yīng)持單位介紹信，并經(jīng)學(xué)校校長批準后，按照校內(nèi)查閱、借閱的相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。六、檔案保密管理1.保密制度-檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和學(xué)校的保密制度，保守檔案機密。-對涉及國家機密、學(xué)校商業(yè)秘密以及個人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取嚴格的保密措施，限制查閱和借閱范圍。-檔案庫房應(yīng)設(shè)置明顯的保密標識，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。2.密級管理-按照檔案的密級，對檔案進行分類管理。不同密級的檔案應(yīng)分別存放，并采取相應(yīng)的保密措施。-查閱、借閱密級檔案，應(yīng)嚴格履行審批手續(xù)，審批權(quán)限根據(jù)檔案密級確定。查閱、借閱過程中，應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。七、檔案數(shù)字化管理1.數(shù)字化工作要求-積極推進檔案數(shù)字化建設(shè)，逐步將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，提高檔案管理效率和利用水平。-檔案數(shù)字化過程應(yīng)嚴格按照相關(guān)技術(shù)標準和規(guī)范進行操作，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全性。2.電子檔案管理-建立電子檔案存儲系統(tǒng)，對數(shù)字化檔案進行分類存儲和備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。-電子檔案的查閱、借閱應(yīng)遵循與紙質(zhì)檔案相同的審批流程和管理制度。同時，應(yīng)采取有效的技術(shù)手段，防止電子檔案被非法復(fù)制、篡改和傳播。八、檔案銷毀管理1.銷毀鑒定-定期對檔案進行鑒定，確定檔案的存毀價值。對保管期限已滿、失去保存價值的檔案，應(yīng)及時進行銷毀處理。-成立檔案銷毀鑒定小組，由學(xué)校相關(guān)部門負責人和檔案管理人員組成，負責對擬銷毀檔案進行鑒定和審核。2.銷毀程序-檔案銷毀鑒定小組提出檔案銷毀意見后，編制《檔案銷毀清冊》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、形成時間等信息。-《檔案銷毀清冊》經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報上級主管部