某小學(xué)行政文件保管制度?

某小學(xué)行政文件保管制度一、總則1.為加強(qiáng)學(xué)校行政文件的科學(xué)管理，確保文件的完整性、安全性和有效利用，特制定本制度。2.本制度適用于學(xué)校各部門形成和接收的各類行政文件的保管工作。二、保管職責(zé)分工1.學(xué)校辦公室：作為行政文件保管的主要負(fù)責(zé)部門，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全校行政文件的收集、整理、歸檔和保管工作。配備專門的文件保管人員，負(fù)責(zé)日常文件保管事務(wù)。2.各部門：負(fù)責(zé)本部門行政文件的初步整理和移交工作，確保文件的齊全、準(zhǔn)確，并按照規(guī)定時(shí)間向?qū)W校辦公室移交。三、文件收集與整理1.文件收集范圍-上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與學(xué)校行政管理相關(guān)的各類文件、通知、指示等。-學(xué)校制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示報(bào)告等。-學(xué)校與其他單位或部門往來的公函、協(xié)議、合同等文件。-學(xué)校內(nèi)部各部門之間產(chǎn)生的重要行政文件。2.文件收集要求-各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件收集工作，確保文件及時(shí)收集，避免文件丟失或遺漏。-收集的文件應(yīng)保持齊全、完整，包括文件的正文、附件、領(lǐng)導(dǎo)批示等。3.文件整理-學(xué)校辦公室在接收各部門移交的文件后，應(yīng)按照文件的來源、時(shí)間、主題等進(jìn)行分類整理。-對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，建立文件目錄清單，便于查詢和管理。四、文件歸檔1.歸檔時(shí)間-各部門應(yīng)在每年[具體日期]前，將上一年度整理好的行政文件移交至學(xué)校辦公室。-學(xué)校辦公室應(yīng)在接收文件后的[具體時(shí)間]內(nèi)完成歸檔工作。2.歸檔方式-采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行歸檔。紙質(zhì)文件應(yīng)裝訂成冊(cè)，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明文件類別、年份、保管期限等信息。-電子文件應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)格式和命名規(guī)則，存儲(chǔ)在學(xué)校專門的文件服務(wù)器或存儲(chǔ)介質(zhì)上，并建立相應(yīng)的索引目錄。五、文件保管1.保管環(huán)境-設(shè)立專門的文件保管室，保持室內(nèi)整潔、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。-配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保文件的安全。2.保管期限-根據(jù)文件的重要性和性質(zhì)，確定不同的保管期限，一般分為短期（1-3年）、中期（3-5年）、長期（5年以上）。-具體保管期限參照國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定執(zhí)行，同時(shí)結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況進(jìn)行確定。3.定期檢查-文件保管人員應(yīng)定期對(duì)保管的文件進(jìn)行檢查，每月至少進(jìn)行一次自查，每季度進(jìn)行一次全面檢查。-檢查內(nèi)容包括文件的完整性、存儲(chǔ)介質(zhì)的狀況、保管環(huán)境等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。六、文件借閱與查閱1.借閱與查閱申請(qǐng)-校內(nèi)人員因工作需要借閱或查閱行政文件，應(yīng)填寫《行政文件借閱/查閱申請(qǐng)表》，注明借閱/查閱文件的名稱、編號(hào)、用途、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。-涉及重要或機(jī)密文件的借閱，還需經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。2.借閱與查閱規(guī)定-借閱文件應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還，一般借閱期限不超過[具體天數(shù)]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。-查閱文件應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將文件帶出保管室。查閱過程中應(yīng)愛護(hù)文件，不得在文件上涂改、圈劃、批注或損壞。-未經(jīng)許可，借閱或查閱人員不得擅自復(fù)制、傳播文件內(nèi)容。七、文件銷毀1.銷毀鑒定-定期對(duì)已到保管期限的文件進(jìn)行鑒定，由學(xué)校辦公室牽頭，會(huì)同相關(guān)部門組成鑒定小組，對(duì)文件的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。-經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的文件，填寫《行政文件銷毀清單》，報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.銷毀方式-紙質(zhì)文件應(yīng)采用粉碎或焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保文件內(nèi)容無法恢復(fù)。-電子文件應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除或物理銷毀存儲(chǔ)介質(zhì)等方式進(jìn)行銷毀。-銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并做好記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀文件的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等。八、責(zé)任追究1.對(duì)違反本制度，導(dǎo)致行政文件丟失、損壞、泄露等情況的部門或個(gè)人，學(xué)校將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處理。2.因故意或重大過失造成嚴(yán)重后果的，依