律師事務所業(yè)務外包風險管理流程再造規(guī)定

一、總則1.目的：為加強本律師事務所業(yè)務外包風險管理，優(yōu)化業(yè)務流程，提高運營效率與質量，保障事務所穩(wěn)健發(fā)展，特制定本規(guī)定。2.適用范圍：本規(guī)定適用于本律師事務所所有業(yè)務外包活動及參與相關活動的全體員工。3.基本原則：遵循合法合規(guī)原則，確保業(yè)務外包活動符合法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范；秉持風險可控原則，對業(yè)務外包各環(huán)節(jié)風險進行有效識別、評估與應對；堅持效益優(yōu)先原則，在控制風險的前提下追求外包業(yè)務的最佳效益；貫徹人文關懷原則，關注外包過程中涉及人員的合理需求與發(fā)展。4.企業(yè)文化與經營理念融入：本所秉持“專業(yè)、誠信、創(chuàng)新、共贏”的企業(yè)文化，在業(yè)務外包風險管理流程再造中，以專業(yè)精神篩選外包商，以誠信態(tài)度開展合作，鼓勵創(chuàng)新外包模式，追求與外包商、客戶的共贏局面。二、組織架構與職責劃分1.外包管理委員會-組成：由事務所合伙人、高級管理人員及相關業(yè)務部門負責人組成。-職責：制定業(yè)務外包戰(zhàn)略與政策；審批重大業(yè)務外包項目；協(xié)調解決外包過程中的重大問題；監(jiān)督外包風險管理的整體運行情況。2.外包業(yè)務部門-職責：提出業(yè)務外包需求，進行初步的外包商篩選；負責與外包商進行業(yè)務對接、溝通與協(xié)調；跟蹤外包業(yè)務進度與質量，及時反饋問題；參與外包項目的驗收工作。3.風險管理部門-職責：建立健全業(yè)務外包風險管理制度與流程；對外包項目進行風險評估與預警；監(jiān)督外包業(yè)務部門的風險管理工作；協(xié)助處理外包過程中的風險事件。4.財務部門-職責：參與外包項目的預算編制與成本核算；審核外包費用支付；監(jiān)督外包項目的財務風險。5.法務部門-職責：審核外包合同條款，確保合同合法合規(guī)；處理外包過程中的法律糾紛；提供法律支持與咨詢。三、管理流程1.外包需求提出-業(yè)務部門根據自身業(yè)務發(fā)展與資源狀況，提出業(yè)務外包需求，填寫《業(yè)務外包需求申請表》，詳細說明外包業(yè)務內容、目標、預算、時間要求等。-申請表提交至外包管理委員會進行初步審核，審核通過后進入外包商篩選環(huán)節(jié)。2.外包商篩選-業(yè)務部門通過多種渠道收集潛在外包商信息，建立外包商候選名單。-風險管理部門、法務部門等相關人員共同對外包商進行盡職調查，評估其資質、信譽、技術能力、財務狀況、服務質量等方面。-組織潛在外包商進行項目演示或方案匯報，進一步了解其業(yè)務能力與解決方案。-綜合評估后，選定至少兩家符合要求的外包商進入談判環(huán)節(jié)。3.合同談判與簽訂-業(yè)務部門牽頭，與選定的外包商就業(yè)務范圍、服務標準、價格、付款方式、保密條款、違約責任等進行合同條款談判。-法務部門對談判過程進行法律指導，審核合同草案，確保合同條款符合法律法規(guī)及本所利益。-合同經雙方達成一致后，由事務所授權代表與外包商簽訂正式合同。合同簽訂后，分送相關部門存檔。4.項目實施與監(jiān)控-外包業(yè)務部門與外包商共同制定項目實施計劃，明確各階段的工作任務、時間節(jié)點、責任人等。-風險管理部門定期對外包項目進行風險檢查，建立風險監(jiān)控臺賬，及時發(fā)現并預警潛在風險。-業(yè)務部門保持與外包商的密切溝通，定期收集外包業(yè)務進展報告，對服務質量進行檢查評估，發(fā)現問題及時要求外包商整改。5.項目驗收-外包項目完成后，外包商提交《項目驗收申請報告》。-業(yè)務部門組織相關人員成立驗收小組，依據合同要求與驗收標準對項目進行驗收。-驗收合格后，出具《項目驗收報告》；驗收不合格的，要求外包商限期整改，整改后重新進行驗收。6.費用結算-財務部門依據合同約定與驗收報告，審核外包費用支付申請。-審核無誤后，按照事務所財務審批流程進行費用支付。四、權利與義務1.事務所權利-有權要求外包商按照合同約定提供高質量的服務，對服務過程進行監(jiān)督檢查。-有權獲取外包業(yè)務相關的信息與資料，以便進行管理與決策。-在外包商違反合同約定或法律法規(guī)時，有權追究其違約責任或法律責任。2.事務所義務-按照合同約定及時支付外包費用。-為外包商提供開展業(yè)務所需的必要協(xié)助與支持。-對涉及外包商的商業(yè)秘密予以保密。3.外包商權利-有權按照合同約定獲取相應的服務費用。-有權要求事務所提供開展業(yè)務所需的合理信息與協(xié)助。4.外包商義務-按照合同約定的標準、時間與要求完成外包業(yè)務。-遵守本所的相關規(guī)章制度，接受本所的監(jiān)督與管理。-對在業(yè)務過程中知悉的本所商業(yè)秘密、客戶信息等予以保密。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-內部審計部門定期對外包業(yè)務進行審計，檢查外包流程的合規(guī)性、費用支出的合理性、風險控制的有效性等。-外包管理委員會定期聽取外包業(yè)務部門、風險管理部門的工作匯報，對業(yè)務外包整體情況進行監(jiān)督與評估。-鼓勵員工對業(yè)務外包過程中的違規(guī)行為、風險隱患等進行舉報，對舉報屬實的給予獎勵。2.獎勵機制-對于在業(yè)務外包風險管理工作中表現突出的部門或個人，如成功識別重大風險、提出創(chuàng)新性風險管理建議并取得良好效果等，給予表彰與物質獎勵。-外包項目在質量、成本、進度等方面達到或超過預期目標，為事務所帶來顯著效益的，對相關部門與人員進行獎勵。3.懲罰機制-對在業(yè)務外包過程中違反本規(guī)定，存在失職、瀆職、濫用職權等行為的員工，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處分；構成犯罪的，依法移送司法機關處理。-外包商違反合同約定或法律法規(guī)，給本所造成損失的，依法追究其違約責任或法律責任，并視情況終止合作關系。六、附則1.制度解釋權：本規(guī)