房地產(chǎn)銷售公司合同交接管理規(guī)定?

一、總則1.目的本規(guī)定旨在規(guī)范房地產(chǎn)銷售公司銷售合同交接流程，確保合同信息準(zhǔn)確傳遞，保障公司運(yùn)營(yíng)效益，提升客戶服務(wù)質(zhì)量，維護(hù)公司和客戶的合法權(quán)益，加強(qiáng)各部門(mén)之間的協(xié)作與溝通，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展。2.適用范圍本規(guī)定適用于房地產(chǎn)銷售公司全體員工涉及銷售合同交接的相關(guān)活動(dòng)，以及與銷售合同交接流程有直接關(guān)聯(lián)的外部客戶及合作方。3.企業(yè)文化與經(jīng)營(yíng)理念體現(xiàn)公司秉持“誠(chéng)信為本、客戶至上、創(chuàng)新共贏”的企業(yè)文化和經(jīng)營(yíng)理念。在銷售合同交接過(guò)程中，全體員工需始終以誠(chéng)信對(duì)待客戶和合作伙伴，確保合同信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整；以客戶需求為導(dǎo)向，提供高效、優(yōu)質(zhì)的交接服務(wù)；鼓勵(lì)創(chuàng)新交接方式和方法，實(shí)現(xiàn)公司與客戶、員工的共同發(fā)展。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.銷售部門(mén)-銷售人員：負(fù)責(zé)與客戶洽談并簽訂銷售合同，確保合同條款準(zhǔn)確反映客戶需求和公司規(guī)定。在合同簽訂后，及時(shí)整理合同相關(guān)資料，包括客戶信息、房產(chǎn)信息、合同條款等，填寫(xiě)合同交接清單，向合同管理部門(mén)進(jìn)行交接。-銷售經(jīng)理：對(duì)銷售人員提交的合同及交接清單進(jìn)行審核，確保合同內(nèi)容符合公司銷售政策和法律法規(guī)要求。協(xié)調(diào)解決交接過(guò)程中出現(xiàn)的銷售相關(guān)問(wèn)題，對(duì)交接工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。2.合同管理部門(mén)-合同管理員：接收銷售部門(mén)提交的合同及交接清單，對(duì)合同資料的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行初步審核。按照公司檔案管理規(guī)定，對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)、歸檔，并將合同信息錄入公司合同管理系統(tǒng)。負(fù)責(zé)與其他相關(guān)部門(mén)協(xié)調(diào)合同交接事宜，確保合同順利流轉(zhuǎn)至后續(xù)環(huán)節(jié)。-合同管理經(jīng)理：對(duì)合同管理員的工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，定期檢查合同交接情況，確保合同交接流程規(guī)范執(zhí)行。對(duì)合同交接過(guò)程中出現(xiàn)的重大問(wèn)題進(jìn)行協(xié)調(diào)處理，向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)合同管理工作情況。3.財(cái)務(wù)部門(mén)-財(cái)務(wù)專員：根據(jù)合同管理部門(mén)提供的合同信息，負(fù)責(zé)核對(duì)銷售款項(xiàng)的收付情況，確?？蛻舾犊钆c合同約定一致。協(xié)助合同管理部門(mén)處理合同交接過(guò)程中的財(cái)務(wù)問(wèn)題，如開(kāi)具發(fā)票、辦理退款等。-財(cái)務(wù)經(jīng)理：審核財(cái)務(wù)專員在合同交接過(guò)程中的財(cái)務(wù)處理工作，對(duì)涉及重大財(cái)務(wù)事項(xiàng)的合同交接進(jìn)行審批。提供財(cái)務(wù)方面的專業(yè)意見(jiàn)和建議，保障公司財(cái)務(wù)安全和運(yùn)營(yíng)效益。4.法務(wù)部門(mén)-法務(wù)專員：對(duì)銷售合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，參與合同交接過(guò)程中的法律問(wèn)題處理。為其他部門(mén)提供合同相關(guān)的法律支持和咨詢服務(wù)，協(xié)助制定和完善合同管理制度。-法務(wù)經(jīng)理：監(jiān)督法務(wù)專員的工作，對(duì)合同交接過(guò)程中涉及的重大法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估和決策。代表公司處理與合同相關(guān)的法律糾紛，維護(hù)公司的合法權(quán)益。三、管理流程1.合同簽訂與初步整理-銷售人員與客戶達(dá)成銷售意向后，按照公司規(guī)定的合同模板與客戶簽訂銷售合同。合同簽訂完成后，銷售人員應(yīng)在當(dāng)天內(nèi)對(duì)合同及相關(guān)資料進(jìn)行初步整理，包括客戶身份證復(fù)印件、購(gòu)房資格證明、付款憑證等，確保資料齊全。-銷售人員填寫(xiě)《銷售合同交接清單》，詳細(xì)列出合同名稱、編號(hào)、客戶信息、房產(chǎn)信息、合同金額、付款方式、交接時(shí)間等內(nèi)容，并簽字確認(rèn)。2.銷售部門(mén)內(nèi)部審核與交接-銷售人員將整理好的合同及交接清單提交給銷售經(jīng)理。銷售經(jīng)理在收到后的一個(gè)工作日內(nèi)對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核合同條款是否符合公司銷售政策、客戶信息是否準(zhǔn)確、付款方式是否合理等。-如審核通過(guò)，銷售經(jīng)理在交接清單上簽字，將合同及交接清單轉(zhuǎn)交給合同管理部門(mén)；如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，銷售經(jīng)理應(yīng)及時(shí)與銷售人員溝通，要求其進(jìn)行修改完善后重新提交審核。3.合同管理部門(mén)接收與審核-合同管理部門(mén)的合同管理員在收到銷售部門(mén)提交的合同及交接清單后，對(duì)合同資料的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行再次審核。審核內(nèi)容包括合同文本是否完整、簽字蓋章是否齊全、交接清單信息與合同內(nèi)容是否一致等。-合同管理員在一個(gè)工作日內(nèi)完成審核，如審核無(wú)誤，在交接清單上簽字確認(rèn)，并對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)、歸檔，同時(shí)將合同信息錄入公司合同管理系統(tǒng)。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，合同管理員應(yīng)及時(shí)與銷售部門(mén)溝通，要求其補(bǔ)充或修改相關(guān)資料。4.財(cái)務(wù)部門(mén)核對(duì)與確認(rèn)-合同管理部門(mén)將已編號(hào)歸檔的合同信息推送至財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)專員根據(jù)合同信息核對(duì)銷售款項(xiàng)的收付情況，確保客戶付款進(jìn)度與合同約定一致。-財(cái)務(wù)專員在收到合同信息后的兩個(gè)工作日內(nèi)完成核對(duì)工作，并在合同管理系統(tǒng)中反饋核對(duì)結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)客戶付款異常，財(cái)務(wù)專員應(yīng)及時(shí)與銷售部門(mén)和客戶溝通，查明原因并協(xié)調(diào)解決。5.法務(wù)部門(mén)審查與反饋-合同管理部門(mén)將合同文本提交給法務(wù)部門(mén)進(jìn)行合法性、合規(guī)性審查。法務(wù)專員在收到合同后的三個(gè)工作日內(nèi)完成審查工作，重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)等。-法務(wù)專員將審查意見(jiàn)反饋給合同管理部門(mén)，如發(fā)現(xiàn)法律問(wèn)題，提出修改建議。合同管理部門(mén)根據(jù)法務(wù)部門(mén)的意見(jiàn)，協(xié)調(diào)銷售部門(mén)對(duì)合同進(jìn)行修改完善，確保合同合法有效。6.合同交接至其他相關(guān)部門(mén)-經(jīng)過(guò)上述各部門(mén)審核無(wú)誤后，合同管理部門(mén)根據(jù)公司業(yè)務(wù)流程，將合同交接至其他相關(guān)部門(mén)，如客服部門(mén)、辦證部門(mén)等。交接時(shí)，合同管理部門(mén)填寫(xiě)《合同二次交接清單》，明確交接合同的名稱、編號(hào)、交接時(shí)間、接收部門(mén)等信息，雙方簽字確認(rèn)。-接收部門(mén)在收到合同后，按照各自的工作職責(zé)對(duì)合同進(jìn)行后續(xù)處理，確保客戶服務(wù)工作的順利開(kāi)展。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)了解銷售合同交接的相關(guān)流程和要求，公司應(yīng)提供相應(yīng)的培訓(xùn)和指導(dǎo)。-員工在合同交接過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或存在疑問(wèn)時(shí)，有權(quán)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門(mén)提出咨詢和建議，公司應(yīng)給予及時(shí)回應(yīng)和處理。-對(duì)于在合同交接工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，有權(quán)按照公司規(guī)定獲得相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)和表彰。2.員工義務(wù)-全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本規(guī)定，按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行銷售合同交接工作，確保合同交接的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。-員工有義務(wù)保護(hù)公司和客戶的商業(yè)秘密，在合同交接過(guò)程中，不得泄露合同相關(guān)信息，維護(hù)公司和客戶的合法權(quán)益。-積極配合其他部門(mén)的工作，提供必要的協(xié)助和支持，共同完成合同交接任務(wù)，提升公司整體運(yùn)營(yíng)效率。3.客戶權(quán)利-客戶有權(quán)要求公司按照合同約定的時(shí)間和方式進(jìn)行合同交接，確保客戶能夠及時(shí)獲取合同文本及相關(guān)資料。-客戶對(duì)合同交接過(guò)程有疑問(wèn)或異議時(shí)，有權(quán)向公司提出咨詢和投訴，公司應(yīng)及時(shí)給予解答和處理。4.客戶義務(wù)-客戶應(yīng)按照公司要求提供真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的個(gè)人信息和相關(guān)資料，配合公司完成合同簽訂和交接工作。-客戶應(yīng)遵守合同約定的付款方式和時(shí)間，按時(shí)履行付款義務(wù)，確保合同交接的順利進(jìn)行。五、監(jiān)督與獎(jiǎng)懲機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-公司設(shè)立合同交接監(jiān)督小組，由行政主管擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人。監(jiān)督小組定期對(duì)銷售合同交接流程進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)措施。-合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)合同交接工作進(jìn)行日常監(jiān)督，對(duì)各部門(mén)的交接情況進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)，每月形成報(bào)告向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。-公司鼓勵(lì)員工和客戶對(duì)合同交接過(guò)程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的，給予舉報(bào)人一定的獎(jiǎng)勵(lì)。2.獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制-對(duì)于在銷售合同交接工作中表現(xiàn)突出的員工，如交接工作準(zhǔn)確無(wú)誤、及時(shí)高效，為公司避免重大損失或贏得客戶好評(píng)的，公司將給予通報(bào)表?yè)P(yáng)，并根據(jù)貢獻(xiàn)大小給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，如獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書(shū)等。-對(duì)在合同交接流程優(yōu)化、創(chuàng)新管理方法等方面提出合理化建議并被公司采納，取得顯著成效的員工，公司將給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，以鼓勵(lì)員工積極參與公司管理和創(chuàng)新。3.懲罰機(jī)制-對(duì)于違反本規(guī)定，未按照流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行合同交接工作的員工，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職等處罰。因工作失誤導(dǎo)致合同交接延誤、信息錯(cuò)誤等情況，給公司或客戶造成損失的，將追究相關(guān)人員的責(zé)任，要求其承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。-對(duì)于在合同交接過(guò)程中故意泄露公司或客戶商業(yè)秘密、謀取私利等嚴(yán)重違規(guī)行為的員工，公司將依法解除勞動(dòng)合同，并追究其法律責(zé)任。六、附則1.解釋權(quán)本規(guī)定的解釋權(quán)歸房地產(chǎn)銷售公司所有。公司有權(quán)根據(jù)法律法規(guī)、政策變化以及公司實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況對(duì)本規(guī)定進(jìn)行修訂和完善。2.生效日期本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實(shí)施