部門公章登記管理辦法一、引言在咱們公司的日常運(yùn)營(yíng)里，部門公章就像是一把鑰匙，它代表著部門的權(quán)力和責(zé)任，在各類文件、合同、證明等事務(wù)中起著至關(guān)重要的作用。為了讓公章的使用更加規(guī)范、安全，避免出現(xiàn)不必要的風(fēng)險(xiǎn)和問題，咱們制定了這份部門公章登記管理辦法。希望大家能認(rèn)真了解并遵守這些規(guī)定，一起維護(hù)公司的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和良好形象。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)各個(gè)部門的公章管理。這里所說的公章，包括各部門正式使用的圓形章、方形章等，只要是代表部門權(quán)力和身份的印章，都在本辦法的管理范圍內(nèi)。三、管理原則（一）安全性原則公章的安全是首要任務(wù)。我們要像保護(hù)珍貴的寶物一樣保護(hù)公章，防止公章被盜用、濫用或者丟失。各部門要采取必要的安全措施，確保公章始終處于安全的狀態(tài)。（二）規(guī)范性原則公章的使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和要求進(jìn)行。每一次蓋章都要有記錄，每一個(gè)環(huán)節(jié)都要符合規(guī)范。這樣可以保證公章使用的準(zhǔn)確性和合法性。（三）責(zé)任明確原則誰(shuí)使用公章，誰(shuí)就要對(duì)公章的使用負(fù)責(zé)。無論是部門負(fù)責(zé)人還是具體的使用人員，都要清楚自己的職責(zé)和義務(wù)，一旦出現(xiàn)問題，能夠找到相應(yīng)的責(zé)任人。四、公章的刻制與啟用（一）刻制申請(qǐng)如果部門需要刻制新的公章，首先要填寫《公章刻制申請(qǐng)表》。在申請(qǐng)表中，要詳細(xì)說明刻制公章的原因、用途、規(guī)格等信息。然后將申請(qǐng)表提交給公司的行政管理部門進(jìn)行審核。（二）審核批準(zhǔn)行政管理部門會(huì)對(duì)刻制申請(qǐng)進(jìn)行認(rèn)真審核。審核的內(nèi)容包括申請(qǐng)的合理性、必要性以及是否符合公司的規(guī)定等。如果審核通過，會(huì)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。只有經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的刻制申請(qǐng)，才能進(jìn)行下一步的刻制工作。（三）刻制與備案獲得批準(zhǔn)后，由行政管理部門統(tǒng)一安排公章的刻制工作?？讨仆瓿珊?，要將公章的印模送到公司的檔案管理部門進(jìn)行備案。備案的目的是為了方便日后的查詢和管理。（四）啟用通知新公章刻制并備案完成后，行政管理部門會(huì)發(fā)布公章啟用通知。通知中會(huì)明確公章的啟用時(shí)間、使用范圍等信息。各部門在接到啟用通知后，才能正式使用新公章。五、公章的保管（一）保管人員每個(gè)部門都要確定一名公章保管人員。保管人員要具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，能夠認(rèn)真履行保管職責(zé)。一般來說，部門負(fù)責(zé)人可以指定一名可靠的員工擔(dān)任保管人員，但部門負(fù)責(zé)人對(duì)公章的保管也要負(fù)總責(zé)。（二）保管設(shè)施公章要存放在專門的保險(xiǎn)柜或者其他安全的地方。保險(xiǎn)柜要配備兩把鑰匙，一把由保管人員保管，另一把由部門負(fù)責(zé)人保管。這樣可以保證公章的安全，防止單人隨意取用。（三）保管要求保管人員要定期檢查公章的存放情況，確保公章沒有損壞、丟失等情況。如果發(fā)現(xiàn)問題，要及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人報(bào)告。同時(shí)，保管人員要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員透露公章的存放位置和使用情況。六、公章的使用（一）使用范圍部門公章只能在本部門的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用。具體來說，包括以下幾個(gè)方面：1.部門內(nèi)部的文件、報(bào)告、通知等。2.與其他部門之間的業(yè)務(wù)往來文件。3.對(duì)外的業(yè)務(wù)證明、介紹信等，但必須經(jīng)過公司相關(guān)部門的審核和批準(zhǔn)。（二）使用流程1.申請(qǐng)：如果需要使用公章，使用人員要填寫《公章使用申請(qǐng)表》。在申請(qǐng)表中，要詳細(xì)說明使用公章的文件名稱、用途、份數(shù)等信息。然后將申請(qǐng)表提交給部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。2.審批：部門負(fù)責(zé)人會(huì)對(duì)使用申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核的內(nèi)容包括申請(qǐng)的合理性、合法性以及是否符合公司的規(guī)定等。如果審核通過，部門負(fù)責(zé)人會(huì)在申請(qǐng)表上簽字批準(zhǔn)。3.蓋章：使用人員持經(jīng)批準(zhǔn)的《公章使用申請(qǐng)表》到公章保管人員處蓋章。保管人員要認(rèn)真核對(duì)申請(qǐng)表上的信息與實(shí)際蓋章的文件是否一致，確認(rèn)無誤后才能蓋章。4.登記：蓋章完成后，保管人員要在《公章使用登記簿》上進(jìn)行登記。登記的內(nèi)容包括使用時(shí)間、使用人員、文件名稱、份數(shù)等信息。（三）特殊情況處理如果遇到緊急情況需要使用公章，但無法及時(shí)辦理申請(qǐng)和審批手續(xù)，使用人員可以先向部門負(fù)責(zé)人電話請(qǐng)示。得到同意后，可以先使用公章，但事后要及時(shí)補(bǔ)辦申請(qǐng)和審批手續(xù)。七、公章的停用與銷毀（一）停用如果部門的公章因?yàn)楦鞣N原因需要停用，部門負(fù)責(zé)人要及時(shí)通知行政管理部門。行政管理部門會(huì)發(fā)布公章停用通知，并收回停用的公章。停用的公章要妥善保管，以備日后查詢。（二）銷毀對(duì)于確實(shí)不需要再使用的公章，要進(jìn)行銷毀處理。銷毀公章要填寫《公章銷毀申請(qǐng)表》，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后，由行政管理部門會(huì)同檔案管理部門等相關(guān)人員共同監(jiān)督銷毀。銷毀完成后，要在《公章銷毀登記簿》上進(jìn)行登記。八、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查公司的行政管理部門會(huì)定期對(duì)各部門的公章管理情況進(jìn)行檢查。檢查的內(nèi)容包括公章的保管情況、使用登記情況、刻制與銷毀情況等。檢查的周期一般為每季度一次。（二）不定期抽查除了定期檢查外，行政管理部門還會(huì)進(jìn)行不定期的抽查。抽查的目的是為了及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，確保公章管理的規(guī)范和安全。（三）問題處理如果在檢查或抽查中發(fā)現(xiàn)問題，行政管理部門會(huì)及時(shí)向相關(guān)部門提出整改意見。相關(guān)部門要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成整改，并將整改情況反饋給行政管理部門。九、責(zé)任追究（一）保管責(zé)任如果公章保管人員因疏忽大意導(dǎo)致公章被盜用、丟失等情況，保管人員要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。情節(jié)較輕的，會(huì)給予批評(píng)教育；情節(jié)嚴(yán)重的，會(huì)按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。（二）使用責(zé)任如果使用人員違反公章使用規(guī)定，擅自使用公章或者提供虛假的使用申請(qǐng)，使用人員要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。造成公司損失的，要依法進(jìn)行賠償。（三）管理責(zé)任部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門的公章管理工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。如果部門出現(xiàn)公章管理問題，部門負(fù)責(zé)人要承擔(dān)相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。十、附則（一）解釋