工作平臺(tái)采購管理辦法總則目的為規(guī)范公司工作平臺(tái)采購行為，提高采購效率和質(zhì)量，保證工作平臺(tái)的適用性和安全性，合理控制采購成本，維護(hù)公司的合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門因工作需要進(jìn)行的各類工作平臺(tái)采購活動(dòng)，包括但不限于軟件工作平臺(tái)、硬件工作平臺(tái)及相關(guān)服務(wù)的采購。定義本辦法所稱工作平臺(tái)，是指為滿足公司日常辦公、業(yè)務(wù)運(yùn)營、項(xiàng)目開展等工作需求而使用的各類平臺(tái)，涵蓋辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)處理平臺(tái)、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等軟硬件設(shè)施及相關(guān)服務(wù)。采購原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證工作平臺(tái)質(zhì)量和性能的前提下，充分考慮成本效益，力求以合理的價(jià)格獲取最優(yōu)的工作平臺(tái)。3.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)保持公開透明，對(duì)所有供應(yīng)商一視同仁，確保公平競(jìng)爭(zhēng)，維護(hù)公正的市場(chǎng)秩序。4.適用性原則：采購的工作平臺(tái)應(yīng)與公司的業(yè)務(wù)需求、工作流程和發(fā)展戰(zhàn)略相適應(yīng)，具備良好的實(shí)用性和可擴(kuò)展性。5.安全性原則：高度重視工作平臺(tái)的信息安全和數(shù)據(jù)保護(hù)，確保所采購的工作平臺(tái)符合公司的安全要求，能夠有效防范各類安全風(fēng)險(xiǎn)。組織與職責(zé)采購管理委員會(huì)1.組成：由公司高層管理人員、各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成。2.職責(zé)負(fù)責(zé)制定公司工作平臺(tái)采購的戰(zhàn)略規(guī)劃和重大決策。審議和批準(zhǔn)年度采購預(yù)算和采購計(jì)劃。審核重大采購項(xiàng)目的采購方案和供應(yīng)商選擇。監(jiān)督采購活動(dòng)的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的重大問題。采購部門1.職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善公司工作平臺(tái)采購管理制度和流程。組織編制年度采購預(yù)算和采購計(jì)劃，并負(fù)責(zé)具體實(shí)施。開展供應(yīng)商的開發(fā)、評(píng)估和管理工作，建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案。組織采購項(xiàng)目的招標(biāo)、談判、簽約等工作。跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。負(fù)責(zé)采購文件的整理、歸檔和保管工作。使用部門1.職責(zé)提出工作平臺(tái)采購需求，明確采購的功能、性能、數(shù)量等具體要求。參與采購項(xiàng)目的需求調(diào)研、方案論證和供應(yīng)商評(píng)估等工作。負(fù)責(zé)采購工作平臺(tái)的驗(yàn)收和使用培訓(xùn)工作。對(duì)采購工作平臺(tái)的使用情況進(jìn)行反饋和評(píng)價(jià)，提出改進(jìn)建議。財(cái)務(wù)部門1.職責(zé)負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算和采購合同的資金安排。辦理采購款項(xiàng)的支付手續(xù)，進(jìn)行財(cái)務(wù)核算和監(jiān)督。對(duì)采購成本進(jìn)行分析和控制，提供相關(guān)財(cái)務(wù)信息和建議。審計(jì)部門1.職責(zé)對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購行為的合法性、合規(guī)性和效益性。審計(jì)采購合同的簽訂和執(zhí)行情況，防范采購風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)采購過程中的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理。采購預(yù)算與計(jì)劃預(yù)算編制1.使用部門應(yīng)根據(jù)本部門的工作需求和發(fā)展規(guī)劃，在每年[具體時(shí)間]前提出下一年度的工作平臺(tái)采購預(yù)算建議，報(bào)采購部門匯總。2.采購部門結(jié)合公司的整體戰(zhàn)略和實(shí)際情況，對(duì)各部門的采購預(yù)算建議進(jìn)行審核和平衡，編制公司年度工作平臺(tái)采購預(yù)算草案。3.年度采購預(yù)算草案經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核、采購管理委員會(huì)審議后，報(bào)公司管理層批準(zhǔn)執(zhí)行。計(jì)劃制定1.采購部門根據(jù)批準(zhǔn)的年度采購預(yù)算，制定詳細(xì)的采購計(jì)劃，明確采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時(shí)間、采購方式等內(nèi)容。2.采購計(jì)劃應(yīng)根據(jù)工作平臺(tái)的緊急程度和重要性進(jìn)行合理安排，確保采購工作有序進(jìn)行。3.采購計(jì)劃經(jīng)采購管理委員會(huì)批準(zhǔn)后，由采購部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施。預(yù)算與計(jì)劃調(diào)整1.如因公司業(yè)務(wù)發(fā)展、市場(chǎng)變化等原因需要調(diào)整采購預(yù)算或計(jì)劃，使用部門應(yīng)提出書面申請(qǐng)，說明調(diào)整的原因和內(nèi)容。2.采購部門對(duì)調(diào)整申請(qǐng)進(jìn)行審核，提出意見和建議，經(jīng)采購管理委員會(huì)審議、公司管理層批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行調(diào)整。采購方式公開招標(biāo)1.適用范圍：采購金額較大、技術(shù)要求較高、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)充分的工作平臺(tái)采購項(xiàng)目，原則上應(yīng)采用公開招標(biāo)方式進(jìn)行采購。2.招標(biāo)程序采購部門發(fā)布招標(biāo)公告，明確招標(biāo)項(xiàng)目的基本信息、投標(biāo)要求、投標(biāo)截止時(shí)間等內(nèi)容。接收供應(yīng)商的投標(biāo)文件，并進(jìn)行資格審查。組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)和定標(biāo)工作，確定中標(biāo)供應(yīng)商。與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同。邀請(qǐng)招標(biāo)1.適用范圍：符合下列情形之一的，可以采用邀請(qǐng)招標(biāo)方式進(jìn)行采購具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的。采用公開招標(biāo)方式的費(fèi)用占采購項(xiàng)目總價(jià)值的比例過大的。2.招標(biāo)程序采購部門向至少三家符合資格條件的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書。后續(xù)程序與公開招標(biāo)基本相同。競(jìng)爭(zhēng)性談判1.適用范圍：符合下列情形之一的，可以采用競(jìng)爭(zhēng)性談判方式進(jìn)行采購招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的。技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的。采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的。2.談判程序采購部門成立談判小組，制定談判文件。邀請(qǐng)符合資格條件的供應(yīng)商進(jìn)行談判。根據(jù)談判結(jié)果確定成交供應(yīng)商，并簽訂采購合同。單一來源采購1.適用范圍：符合下列情形之一的，可以采用單一來源采購方式進(jìn)行采購只能從唯一供應(yīng)商處采購的。發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的。必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.采購程序采購部門組織相關(guān)人員對(duì)單一來源采購的必要性和合理性進(jìn)行論證，并形成論證意見。報(bào)采購管理委員會(huì)審批同意后，與供應(yīng)商進(jìn)行談判，簽訂采購合同。詢價(jià)采購1.適用范圍：采購的工作平臺(tái)規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購項(xiàng)目，可以采用詢價(jià)采購方式。2.詢價(jià)程序采購部門向三家以上符合資格條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單。對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，確定成交供應(yīng)商，并簽訂采購合同。供應(yīng)商管理供應(yīng)商開發(fā)1.采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，了解其基本情況、生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量保證體系等。3.邀請(qǐng)符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，進(jìn)一步評(píng)估其綜合實(shí)力。供應(yīng)商評(píng)估1.采購部門建立供應(yīng)商評(píng)估指標(biāo)體系，從質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等方面對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行全面評(píng)估。2.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商等。3.對(duì)優(yōu)秀供應(yīng)商給予優(yōu)先合作、增加采購份額等獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)不合格供應(yīng)商進(jìn)行警告、減少采購份額直至淘汰。供應(yīng)商選擇1.采購項(xiàng)目實(shí)施前，采購部門根據(jù)采購需求和供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商參與采購活動(dòng)。2.在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的信譽(yù)、實(shí)力、價(jià)格、服務(wù)等因素，確保選擇到最符合公司利益的供應(yīng)商。供應(yīng)商合作與管理1.與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.建立與供應(yīng)商的溝通機(jī)制，及時(shí)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。3.對(duì)供應(yīng)商的交貨情況、質(zhì)量情況、售后服務(wù)等進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，確保供應(yīng)商嚴(yán)格履行合同義務(wù)。采購流程需求提出1.使用部門根據(jù)工作需要，填寫《工作平臺(tái)采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購的工作平臺(tái)名稱、規(guī)格、數(shù)量、功能要求、預(yù)算金額等內(nèi)容。2.《工作平臺(tái)采購申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)采購部門。需求審核1.采購部門對(duì)使用部門提出的采購需求進(jìn)行審核，主要審核需求的合理性、必要性和可行性。2.對(duì)于重大采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門和專業(yè)人員進(jìn)行需求調(diào)研和方案論證，確保采購需求符合公司的實(shí)際情況和發(fā)展戰(zhàn)略。采購方式確定1.采購部門根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，按照本辦法規(guī)定的采購方式，確定具體的采購方式。2.對(duì)于采用招標(biāo)方式進(jìn)行采購的項(xiàng)目，采購部門應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理招標(biāo)手續(xù)。采購文件編制1.采購部門根據(jù)采購需求和采購方式，編制采購文件，包括招標(biāo)文件、談判文件、詢價(jià)單等。2.采購文件應(yīng)明確采購項(xiàng)目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，確保供應(yīng)商能夠準(zhǔn)確理解采購要求。供應(yīng)商選擇與談判1.按照確定的采購方式，組織供應(yīng)商參與采購活動(dòng)。2.對(duì)供應(yīng)商的投標(biāo)文件、報(bào)價(jià)等進(jìn)行評(píng)審和比較，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行談判。3.在談判過程中，與供應(yīng)商就價(jià)格、交貨期、質(zhì)量保證、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見。合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.采購合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門。合同執(zhí)行與監(jiān)督1.采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、交貨情況等。2.督促供應(yīng)商按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)和質(zhì)量要求交付工作平臺(tái)。3.對(duì)合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，采取有效措施解決。驗(yàn)收與付款1.使用部門在工作平臺(tái)交付后，按照合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收合格后，使用部門填寫《工作平臺(tái)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)采購部門和財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)《工作平臺(tái)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》和采購合同的約定，辦理付款手續(xù)。采購風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購部門應(yīng)定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，識(shí)別可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)等。2.對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行分類整理，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.采用定性和定量相結(jié)合的方法，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.針對(duì)不同的風(fēng)險(xiǎn)因素，采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，如風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)減輕、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)接受等。2.在采購合同中明確風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任和賠償條款，降低合同風(fēng)險(xiǎn)。3.加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，降低供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控1.建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，對(duì)采購活動(dòng)中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。2.及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況，調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，確保采購活動(dòng)的順利進(jìn)行。監(jiān)督與審計(jì)內(nèi)部監(jiān)督1.采購部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，對(duì)采購活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保采購行為合法合規(guī)。2.定期對(duì)采購人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育，提高其業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德素質(zhì)。審計(jì)監(jiān)督1.審計(jì)部門定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采