材料保存管理暫行辦法一、引言親愛的小伙伴們，咱們在日常工作中，各類材料就像一個個小寶藏，它們記錄著公司一路走來的點滴，對公司的正常運轉(zhuǎn)和持續(xù)發(fā)展有著至關(guān)重要的意義。想象一下，如果重要的材料丟失或者損壞了，那可能會給我們帶來不小的麻煩呢。所以呀，為了更好地守護這些材料，確保它們能夠在需要的時候隨時“挺身而出”，我們制定了這份《材料保存管理暫行辦法》。希望大家都能認真對待，一同把材料保存管理工作做好。二、適用范圍這份辦法適用于咱們公司內(nèi)所有部門產(chǎn)生、使用以及管理的各類材料，不管是紙質(zhì)的，還是電子版本的，都在咱們的管理范圍內(nèi)。三、材料分類為了更有條理地管理材料，咱們先給材料分分類。（一）按照材料性質(zhì)分類1.行政類材料：像是公司的各種規(guī)章制度、會議紀要、行政公文這些，它們跟公司的行政管理密切相關(guān)，對規(guī)范公司運營起著重要作用。2.業(yè)務(wù)類材料：每個部門在開展業(yè)務(wù)過程中形成的材料都屬于這一類，像銷售部門的客戶資料、項目策劃書，研發(fā)部門的技術(shù)文檔、實驗數(shù)據(jù)等等。這些材料可是咱們公司業(yè)務(wù)開展的關(guān)鍵記錄呢。3.財務(wù)類材料：財務(wù)報表、發(fā)票、預算報告這些跟錢袋子有關(guān)的材料就是財務(wù)類的啦。它們清晰記錄著公司的財務(wù)狀況，是公司財務(wù)管理的重要依據(jù)。4.人事類材料：員工的招聘簡歷、勞動合同、培訓記錄等都歸到人事類材料里。它們記錄著每一位小伙伴在公司的成長和發(fā)展軌跡。（二）按照保存期限分類1.永久保存材料：公司的設(shè)立文件、營業(yè)執(zhí)照、重要的合同協(xié)議等，這些材料對公司來說具有極其重要的歷史價值和法律意義，要永久保存好。2.長期保存材料：保存期限一般在510年，比如年度的工作總結(jié)、重大項目的完整資料等。它們能幫助我們回顧公司較長一段時間的發(fā)展情況。3.短期保存材料：保存期限在15年，常見的有一些臨時性的報告、一般性的往來文件等。這些材料在一定時間內(nèi)有參考價值，但隨著時間推移，重要性會逐漸降低。四、材料收集各個部門在日常工作中，要養(yǎng)成及時收集材料的好習慣哦。（一）收集責任主體1.每項工作的負責人要負責收集與該項工作直接相關(guān)的材料。比如說，負責某個項目的同事，就要把這個項目從策劃到結(jié)束過程中產(chǎn)生的各種材料都收集起來。2.部門文員要協(xié)助部門同事，做好材料收集的整理和初步分類工作，確保材料收集的完整性。（二）收集流程1.日常工作中，同事們每完成一項任務(wù)，就要及時整理好相關(guān)材料，按照前面提到的分類標準，初步歸類。2.每個月的固定時間（比如說最后一周的周五），各部門文員把本部門收集整理好的材料，統(tǒng)一提交給公司的檔案管理部門。五、材料整理材料收集上來后，就要進行整理啦，這可是讓材料變得更有條理的關(guān)鍵步驟呢。（一）紙質(zhì)材料整理1.排序：按照材料形成的時間先后順序，或者按照材料內(nèi)容的重要程度進行排序。比如同一次會議的材料，把會議通知放在前面，接著是會議紀要，再是相關(guān)的附件等。2.編號：給每一份材料或者每一組材料編上唯一的編號，方便后續(xù)查找和管理。編號可以采用部門代碼+年份+序號的形式，像行政部2024年的第一份材料，編號就可以是XZ2024001。3.裝訂：對于一些頁數(shù)較多、需要長期保存的材料，要用裝訂機裝訂好，防止紙張散落丟失。如果材料中有照片、票據(jù)等不易裝訂的，要用專門的粘貼紙或者文件夾妥善固定。（二）電子材料整理1.命名規(guī)范：電子材料的文件名要簡潔明了，準確反映材料的內(nèi)容。命名格式可以是日期+主題+作者，比如20240315項目策劃書_張三。2.文件夾分類：在電腦上建立規(guī)范的文件夾體系，按照前面講的材料分類方式，分別建立行政類、業(yè)務(wù)類等大文件夾，再在大文件夾里細分小文件夾，像業(yè)務(wù)類文件夾里可以再按照不同業(yè)務(wù)項目建立子文件夾。3.數(shù)據(jù)備份：為了防止電子材料丟失，我們要定期進行數(shù)據(jù)備份哦。每周五下班前，各部門同事把本周的重要電子材料備份到公司指定的共享網(wǎng)盤或者外部存儲設(shè)備上。六、材料存儲整理好的材料就要妥善存儲起來啦，就像給它們找到一個個舒適的“小窩”。（一）存儲設(shè)施要求1.紙質(zhì)材料存儲：我們要設(shè)立專門的檔案室，檔案室要保持干燥、通風，溫度和濕度要適宜，防止紙張受潮發(fā)霉、老化變脆。室內(nèi)還要配備防火、防蟲、防盜的設(shè)施，像滅火器、防蟲藥、監(jiān)控攝像頭等，全方位保護咱們的紙質(zhì)材料。檔案室里要擺放整齊的檔案架，按照材料類別和編號順序存放材料。2.電子材料存儲：公司要配備專門的服務(wù)器，用于存儲電子材料。服務(wù)器要有足夠的存儲空間，還要定期進行維護和升級，確保數(shù)據(jù)的安全和穩(wěn)定。同時，為了防止服務(wù)器出現(xiàn)故障導致數(shù)據(jù)丟失，我們要采用異地備份的方式，把重要數(shù)據(jù)備份到其他地方的服務(wù)器上。（二）存儲位置標識無論是紙質(zhì)材料還是電子材料，都要做好存儲位置的標識哦。1.紙質(zhì)材料：在檔案架上要標明每一層、每一格存放的材料類別和編號范圍，同時制作一份檔案室材料存放索引表，掛在檔案室顯眼的位置，方便大家快速查找。2.電子材料：在共享網(wǎng)盤或者電腦文件夾里，要設(shè)置清晰的目錄導航，每個文件夾都要有明確的說明，讓人一眼就能知道里面存放的是什么類型的材料。七、材料借閱與使用有時候，我們需要查閱以前的材料來支持當前的工作，這就涉及到材料的借閱和使用啦。（一）借閱申請流程1.員工因工作需要借閱材料時，要填寫《材料借閱申請表》，詳細寫明借閱的材料名稱、編號、借閱原因、預計歸還時間等信息。2.把填寫好的申請表提交給所在部門負責人審批，部門負責人要根據(jù)工作實際需求，判斷是否同意借閱。如果同意，簽字確認后再提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門收到申請表后，要核對相關(guān)信息，如果材料可以借閱，就辦理借閱登記手續(xù)，把材料交給借閱人。（二）借閱注意事項1.借閱人要愛護借閱的材料，不得在材料上涂改、勾畫、損壞。如果不小心造成損壞，要及時報告給檔案管理部門，并承擔相應(yīng)的修復或賠償責任。2.要嚴格按照預計歸還時間歸還材料，如果確實需要延長借閱時間，要提前向檔案管理部門申請，經(jīng)同意后方可延期。3.借閱人不得將借閱的材料轉(zhuǎn)借他人，確保材料的安全和可控。（三）材料使用規(guī)范1.在使用材料過程中，要遵守相關(guān)的保密規(guī)定。如果材料涉及公司機密信息，借閱人要嚴格保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.對于借閱的電子材料，不得隨意復制、傳播。如果因工作需要確實要復制，要經(jīng)過檔案管理部門的同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)使用。八、材料鑒定與銷毀隨著時間的推移，有些材料可能過了保存期限，或者因為其他原因不再有保存價值，這時候就需要進行鑒定和銷毀啦。（一）鑒定流程1.每年年末，檔案管理部門要組織各部門對所保管的材料進行一次集中鑒定。2.鑒定小組由檔案管理部門人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和公司的法務(wù)人員組成。3.鑒定時，要根據(jù)材料的保存期限、內(nèi)容的重要性、是否還具有參考價值等因素，綜合判斷材料是否可以銷毀。（二）銷毀流程1.對于經(jīng)過鑒定確定可以銷毀的材料，檔案管理部門要填寫《材料銷毀申請表》，詳細列出要銷毀的材料名稱、編號、數(shù)量等信息，提交給公司管理層審批。2.經(jīng)公司管理層批準后，檔案管理部門要安排專人負責銷毀工作。對于紙質(zhì)材料，可以采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀；對于電子材料，要使用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件，確保數(shù)據(jù)無法恢復。3.在銷毀過程中，要做好記錄，包括銷毀的時間、地點、方式、參與人員等信息，同時保留好相關(guān)的銷毀證明材料。九、監(jiān)督與檢查為了確保咱們的材料保存管理工作能夠真正落到實處，公司會定期進行監(jiān)督和檢查哦。（一）監(jiān)督檢查主體由公司的行政部門和審計部門共同組成監(jiān)督檢查小組，負責對各部門的材料保存管理工作進行監(jiān)督和檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.材料收集的及時性和完整性，看看各部門有沒有按時收集材料，有沒有遺漏重要的材料。2.材料整理的規(guī)范性，檢查紙質(zhì)材料的排序、編號、裝訂是否符合要求，電子材料的命名、文件夾分類是否規(guī)范。3.材料存儲的安全性，查看檔案室的環(huán)境條件是否達標，服務(wù)器的數(shù)據(jù)備份是否及時有效。4.材料借閱與使用的合規(guī)性，檢查借閱申請流程是否完整，借閱人是否遵守借閱和使用的相關(guān)規(guī)定。5.材料鑒定與銷毀的流程是否正確，有沒有按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀。（三）監(jiān)督檢查頻率每季度進行一次常規(guī)檢查，每年年底進行一次全面檢查。在檢查過程中，如果發(fā)現(xiàn)問題，監(jiān)督檢查小組要及時提出整改意見，相關(guān)部門要在規(guī)定的時間內(nèi)完成整改。十、培訓與宣貫為了讓大家都能更好地理解和執(zhí)行這份材料保存管理暫行辦法，公司會定期組織培訓和宣貫活動哦。（一）培訓內(nèi)容1.材料保存管理辦法的詳細解讀，包括每一個條款的含義和目的。2.材料分類、收集、整理、存儲、借閱、鑒定與銷毀等各個環(huán)節(jié)的具體操作方法和注意事項。3.相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準的介紹，讓大家明白材料保存管理工作的重要性和法律責任。（二）培訓方式1.組織集中培訓課程，邀請專業(yè)的檔案管理專家或者公司內(nèi)部的管理骨干進行授課，通過講解、案例分析等方式，讓大家更直觀地學習。2.制作培訓手冊和操作指南，發(fā)放給每一位員工，方便大家隨時查閱。3.利用公司內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)平臺，發(fā)布培訓視頻和相關(guān)資料，供員工自主學