物業(yè)項(xiàng)目印章管理辦法總則目的為加強(qiáng)物業(yè)項(xiàng)目印章的管理，規(guī)范印章的使用，維護(hù)公司及物業(yè)項(xiàng)目的合法權(quán)益，確保各項(xiàng)工作的正常開展，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和公司的實(shí)際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司旗下所有物業(yè)項(xiàng)目印章的管理，包括但不限于物業(yè)項(xiàng)目公章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、收費(fèi)專用章等。定義本辦法所稱物業(yè)項(xiàng)目印章，是指公司為各物業(yè)項(xiàng)目刻制的，代表該物業(yè)項(xiàng)目對外開展業(yè)務(wù)、對內(nèi)進(jìn)行管理的各類印章。印章的刻制刻制申請各物業(yè)項(xiàng)目如需刻制印章，應(yīng)向公司行政部門提出書面申請。申請內(nèi)容應(yīng)包括印章的名稱、用途、規(guī)格、材質(zhì)等信息，并詳細(xì)說明刻制印章的必要性和使用范圍。申請需經(jīng)物業(yè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并加蓋物業(yè)項(xiàng)目公章（如已有）。審批流程行政部門收到刻制申請后，應(yīng)進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括申請的合理性、印章名稱的規(guī)范性等。審核通過后，行政部門將申請?zhí)峤还痉止茴I(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司的相關(guān)規(guī)定和實(shí)際情況進(jìn)行審批，對于重要印章的刻制，還需報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)?？讨茖?shí)施經(jīng)審批同意刻制的印章，由行政部門統(tǒng)一安排刻制。行政部門應(yīng)選擇具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制，并與刻制單位簽訂刻制合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。刻制完成后，行政部門應(yīng)及時對印章進(jìn)行驗(yàn)收，確保印章的質(zhì)量和規(guī)格符合要求。備案登記新刻制的印章在啟用前，行政部門應(yīng)及時到公安機(jī)關(guān)進(jìn)行備案登記，并將備案證明存檔。同時，行政部門應(yīng)建立印章管理檔案，記錄印章的刻制時間、刻制單位、規(guī)格、啟用時間等信息。印章的保管保管人員物業(yè)項(xiàng)目印章應(yīng)指定專人保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉印章管理的相關(guān)規(guī)定。一般情況下，物業(yè)項(xiàng)目公章由物業(yè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人指定的專人保管，財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)人員保管，合同專用章由法務(wù)人員或相關(guān)業(yè)務(wù)人員保管。保管要求1.印章應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或文件柜中，確保印章的安全。保險(xiǎn)柜或文件柜應(yīng)配備兩把鑰匙，分別由保管人員和物業(yè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人保管。2.保管人員應(yīng)定期對印章進(jìn)行檢查，確保印章的完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向物業(yè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和公司行政部門報(bào)告。3.印章保管人員不得擅自將印章交與他人使用，如因工作需要臨時委托他人保管印章，應(yīng)辦理交接手續(xù)，并明確保管期間的責(zé)任。交接管理印章保管人員發(fā)生變更時，應(yīng)辦理印章交接手續(xù)。交接手續(xù)應(yīng)包括印章的名稱、規(guī)格、數(shù)量、使用情況等內(nèi)容，并由雙方簽字確認(rèn)。交接過程中，應(yīng)進(jìn)行監(jiān)交，監(jiān)交人一般為物業(yè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或公司行政部門人員。印章的使用使用范圍1.物業(yè)項(xiàng)目公章：用于物業(yè)項(xiàng)目對外的各類文件、報(bào)告、證明等的簽署，以及與業(yè)主、供應(yīng)商等的往來函件。2.財(cái)務(wù)專用章：用于物業(yè)項(xiàng)目的財(cái)務(wù)收支、銀行結(jié)算等業(yè)務(wù)。3.合同專用章：用于物業(yè)項(xiàng)目簽訂的各類合同、協(xié)議等。4.收費(fèi)專用章：用于物業(yè)項(xiàng)目收取業(yè)主的各項(xiàng)費(fèi)用，如物業(yè)費(fèi)、水電費(fèi)等。使用審批1.一般事項(xiàng)使用印章，由物業(yè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批。審批時，應(yīng)認(rèn)真審核使用事項(xiàng)的真實(shí)性、合法性和必要性。2.重要事項(xiàng)使用印章，如簽訂重大合同、對外提供擔(dān)保等，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。審批通過后，方可使用印章。使用登記1.每次使用印章時，應(yīng)進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括使用時間、使用事項(xiàng)、批準(zhǔn)人、使用人等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。2.對于使用頻率較高的印章，如收費(fèi)專用章，可采用定期匯總登記的方式，但匯總登記的時間間隔不得超過一個月。使用規(guī)范1.使用印章時，應(yīng)確保印章清晰、完整，不得模糊、殘缺。2.印章應(yīng)加蓋在文件的指定位置，如文件有騎縫章要求的，應(yīng)加蓋騎縫章。3.不得在空白文件上加蓋印章，如因特殊情況需要在空白文件上加蓋印章，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)，并在空白文件上注明用途和有效期。印章的停用與銷毀停用情形1.物業(yè)項(xiàng)目撤銷、合并或變更名稱時，原印章應(yīng)停止使用。2.印章?lián)p壞、丟失或被盜，無法正常使用時，應(yīng)停止使用。3.因公司規(guī)定或業(yè)務(wù)需要，印章不再使用時，應(yīng)停止使用。停用處理印章停用后，物業(yè)項(xiàng)目應(yīng)及時將印章交回公司行政部門。行政部門應(yīng)在印章管理檔案中注明停用時間和原因，并對停用的印章進(jìn)行封存保管。銷毀管理停用的印章在封存一定期限后（一般為三年），經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可進(jìn)行銷毀。銷毀印章時，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督公司行政部門應(yīng)定期對物業(yè)項(xiàng)目印章的管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括印章的刻制、保管、使用、停用等環(huán)節(jié)。檢查中發(fā)現(xiàn)問題的，應(yīng)及時提出整改意見，并督促物業(yè)項(xiàng)目進(jìn)行整改。外部監(jiān)督公司應(yīng)接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如公安機(jī)關(guān)對印章刻制、備案的檢查，稅務(wù)部門對財(cái)務(wù)專用章使用的檢查等。對于政府部門提出的問題和建議，公司應(yīng)認(rèn)真對待，及時進(jìn)行整改。責(zé)任追究違規(guī)行為1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自刻制印章的。2.擅自使用印章或超越審批權(quán)限使用印章的。3.印章保管不善，導(dǎo)致印章丟失、被盜或損壞的。4.不按規(guī)定辦理印章交接手續(xù)的。5.其他違反印章管理規(guī)定的行為。責(zé)任承擔(dān)對于違反印章管理規(guī)定的單位和個人，公