公文內(nèi)部文件管理辦法總則目的為加強(qiáng)公司內(nèi)部公文文件的管理，規(guī)范公文處理流程，提高公文處理工作的效率和質(zhì)量，確保公司各項(xiàng)工作的順利開展，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在公文文件的起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、歸檔、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)的管理工作。管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司公文文件實(shí)行統(tǒng)一管理，由行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，確保公文文件管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)和公司保密制度，確保公文文件的安全保密，防止文件信息泄露。3.高效便捷原則：優(yōu)化公文處理流程，提高工作效率，確保公文文件能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地傳遞和處理，為公司決策和業(yè)務(wù)開展提供有力支持。4.規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)原則：公文文件的格式、內(nèi)容、處理程序等必須嚴(yán)格按照國家和公司的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，確保公文文件的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。公文文件的分類與格式公文文件的分類1.正式公文：是指公司對(duì)外發(fā)布的具有法定效力和規(guī)范體式的文件，包括決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要等。2.內(nèi)部文件：是指公司內(nèi)部使用的用于傳達(dá)工作信息、部署工作任務(wù)、交流工作經(jīng)驗(yàn)等的文件，包括工作通知、工作簡(jiǎn)報(bào)、工作方案、工作匯報(bào)等。3.涉密文件：是指涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、敏感信息等的文件，按照保密級(jí)別分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)等級(jí)。公文文件的格式1.紙張規(guī)格：公文文件一般采用A4型紙張（210mm×297mm）。2.字體字號(hào)：標(biāo)題一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字，正文一般用3號(hào)仿宋體字，行距一般為28磅。3.排版格式：公文文件應(yīng)按照版頭、主體、版記三部分進(jìn)行排版。版頭包括發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等；主體包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章等；版記包括抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等。公文文件的起草與審核公文文件的起草1.起草部門：公文文件由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草，涉及多個(gè)部門的公文文件，由主辦部門牽頭組織起草。2.起草要求：起草公文文件應(yīng)做到內(nèi)容準(zhǔn)確、條理清晰、語言簡(jiǎn)潔、格式規(guī)范。公文文件的內(nèi)容應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司的規(guī)章制度，體現(xiàn)公司的工作意圖和決策部署。3.征求意見：起草涉及其他部門業(yè)務(wù)范圍的公文文件，應(yīng)征求相關(guān)部門的意見，并進(jìn)行充分協(xié)商。對(duì)于意見不一致的問題，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，由公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)解決。公文文件的審核1.審核部門：公文文件起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，初審合格后報(bào)行政部門進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容：行政部門主要審核公文文件的內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和公司的規(guī)章制度，是否體現(xiàn)公司的工作意圖和決策部署，格式是否規(guī)范，文字表述是否準(zhǔn)確等。3.審核意見：行政部門對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)反饋給起草部門，起草部門應(yīng)根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善。對(duì)于不符合要求的公文文件，行政部門有權(quán)退回起草部門重新起草。公文文件的簽發(fā)與印發(fā)公文文件的簽發(fā)1.簽發(fā)權(quán)限：正式公文由公司主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；內(nèi)部文件由部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；涉密文件按照保密規(guī)定由相應(yīng)級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.簽發(fā)程序：公文文件經(jīng)審核通過后，由起草部門將公文文件送簽發(fā)人簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱公文文件的內(nèi)容，簽署明確的意見和姓名、日期。公文文件的印發(fā)1.印發(fā)部門：公文文件經(jīng)簽發(fā)后，由行政部門負(fù)責(zé)印發(fā)。行政部門應(yīng)按照公文文件的印發(fā)份數(shù)和范圍進(jìn)行排版、印刷、裝訂，并及時(shí)分發(fā)到相關(guān)部門和人員。2.印發(fā)要求：公文文件的印發(fā)應(yīng)做到準(zhǔn)確、及時(shí)、規(guī)范。印發(fā)的公文文件應(yīng)與簽發(fā)的原稿一致，不得擅自修改內(nèi)容。對(duì)于涉密文件，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行印發(fā)和傳遞。公文文件的歸檔與保管公文文件的歸檔1.歸檔范圍：凡是反映公司工作活動(dòng)、具有保存價(jià)值的公文文件，均應(yīng)進(jìn)行歸檔。歸檔的公文文件包括正式公文、內(nèi)部文件、涉密文件等。2.歸檔時(shí)間：公文文件辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔。一般情況下，當(dāng)年的公文文件應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。3.歸檔要求：歸檔的公文文件應(yīng)按照文件的類別、時(shí)間、保管期限等進(jìn)行分類整理，裝訂成冊(cè)，并編制歸檔目錄。歸檔的公文文件應(yīng)保證齊全完整、真實(shí)有效。公文文件的保管1.保管部門：公司設(shè)立專門的檔案室，負(fù)責(zé)公文文件的保管工作。檔案室應(yīng)配備必要的保管設(shè)備和設(shè)施，確保公文文件的安全保存。2.保管期限：公文文件的保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。永久保管的公文文件是指反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件；長(zhǎng)期保管的公文文件是指保管期限為16年至50年左右的文件；短期保管的公文文件是指保管期限為5年至15年左右的文件。3.保管要求：檔案室應(yīng)建立健全公文文件保管制度，定期對(duì)公文文件進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止文件損壞、丟失和泄露。對(duì)于涉密文件，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行保管和管理。公文文件的借閱與銷毀公文文件的借閱1.借閱權(quán)限：公司員工因工作需要借閱公文文件，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；借閱涉密文件，應(yīng)經(jīng)公司保密部門批準(zhǔn)。2.借閱程序：借閱公文文件時(shí)，借閱人應(yīng)填寫《公文文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息，經(jīng)批準(zhǔn)后到檔案室辦理借閱手續(xù)。3.借閱要求：借閱人應(yīng)妥善保管借閱的公文文件，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞文件。借閱期限屆滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還公文文件。公文文件的銷毀1.銷毀范圍：保管期限已滿、失去保存價(jià)值的公文文件，以及因工作需要不再使用的涉密文件，應(yīng)進(jìn)行銷毀。2.銷毀程序：公文文件銷毀前，應(yīng)由檔案室會(huì)同相關(guān)部門對(duì)擬銷毀的文件進(jìn)行清理和鑒定，編制《公文文件銷毀清冊(cè)》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷。3.銷毀要求：銷毀公文文件應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，確保文件信息徹底銷毀。對(duì)于涉密文件，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行銷毀。涉密文件的管理涉密文件的制作1.制作要求：涉密文件的制作應(yīng)在公司內(nèi)部進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)。制作涉密文件應(yīng)使用符合保密要求的設(shè)備和材料，嚴(yán)格控制知悉范圍。2.密級(jí)標(biāo)注：涉密文件應(yīng)按照保密規(guī)定標(biāo)注密級(jí)和保密期限，密級(jí)標(biāo)注在文件首頁左上角。涉密文件的傳遞1.傳遞方式：涉密文件應(yīng)通過機(jī)要交通、機(jī)要通信或?qū)Ｈ藗鬟f等方式進(jìn)行傳遞，不得通過普通郵政、快遞等方式傳遞。2.傳遞要求：傳遞涉密文件時(shí)，應(yīng)采取必要的保密措施，確保文件安全。傳遞人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自拆閱、攜帶涉密文件。涉密文件的使用1.使用權(quán)限：涉密文件的使用應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行，只有經(jīng)過批準(zhǔn)的人員才能使用涉密文件。2.使用要求：使用涉密文件時(shí)，應(yīng)在符合保密要求的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播涉密文件內(nèi)容。使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還涉密文件。涉密文件的銷毀1.銷毀程序：涉密文件的銷毀應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)。銷毀涉密文件應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行，確保文件信息徹底銷毀。2.銷毀記錄：銷毀涉密文件應(yīng)做好記錄，記錄銷毀文件的名稱、編號(hào)、數(shù)量、時(shí)間、地點(diǎn)等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。監(jiān)督與檢查監(jiān)督部門公司行政部門和保密部門負(fù)責(zé)對(duì)公文文件的管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督內(nèi)容監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括公文文件的起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、歸檔、保管、借閱、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)的管理情況，以及涉密文件的保密管理情況。檢查方式監(jiān)督檢查可以采取定期檢查和不定期檢查相結(jié)合的方式進(jìn)行。定期檢查一