高校電子印章管理辦法一、總則（一）目的與背景在當(dāng)今數(shù)字化時(shí)代，信息技術(shù)的飛速發(fā)展深刻改變了社會(huì)的運(yùn)行模式，高校的管理工作也面臨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型的迫切需求。電子印章作為傳統(tǒng)實(shí)物印章的電子化形式，具有高效、便捷、安全等顯著優(yōu)勢(shì)，能夠極大地提高高校各類事務(wù)的處理效率，優(yōu)化管理流程。為了規(guī)范高校電子印章的使用和管理，確保電子印章使用的合法性、安全性和可靠性，根據(jù)《中華人民共和國電子簽名法》《國務(wù)院關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合高校實(shí)際情況，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本校各級(jí)部門、學(xué)院以及附屬單位在各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中使用電子印章的管理。電子印章的種類包括但不限于學(xué)校公章、部門章、業(yè)務(wù)專用章等。（三）定義本辦法所稱電子印章，是指基于可信密碼技術(shù)生成身份標(biāo)識(shí)，以電子數(shù)據(jù)圖形表現(xiàn)的印章。電子印章與傳統(tǒng)實(shí)物印章具有同等法律效力，可用于簽署各類電子文件、合同、協(xié)議等。二、管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）管理機(jī)構(gòu)學(xué)校設(shè)立電子印章管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，成員包括學(xué)校辦公室、信息化管理部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)學(xué)校電子印章的管理工作，制定電子印章管理的重大政策和決策。（二）各部門職責(zé)1.學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)學(xué)校公章、校長印章等重要電子印章的管理和使用審批；制定電子印章使用的相關(guān)制度和流程；監(jiān)督檢查各部門電子印章的使用情況。2.信息化管理部門負(fù)責(zé)電子印章系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和技術(shù)支持；保障電子印章系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行；對(duì)電子印章的制作、發(fā)放、更新和注銷等進(jìn)行技術(shù)管理。3.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)電子印章使用過程中的法律問題進(jìn)行咨詢和指導(dǎo)；審核電子印章相關(guān)的合同、協(xié)議等文件的合法性；處理電子印章使用過程中可能出現(xiàn)的法律糾紛。4.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)涉及財(cái)務(wù)收支的電子印章使用進(jìn)行審核和監(jiān)督；確保電子印章在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)中的使用符合財(cái)務(wù)管理制度和相關(guān)法律法規(guī)。5.各部門、學(xué)院及附屬單位負(fù)責(zé)本部門電子印章的申請(qǐng)、使用和保管；按照規(guī)定的流程和權(quán)限使用電子印章；對(duì)本部門電子印章的使用情況進(jìn)行記錄和管理。三、電子印章的申請(qǐng)與制作（一）申請(qǐng)條件學(xué)校各部門、學(xué)院及附屬單位因工作需要使用電子印章的，應(yīng)具備以下條件：1.具有獨(dú)立開展業(yè)務(wù)活動(dòng)的資格和能力；2.有明確的電子印章使用范圍和業(yè)務(wù)需求；3.已制定完善的電子印章使用管理制度和安全保障措施。（二）申請(qǐng)流程1.申請(qǐng)部門填寫《高校電子印章申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明申請(qǐng)電子印章的名稱、用途、使用范圍、使用期限等信息，并附相關(guān)證明材料，報(bào)本部門負(fù)責(zé)人審核。2.本部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將申請(qǐng)表及相關(guān)材料報(bào)送學(xué)校辦公室。3.學(xué)校辦公室對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行初審，初審?fù)ㄟ^后，將申請(qǐng)表及相關(guān)材料轉(zhuǎn)信息化管理部門進(jìn)行技術(shù)審核。4.信息化管理部門對(duì)申請(qǐng)部門的技術(shù)條件和安全保障措施進(jìn)行審核，審核通過后，制作電子印章。（三）制作要求1.電子印章的制作應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，采用可靠的電子簽名技術(shù)和加密算法，確保電子印章的安全性和不可篡改性。2.電子印章的圖形樣式應(yīng)與傳統(tǒng)實(shí)物印章一致，包括印章名稱、圖案、字體等信息。3.電子印章應(yīng)具備唯一的數(shù)字證書，用于證明電子印章的合法性和有效性。四、電子印章的使用與管理（一）使用范圍電子印章的使用范圍應(yīng)嚴(yán)格按照申請(qǐng)時(shí)確定的范圍執(zhí)行，不得超出規(guī)定范圍使用。電子印章可用于以下業(yè)務(wù)場(chǎng)景：1.各類公文的簽發(fā)、流轉(zhuǎn)和歸檔；2.合同、協(xié)議等法律文件的簽署；3.科研項(xiàng)目申報(bào)、審批和結(jié)題等相關(guān)文件的簽署；4.財(cái)務(wù)報(bào)銷、收費(fèi)等業(yè)務(wù)憑證的簽署；5.其他需要使用印章的電子業(yè)務(wù)活動(dòng)。（二）使用流程1.用印人登錄電子印章系統(tǒng)，選擇需要使用的電子印章和待簽署的電子文件。2.用印人按照規(guī)定的審批流程提交用印申請(qǐng)，申請(qǐng)中應(yīng)注明用印事由、文件名稱、用印份數(shù)等信息。3.審批人登錄電子印章系統(tǒng)，對(duì)用印申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后，電子印章系統(tǒng)自動(dòng)加蓋電子印章。4.用印完成后，電子印章系統(tǒng)自動(dòng)記錄用印信息，包括用印時(shí)間、用印人、用印文件名稱、用印次數(shù)等，并生成用印日志。（三）使用權(quán)限電子印章的使用權(quán)限應(yīng)根據(jù)不同的業(yè)務(wù)需求和崗位職責(zé)進(jìn)行設(shè)定，嚴(yán)格實(shí)行分級(jí)授權(quán)管理。具體權(quán)限設(shè)置如下：1.學(xué)校公章、校長印章等重要電子印章的使用，需經(jīng)學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.各部門、學(xué)院及附屬單位的電子印章使用，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審批。3.涉及財(cái)務(wù)收支、重大合同等重要業(yè)務(wù)的電子印章使用，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門審核。（四）安全管理1.電子印章系統(tǒng)應(yīng)采用安全可靠的技術(shù)架構(gòu)和防護(hù)措施，保障系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。系統(tǒng)應(yīng)具備身份認(rèn)證、訪問控制、數(shù)據(jù)加密、審計(jì)日志等安全功能。2.電子印章的數(shù)字證書應(yīng)妥善保管，定期更新，防止數(shù)字證書被盜用或泄露。3.用印人應(yīng)妥善保管自己的電子印章使用賬號(hào)和密碼，不得將賬號(hào)和密碼泄露給他人。如發(fā)現(xiàn)賬號(hào)和密碼被盜用，應(yīng)及時(shí)報(bào)告信息化管理部門。4.電子印章系統(tǒng)應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)中，并異地存放。五、電子印章的更新與注銷（一）更新情形有下列情形之一的，應(yīng)及時(shí)更新電子印章：1.電子印章的有效期屆滿；2.電子印章的圖形樣式、數(shù)字證書等信息發(fā)生變更；3.電子印章系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)或改造，需要更新電子印章。（二）更新流程1.申請(qǐng)部門填寫《高校電子印章更新申請(qǐng)表》，說明更新原因和更新內(nèi)容，報(bào)本部門負(fù)責(zé)人審核。2.本部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將申請(qǐng)表報(bào)送學(xué)校辦公室。3.學(xué)校辦公室對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后，轉(zhuǎn)信息化管理部門進(jìn)行更新操作。4.信息化管理部門更新電子印章后，通知申請(qǐng)部門領(lǐng)取新的電子印章。（三）注銷情形有下列情形之一的，應(yīng)及時(shí)注銷電子印章：1.申請(qǐng)部門撤銷或合并，不再需要使用電子印章；2.電子印章被盜用、丟失或損壞，無法繼續(xù)使用；3.電子印章的使用期限屆滿，且不再需要延期使用。（四）注銷流程1.申請(qǐng)部門填寫《高校電子印章注銷申請(qǐng)表》，說明注銷原因，報(bào)本部門負(fù)責(zé)人審核。2.本部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將申請(qǐng)表報(bào)送學(xué)校辦公室。3.學(xué)校辦公室對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后，轉(zhuǎn)信息化管理部門進(jìn)行注銷操作。4.信息化管理部門注銷電子印章后，收回電子印章的數(shù)字證書，并通知申請(qǐng)部門。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制學(xué)校辦公室、信息化管理部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)建立健全電子印章使用的監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)各部門電子印章的使用情況進(jìn)行檢查和評(píng)估。（二）檢查內(nèi)容1.電子印章的使用是否符合規(guī)定的范圍和流程；2.電子印章的審批權(quán)限是否嚴(yán)格執(zhí)行；3.電子印章系統(tǒng)的安全保障措施是否落實(shí)到位；4.電子印章使用日志的記錄是否完整、準(zhǔn)確。（三）違規(guī)處理對(duì)違反本辦法