第1條：總則1、為了保障員工檔案的完整性、時效性，便于公司內部管理，特制定本制度。2、員工檔案是公司在招聘、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關員工個人經歷、工作態(tài)度、業(yè)務技能、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料。第2條：員工檔案分類1、履歷材料：應聘簡歷、面試評價表、背景調查記錄等2、自傳材料：身份證、學歷證書、體檢證明、、職稱證、駕駛證、職業(yè)資格證、結婚證等其復印件3、考核材料；試用期考核材料、崗位轉正考核材料、職級考核材料等4、崗位材料：崗位變動記錄、培訓檔案、外派資料等5、獎懲材料；過失單、獎勵單、表揚通告、保證書等6、勞動材料：試用協(xié)議、勞動合同、個人信息資料表、參保資料、退保資料、請假單、辭職申請書、辭退申請書、原單位解除勞動關系證明、本單位解除勞動合同協(xié)議書、與公司簽訂的其它合同、協(xié)議等7、其它有必要納入檔案的資料第3條：員工檔案管理1、公司人事部為員工檔案的歸口管理部門，指導監(jiān)督相關單位的員工檔案管理工作。2、員工檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按單位歸類。員工終止/解除勞動關系時，應將員工檔案的材料歸入人事檔案并予以封存；由專人負責管理。第4條：相關單位的工作要求1、公司人事部、各連鎖店店長負責涉及范圍的員工檔案建立及維護工作，自員工入職第一天起為員工建立檔案（電子檔案自員工入職3天后按照公司規(guī)定格式建立）。2、公司人事部：⑴負責總部各單位員工檔案的整合、歸檔工作。⑵在把相關應聘人員交與各連鎖店店長復試時，須將應聘者的材料轉交其店長，便于連鎖店的人事管理及員工電子檔案（其格式按照公司人事部的要求執(zhí)行）的建立；轉交材料包括：A：身份證、畢業(yè)證書復印件B：應聘人員登記表（個人簡歷）C：1寸近期免冠彩色照片2張3、總部連鎖店：⑴各連鎖店店長安排員工至人事部簽訂合同時，須將其形成的涉及第2條范疇的員工材料轉交人事部歸檔。⑵予每月的3號前將其單位的上個月員工電子檔案信息發(fā)送至人事部，由人事部進行人事信息刷新。⑶各連鎖店試用期離職員工的檔案，由其連鎖店存檔。⑷員工歸檔材料包括A：身份證、畢業(yè)證書復印件B：應聘人員登記表（個人簡歷）C：1寸近期免冠彩色照片2張D：試用協(xié)議E：試用期考核材料F：個人信息資料表G：其它涉及的材料4、外地連鎖店：⑴連鎖店店長在人事部的指導監(jiān)督下負責對其單位員工材料，進行整合、建/歸檔工作，并同時建立電子檔案；⑵予每月的3號前將其單位的上個月員工電子檔案信息發(fā)送至人事部，由人事部進行人事信息刷新。第5條：材料及歸檔要求1、員工須保證所提供的個人資料真實、有效；若有變更或補充時，須及時（3天內）向公司人事部或所在連鎖店申報變更；若造成公司的文書接收不到及其它一切因員工的資料虛假或變更延誤而造成的后果，由其全部承擔。如果與其解除勞動關系，公司將不支付經濟補償。2、對惡意提供個人虛假信息的員工，一經查實，一律作辭退處理，公司不支付經濟補償。3、變更的員工信息相關權責單位須及時調整、歸檔，歸檔前必須先對材料進行鑒別，確保符合歸檔的要求。日后應及時、準確收集員工檔案材料所需信息，錄入或整合在個人檔案中。第6條：檔案保密規(guī)定1、員工檔案涉及員工個人及家庭信息等資料，檔案管理人員或單位主管應嚴格做好保密工作，不得隨意向公司外人員泄露相關內容。第7條：檔案借閱規(guī)定1、其它單位主管因工作需要查閱員工檔案資料的，須經相關管理部門人員同意后方可查詢：⑴查閱總部各單位員工檔案：須經人事部經理同意。⑵查閱外地連鎖店員工檔案：須經連鎖店店長同意。2、檔案管理人員負責檔案借出和收回的登記工作；檔案借出的時間不宜過長，到期未還者應及時催還。3、任何人不得擅自將人事檔案材料（包括文件資料、電子資料等）帶出公司。4、各單位確定需要銷毀檔案材料時，必須上報人事部并經人事部經理批準后方可進行。5、嚴禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。第8條：檔案保存1、員工檔案管理單位需進行對員工檔案妥善保管，做好防蛀、防濕、防盜等工作。2、離職人員和在職人員的檔案應及時分開存放，離