集中物資采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范[公司/組織名稱]的物資采購行為，加強集中物資采購管理，降低采購成本，提高采購效率，保證物資質(zhì)量，防范采購風(fēng)險，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于[公司/組織名稱]及其下屬各部門、分支機構(gòu)的所有物資集中采購活動。本辦法所指物資包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、勞保用品、低值易耗品等。（三）采購原則1.公開透明原則：采購活動應(yīng)公開采購信息、采購程序和采購結(jié)果，接受公司內(nèi)部和外部的監(jiān)督。2.公平競爭原則：為所有供應(yīng)商提供平等的競爭機會，確保采購過程的公平性。3.公正原則：采購人員應(yīng)公正對待所有供應(yīng)商，不得偏袒任何一方。4.誠實信用原則：采購活動各方應(yīng)誠實守信，履行各自的義務(wù)。5.效益原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過合理的采購方式和采購策略，降低采購成本，提高采購效益。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）采購決策委員會1.組成：由公司高層管理人員、相關(guān)部門負責(zé)人組成。2.職責(zé)制定公司集中物資采購的戰(zhàn)略規(guī)劃和政策。審定年度采購預(yù)算和采購計劃。審批重大采購項目的采購方案和供應(yīng)商選擇。協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。（二）采購部門1.職責(zé)負責(zé)制定和執(zhí)行公司集中物資采購計劃。組織采購招標、詢價、談判等采購活動。選擇和評估供應(yīng)商，建立和維護供應(yīng)商檔案。簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。處理采購過程中的糾紛和投訴。（三）需求部門1.職責(zé)提出物資采購需求，明確采購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。參與采購技術(shù)方案的制定和供應(yīng)商的評估。負責(zé)采購物資的驗收和使用管理。（四）財務(wù)部門1.職責(zé)負責(zé)編制和審核采購預(yù)算。辦理采購資金的支付和結(jié)算。對采購成本進行核算和控制。參與采購合同的審核。（五）審計部門1.職責(zé)對采購活動進行審計監(jiān)督，確保采購活動符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。檢查采購合同的簽訂和執(zhí)行情況。對采購成本的真實性和合理性進行審計。三、采購計劃管理（一）采購計劃的編制1.需求部門應(yīng)根據(jù)本部門的工作需要和公司的發(fā)展規(guī)劃，在每年[具體時間]前編制下一年度的物資采購需求計劃，報采購部門。2.采購部門對各需求部門的采購需求進行匯總和分析，結(jié)合公司的庫存情況和市場供應(yīng)情況，編制年度集中物資采購計劃草案。3.年度集中物資采購計劃草案應(yīng)包括采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時間等內(nèi)容。（二）采購計劃的審批1.采購部門將年度集中物資采購計劃草案報采購決策委員會審定。2.采購決策委員會對采購計劃草案進行審議，根據(jù)公司的戰(zhàn)略規(guī)劃和財務(wù)狀況，確定年度采購預(yù)算和采購計劃。3.經(jīng)采購決策委員會審定通過的采購計劃，由采購部門下達給各需求部門和相關(guān)部門執(zhí)行。（三）采購計劃的調(diào)整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因公司業(yè)務(wù)發(fā)展、市場變化等原因需要調(diào)整采購計劃的，需求部門應(yīng)提出書面申請，說明調(diào)整的原因和內(nèi)容。2.采購部門對需求部門的申請進行審核，提出調(diào)整意見，報采購決策委員會審批。3.經(jīng)采購決策委員會審批同意后，采購部門對采購計劃進行調(diào)整，并通知相關(guān)部門執(zhí)行。四、采購方式選擇（一）招標采購1.適用范圍：采購金額較大、技術(shù)要求較高、市場競爭充分的物資采購項目，一般應(yīng)采用招標采購方式。2.招標程序采購部門編制招標文件，明確采購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、交貨地點、評標標準等內(nèi)容。發(fā)布招標公告，邀請符合條件的供應(yīng)商參加投標。組織開標、評標和定標活動，確定中標供應(yīng)商。與中標供應(yīng)商簽訂采購合同。（二）詢價采購1.適用范圍：采購金額較小、技術(shù)要求相對簡單的物資采購項目，可采用詢價采購方式。2.詢價程序采購部門向至少三家符合條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價單，要求供應(yīng)商提供報價和相關(guān)資料。對供應(yīng)商的報價進行比較和分析，選擇報價合理、信譽良好的供應(yīng)商。與選定的供應(yīng)商進行談判，確定采購價格和其他條款。簽訂采購合同。（三）競爭性談判采購1.適用范圍：符合下列情形之一的物資采購項目，可采用競爭性談判采購方式：招標后沒有供應(yīng)商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的。技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的。采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的。2.談判程序采購部門成立談判小組，制定談判文件。邀請符合條件的供應(yīng)商參加談判。談判小組與供應(yīng)商進行談判，確定采購價格和其他條款。從談判小組提出的成交候選人中確定成交供應(yīng)商。簽訂采購合同。（四）單一來源采購1.適用范圍：符合下列情形之一的物資采購項目，可采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的。發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的。必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.采購程序采購部門提出單一來源采購申請，說明采購理由和擬采購的供應(yīng)商。報采購決策委員會審批。經(jīng)審批同意后，與供應(yīng)商進行談判，確定采購價格和其他條款。簽訂采購合同。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商的選擇1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評估和選擇機制，對潛在供應(yīng)商進行調(diào)查和評估。2.供應(yīng)商評估的內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。3.采購部門應(yīng)根據(jù)評估結(jié)果，選擇符合要求的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商庫。（二）供應(yīng)商的管理1.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確供應(yīng)商的質(zhì)量責(zé)任和義務(wù)。2.定期對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等進行評價，根據(jù)評價結(jié)果對供應(yīng)商進行動態(tài)管理。3.對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當?shù)莫剟詈蛢?yōu)惠；對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，進行警告、限期整改；對嚴重違反合同約定的供應(yīng)商，取消其供應(yīng)商資格。（三）供應(yīng)商的淘汰1.出現(xiàn)下列情形之一的供應(yīng)商，應(yīng)予以淘汰：提供的產(chǎn)品質(zhì)量嚴重不符合要求，經(jīng)多次整改仍不能達到標準的。交貨期嚴重延誤，影響公司正常生產(chǎn)經(jīng)營的。售后服務(wù)差，對用戶的投訴和問題不及時處理的。違反法律法規(guī)和公司規(guī)定，存在商業(yè)賄賂等不正當行為的。2.采購部門應(yīng)及時將淘汰的供應(yīng)商從供應(yīng)商庫中刪除，并通知相關(guān)部門。六、采購合同管理（一）合同的簽訂1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購計劃和采購結(jié)果，與供應(yīng)商簽訂采購合同。2.采購合同應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責(zé)任等條款。3.采購合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)部門審核，確保合同條款合法、合理、公平。（二）合同的執(zhí)行1.采購部門應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進度和交貨情況。2.需求部門應(yīng)做好采購物資的接收和驗收工作，對不符合合同要求的物資，應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。3.財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和時間，辦理采購資金的支付手續(xù)。（三）合同的變更和解除1.在合同執(zhí)行過程中，如因不可抗力、市場變化等原因需要變更或解除合同的，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。2.合同變更或解除協(xié)議應(yīng)報采購決策委員會審批。七、采購驗收與付款管理（一）采購驗收1.采購物資到貨后，需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員按照合同要求和驗收標準進行驗收。2.驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量、包裝等方面。3.驗收合格的物資，由需求部門填寫驗收報告，經(jīng)相關(guān)人員簽字確認后，辦理入庫手續(xù)。4.驗收不合格的物資，需求部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，要求供應(yīng)商換貨、退貨或采取其他補救措施。（二）采購付款1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫付款申請單，經(jīng)相關(guān)部門審核簽字后，報財務(wù)部門辦理付款手續(xù)。2.財務(wù)部門應(yīng)嚴格按照合同約定的付款方式和時間進行付款，對不符合付款條件的申請，應(yīng)拒絕付款。3.對于分期付款的采購合同，財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的進度進行付款，并跟蹤采購物資的使用情況。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.審計部門應(yīng)定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購活動是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。2.紀檢監(jiān)察部門應(yīng)加強對采購人員的廉政監(jiān)督，防止采購過程中出現(xiàn)腐敗行為。3.各部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督制度，對本部門的采購活動進行自我監(jiān)督。（二）考核機制1.建立采購績效評估體系，對