非標(biāo)物資采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司非標(biāo)物資采購行為，加強(qiáng)采購管理，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有非標(biāo)物資的采購活動(dòng)，包括但不限于定制設(shè)備、特殊規(guī)格原材料、專用工具等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.經(jīng)濟(jì)性原則：在保證物資質(zhì)量和滿足使用需求的前提下，力求降低采購成本，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化。3.公平性原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的參與機(jī)會(huì)。4.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購的非標(biāo)物資符合公司要求。二、采購計(jì)劃與預(yù)算（一）采購需求提出1.各部門根據(jù)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、項(xiàng)目建設(shè)等實(shí)際需要，提前向采購部門提交非標(biāo)物資采購申請(qǐng)。申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說明物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求、交貨時(shí)間等內(nèi)容。2.采購部門對(duì)各部門提交的采購申請(qǐng)進(jìn)行匯總、整理和分析，結(jié)合公司庫存情況，確定最終的采購需求。（二）采購計(jì)劃編制1.采購部門根據(jù)采購需求，編制非標(biāo)物資采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、采購時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息，并經(jīng)相關(guān)部門審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.采購計(jì)劃應(yīng)具有前瞻性和合理性，充分考慮市場(chǎng)供應(yīng)情況、生產(chǎn)進(jìn)度安排等因素，避免因計(jì)劃不周導(dǎo)致采購延誤或物資積壓。（三）采購預(yù)算制定1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購計(jì)劃，結(jié)合市場(chǎng)價(jià)格行情，制定非標(biāo)物資采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)明確采購物資的預(yù)計(jì)采購金額，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.采購預(yù)算是控制采購成本的重要依據(jù)，采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，如遇特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按規(guī)定程序報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。供應(yīng)商應(yīng)具備合法經(jīng)營(yíng)資質(zhì)、良好的信譽(yù)、較強(qiáng)的生產(chǎn)能力和質(zhì)量保證能力。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)水平等情況。評(píng)估內(nèi)容包括企業(yè)規(guī)模、生產(chǎn)設(shè)備、技術(shù)力量、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商列入合格供應(yīng)商名錄，并定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)評(píng)估和調(diào)整。（二）供應(yīng)商考核1.建立供應(yīng)商考核機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。考核方式包括定期評(píng)審、不定期抽查、用戶反饋等。2.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對(duì)于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作、增加訂單量等獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于考核不合格的供應(yīng)商，采取警告、限期整改、暫停合作、取消合格供應(yīng)商資格等措施。（三）供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)1.采購部門與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況和市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，通過與供應(yīng)商簽訂長(zhǎng)期合作協(xié)議、提供技術(shù)支持、協(xié)助供應(yīng)商改進(jìn)產(chǎn)品質(zhì)量等方式，增強(qiáng)供應(yīng)商的合作意愿和忠誠(chéng)度。四、采購流程（一）采購申請(qǐng)審批1.各部門提交的非標(biāo)物資采購申請(qǐng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)采購部門。2.采購部門對(duì)采購申請(qǐng)進(jìn)行初審，審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、必要性、合規(guī)性等。初審?fù)ㄟ^后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)采購申請(qǐng)的內(nèi)容和公司實(shí)際情況進(jìn)行審批，審批通過的采購申請(qǐng)進(jìn)入采購流程，未通過的采購申請(qǐng)返回采購部門并說明原因。（二）采購詢價(jià)與報(bào)價(jià)1.采購部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購申請(qǐng)，向多家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求供應(yīng)商提供非標(biāo)物資的報(bào)價(jià)、技術(shù)方案、交貨期等信息。2.供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)回復(fù)詢價(jià)函，采購部門對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行整理和比較，分析各供應(yīng)商的價(jià)格優(yōu)勢(shì)、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等因素，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行談判。（三）采購談判1.采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，就物資的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，爭(zhēng)取達(dá)成雙方滿意的采購合同。2.談判過程中，采購人員應(yīng)充分了解供應(yīng)商的成本構(gòu)成和利潤(rùn)空間，運(yùn)用談判技巧，在保證物資質(zhì)量和滿足公司需求的前提下，爭(zhēng)取最優(yōu)惠的采購價(jià)格。3.采購談判結(jié)束后，采購部門應(yīng)形成談判紀(jì)要，記錄談判的主要內(nèi)容和達(dá)成的共識(shí)。（四）采購合同簽訂1.根據(jù)采購談判結(jié)果，采購部門起草采購合同，合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。2.采購合同經(jīng)公司法律顧問審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章生效。采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，作為物資驗(yàn)收、付款等工作的依據(jù)。（五）采購訂單下達(dá)1.采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確物資的詳細(xì)規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。2.采購訂單下達(dá)后，采購部門應(yīng)跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。（六）物資驗(yàn)收1.物資到貨前，采購部門應(yīng)通知相關(guān)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。驗(yàn)收部門應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)到貨物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行檢驗(yàn)。2.驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收部門應(yīng)出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，并辦理入庫手續(xù)；驗(yàn)收不合格的物資，驗(yàn)收部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決，如屬供應(yīng)商責(zé)任，供應(yīng)商應(yīng)負(fù)責(zé)退換貨或采取其他補(bǔ)救措施。（七）采購付款1.物資驗(yàn)收合格后，采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，填寫付款申請(qǐng)單，經(jīng)相關(guān)部門審核簽字后，報(bào)財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)。2.財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)管理制度和采購合同約定，對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核無誤后及時(shí)安排付款。付款方式應(yīng)根據(jù)合同約定和公司資金狀況合理選擇，確保資金安全和支付效率。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購部門應(yīng)定期對(duì)非標(biāo)物資采購過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。2.采用定性與定量相結(jié)合的方法，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和影響程度，為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施提供依據(jù)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.針對(duì)市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研和分析，及時(shí)掌握市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)情況，合理安排采購時(shí)間和數(shù)量，采取套期保值等措施降低價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。2.針對(duì)供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)加強(qiáng)供應(yīng)商管理，選擇多家合格供應(yīng)商，建立供應(yīng)商備用機(jī)制，避免因單一供應(yīng)商出現(xiàn)問題導(dǎo)致采購中斷。3.針對(duì)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量控制，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，增加檢驗(yàn)頻次和嚴(yán)格度，確保所采購的非標(biāo)物資符合質(zhì)量要求。4.針對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格審核合同條款，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)、明確具體，避免合同糾紛。5.針對(duì)付款風(fēng)險(xiǎn)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購付款的審核和監(jiān)控，嚴(yán)格按照合同約定付款，防范資金支付風(fēng)險(xiǎn)。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.建立采購風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。2.設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)和閾值，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)達(dá)到預(yù)警閾值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，提醒相關(guān)部門采取應(yīng)對(duì)措施，降低風(fēng)險(xiǎn)損失。六、采購信息管理（一）采購檔案管理1.采購部門應(yīng)建立健全采購檔案管理制度，對(duì)采購活動(dòng)中形成的各類文件、資料進(jìn)行分類整理、歸檔保存。采購檔案包括采購申請(qǐng)、采購計(jì)劃、采購合同、采購訂單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等。2.采購檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的完整性、真實(shí)性和保密性。檔案保管期限應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。（二）采購數(shù)據(jù)分析1.采購部門應(yīng)定期對(duì)采購數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，包括采購金額、采購數(shù)量、采購價(jià)格、供應(yīng)商分布、采購周期等方面的數(shù)據(jù)。2.通過數(shù)據(jù)分析，總結(jié)采購活動(dòng)中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)存在的問題和不足，為優(yōu)化采購流程、降低采購成本、提高采購效率提供決策依據(jù)。（三）采購信息共享1.建立采購信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)采購部門與各相關(guān)部門之間的信息實(shí)時(shí)共享。采購信息包括采購需求、采購計(jì)劃、采購合同、采購訂單執(zhí)行情況、物資驗(yàn)收結(jié)果等。2.通過信息共享平臺(tái)，各部門可以及時(shí)了解采購活動(dòng)進(jìn)展情況，協(xié)同工作，提高工作效率和溝通效果。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)非標(biāo)物資采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購活動(dòng)中存在的問題，并提出整改建議，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改，確保采購活動(dòng)規(guī)范、合法、有效。（二）紀(jì)檢監(jiān)察監(jiān)督1.公司紀(jì)檢監(jiān)察部門對(duì)非標(biāo)物資采購活動(dòng)進(jìn)行全程監(jiān)督，重點(diǎn)檢查采購過程中的廉潔自律情況，防止發(fā)生違規(guī)違紀(jì)行為。2.紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購人員的廉政教育，建立健全廉政風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制，確保采購活動(dòng)在廉潔的環(huán)