采購人員合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購合同管理，規(guī)范采購行為，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高經(jīng)濟(jì)效益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有采購人員在采購活動(dòng)中簽訂的各類合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則采購合同的簽訂、履行、變更、解除等應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，確保合同合法有效。2.公平公正原則合同雙方應(yīng)遵循公平、公正的原則，明確各自的權(quán)利和義務(wù)，不得損害任何一方的合法權(quán)益。3.誠實(shí)守信原則采購人員應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得隱瞞或欺詐對方。4.風(fēng)險(xiǎn)防范原則加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)管理，對可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行提前評估和防范，確保公司利益不受損失。二、合同簽訂前管理（一）采購需求確定1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要提出采購申請，明確采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交付時(shí)間等詳細(xì)信息。2.采購部門對采購申請進(jìn)行審核，評估其合理性和必要性，對于不符合要求的申請及時(shí)與申請部門溝通調(diào)整。（二）供應(yīng)商選擇與評估1.建立供應(yīng)商信息庫，收集供應(yīng)商的基本資料、經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等信息。2.根據(jù)采購需求，從供應(yīng)商信息庫中篩選出潛在供應(yīng)商，并進(jìn)行實(shí)地考察或背景調(diào)查。3.制定供應(yīng)商評估標(biāo)準(zhǔn)，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，評估內(nèi)容包括但不限于：企業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格競爭力、交貨期、售后服務(wù)等。4.根據(jù)評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并與其進(jìn)行商務(wù)談判。（三）合同條款擬定1.采購人員應(yīng)根據(jù)采購需求和談判結(jié)果，擬定合同條款。合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。2.合同主要條款應(yīng)包括：合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式；采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；價(jià)格及付款方式；交貨時(shí)間、地點(diǎn)、方式；驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及方法；違約責(zé)任；爭議解決方式等。3.在擬定合同條款時(shí)，應(yīng)充分考慮公司利益和風(fēng)險(xiǎn)防范，對于涉及公司重大利益的條款，應(yīng)報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核。（四）合同審批1.采購合同擬定完成后，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。審批流程一般包括采購部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門審核、法務(wù)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批、總經(jīng)理審批等環(huán)節(jié)。2.各審核部門應(yīng)根據(jù)各自職責(zé)對合同條款進(jìn)行嚴(yán)格審核，重點(diǎn)審核合同的合法性、合規(guī)性、合理性、完整性以及風(fēng)險(xiǎn)防范措施等。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)與采購人員溝通修改。3.經(jīng)審批通過的合同，方可加蓋公司公章或合同專用章。三、合同簽訂管理（一）簽訂流程1.采購人員應(yīng)與供應(yīng)商就合同條款達(dá)成一致意見后，及時(shí)簽訂書面合同。合同文本應(yīng)一式多份，雙方各執(zhí)一份，公司相關(guān)部門留存?zhèn)浞荨?.簽訂合同前，采購人員應(yīng)確保合同雙方簽字蓋章齊全，合同內(nèi)容與審批通過的合同條款一致。3.合同簽訂后，采購人員應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便各部門做好合同執(zhí)行的準(zhǔn)備工作。（二）合同編號(hào)與存檔1.為便于合同管理，公司應(yīng)對每份采購合同進(jìn)行編號(hào)。合同編號(hào)應(yīng)具有唯一性，能夠準(zhǔn)確反映合同簽訂的年份、類別、順序等信息。2.采購人員應(yīng)及時(shí)將簽訂好的合同原件及相關(guān)資料整理歸檔，交由公司檔案管理部門統(tǒng)一保管。檔案管理部門應(yīng)建立合同檔案臺(tái)賬，對合同的編號(hào)、名稱、簽訂時(shí)間、履行情況等進(jìn)行詳細(xì)記錄。四、合同履行管理（一）合同執(zhí)行跟蹤1.采購人員應(yīng)負(fù)責(zé)合同履行的跟蹤工作，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、交貨情況、質(zhì)量狀況等，確保合同按時(shí)、按質(zhì)、按量履行。2.建立合同執(zhí)行跟蹤臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同履行過程中的各項(xiàng)信息，如發(fā)貨時(shí)間、運(yùn)輸方式、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間、實(shí)際到貨時(shí)間、驗(yàn)收情況等。對于合同履行過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)解決，并記錄在跟蹤臺(tái)賬中。（二）交貨驗(yàn)收1.供應(yīng)商交貨前，采購人員應(yīng)提前通知相關(guān)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。驗(yàn)收部門應(yīng)按照合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對采購物品或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括但不限于：數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等。對于驗(yàn)收合格的物品或服務(wù)，驗(yàn)收部門應(yīng)出具驗(yàn)收報(bào)告；對于驗(yàn)收不合格的，應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商進(jìn)行整改或退換貨，并記錄在驗(yàn)收報(bào)告中。3.采購人員應(yīng)督促供應(yīng)商按照驗(yàn)收報(bào)告的要求及時(shí)處理問題，確保合同順利履行。（三）付款管理1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行付款審核與支付。付款前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)審核合同執(zhí)行情況、驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票等相關(guān)資料，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。2.對于不符合付款條件的，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知采購人員與供應(yīng)商溝通解決。采購人員應(yīng)負(fù)責(zé)跟蹤付款進(jìn)展情況，確保公司按時(shí)付款，維護(hù)公司良好的商業(yè)信譽(yù)。五、合同變更與解除管理（一）變更管理1.在合同履行過程中，如因各種原因需要變更合同條款，采購人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、生效時(shí)間等。2.合同變更協(xié)議簽訂后，采購人員應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。審批通過后，將變更協(xié)議副本分發(fā)給相關(guān)部門，并對合同執(zhí)行跟蹤臺(tái)賬進(jìn)行更新。（二）解除管理1.在合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，采購人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解除合同，并簽訂書面解除協(xié)議。解除協(xié)議應(yīng)明確解除的原因、時(shí)間、雙方的權(quán)利義務(wù)等。2.合同解除協(xié)議簽訂后，采購人員應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。審批通過后，將解除協(xié)議副本分發(fā)給相關(guān)部門，并對合同執(zhí)行跟蹤臺(tái)賬進(jìn)行核銷。3.對于因解除合同給公司造成損失的，采購人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商賠償事宜，如協(xié)商不成，可通過法律途徑解決。六、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.采購人員應(yīng)加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，避免因自身原因引發(fā)合同糾紛。2.在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)可能引發(fā)糾紛的跡象，采購人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施化解矛盾，防止糾紛擴(kuò)大。（二）糾紛處理1.如發(fā)生合同糾紛，采購人員應(yīng)及時(shí)向公司報(bào)告，并提供相關(guān)證據(jù)材料。公司應(yīng)成立糾紛處理小組，負(fù)責(zé)對糾紛進(jìn)行調(diào)查、分析和處理。2.糾紛處理小組應(yīng)根據(jù)糾紛的具體情況，制定解決方案。解決方案一般包括協(xié)商解決、仲裁解決、訴訟解決等方式。在選擇糾紛解決方式時(shí)，應(yīng)充分考慮公司利益和成本效益原則。3.對于通過協(xié)商解決的糾紛，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商達(dá)成和解協(xié)議，并按照協(xié)議履行各自的義務(wù)。對于通過仲裁或訴訟解決的糾紛，公司應(yīng)積極配合，按照法律程序維護(hù)公司合法權(quán)益。七、合同監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)建立合同監(jiān)督檢查制度，定期對采購合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括但不限于：合同審批流程執(zhí)行情況、合同條款履行情況、合同檔案管理情況、糾紛處理情況等。對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評價(jià)1.公司應(yīng)建立采購人員合同管理考核評價(jià)制度，對采購人員的合同管理工作進(jìn)行考核評價(jià)?？己嗽u價(jià)指標(biāo)包括但不限于：合同簽訂的及時(shí)性、準(zhǔn)確性；合同履行的質(zhì)量、進(jìn)度；