公司用友軟件管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司用友軟件的使用與管理，提高公司信息化管理水平，確保財務數(shù)據(jù)的準確性、及時性和安全性，充分發(fā)揮用友軟件在公司財務管理、業(yè)務運營等方面的作用，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各下屬子公司、分公司在用友軟件系統(tǒng)中的各項操作與管理活動。（三）基本原則1.合法性原則：用友軟件的使用與管理必須嚴格遵守國家相關法律法規(guī)以及財務會計準則的要求。2.規(guī)范性原則：明確用友軟件各模塊的操作流程和規(guī)范，確保數(shù)據(jù)錄入、處理、存儲等環(huán)節(jié)的標準化。3.安全性原則：采取有效措施保障用友軟件系統(tǒng)的安全，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失和非法訪問。4.效益性原則：通過合理使用用友軟件，提高公司工作效率，降低運營成本，提升公司整體效益。二、用友軟件系統(tǒng)管理（一）系統(tǒng)安裝與維護1.安裝要求由公司指定的專業(yè)技術人員按照用友軟件供應商提供的安裝指南進行系統(tǒng)安裝，確保安裝環(huán)境符合軟件運行要求。安裝過程中要記錄相關配置信息，如服務器地址、數(shù)據(jù)庫參數(shù)等，并妥善保存。2.日常維護定期對用友軟件系統(tǒng)進行檢查，包括服務器性能、網(wǎng)絡連接、軟件版本更新等。及時處理系統(tǒng)出現(xiàn)的故障和問題，對于無法自行解決的，及時聯(lián)系用友軟件供應商的技術支持人員。按照軟件供應商的建議，定期進行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的介質上，并異地存放一份，以防數(shù)據(jù)丟失。（二）用戶管理1.用戶賬號創(chuàng)建與分配根據(jù)公司各部門、崗位的職責和權限需求，由系統(tǒng)管理員創(chuàng)建相應的用友軟件用戶賬號。用戶賬號的命名應規(guī)范統(tǒng)一，便于識別和管理，一般采用員工姓名拼音縮寫加數(shù)字的方式。明確各用戶賬號的初始密碼，并要求用戶在首次登錄系統(tǒng)后及時修改密碼，確保密碼強度符合安全要求。2.權限設置依據(jù)公司內部控制制度和業(yè)務流程，對不同用戶賬號設置相應的操作權限。權限設置應遵循不相容職務分離的原則，確保各崗位之間相互制約、相互監(jiān)督。權限分為功能權限和數(shù)據(jù)權限。功能權限決定用戶能夠訪問和操作的用友軟件模塊；數(shù)據(jù)權限則限定用戶對特定數(shù)據(jù)的訪問范圍，如部門數(shù)據(jù)、客戶數(shù)據(jù)等。定期對用戶權限進行審核和調整，根據(jù)人員崗位變動或業(yè)務需求變化，及時增減或修改用戶權限。（三）數(shù)據(jù)管理1.數(shù)據(jù)錄入與審核各業(yè)務部門負責本部門相關業(yè)務數(shù)據(jù)的準確錄入，錄入的數(shù)據(jù)應真實、完整、及時。數(shù)據(jù)錄入人員在錄入數(shù)據(jù)后，應進行自查，確保數(shù)據(jù)的準確性。對于重要數(shù)據(jù)，需經(jīng)過相關負責人審核后方可提交。審核人員應嚴格按照規(guī)定的審核標準和流程對數(shù)據(jù)進行審核，發(fā)現(xiàn)問題及時通知數(shù)據(jù)錄入人員進行修改。2.數(shù)據(jù)查詢與使用公司員工因工作需要查詢用友軟件數(shù)據(jù)的，應按照規(guī)定的申請流程進行申請，經(jīng)批準后方可查詢。查詢的數(shù)據(jù)僅限于工作所需范圍，不得擅自擴大查詢范圍或泄露給無關人員。對于涉及公司機密的數(shù)據(jù)，應嚴格按照公司保密制度進行管理，防止數(shù)據(jù)泄露。3.數(shù)據(jù)清理與歸檔定期對用友軟件系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行清理，刪除過期、無用的數(shù)據(jù)，以保證系統(tǒng)運行效率和數(shù)據(jù)存儲空間。按照公司檔案管理規(guī)定，對重要數(shù)據(jù)進行歸檔保存，歸檔的數(shù)據(jù)應進行備份，并存儲在安全的介質上。歸檔數(shù)據(jù)應建立索引，便于查詢和檢索。三、財務模塊管理（一）總賬管理1.憑證管理財務人員應按照財務會計準則和公司財務制度的要求編制記賬憑證。憑證內容應包括日期、憑證字號、摘要、科目、金額等要素，確保憑證信息準確、完整。記賬憑證應連續(xù)編號，不得跳號、重號。憑證錄入完成后，需經(jīng)過審核人員審核簽字方可記賬。定期對憑證進行裝訂成冊，按照會計檔案管理規(guī)定妥善保管。2.賬簿管理每月末結賬后，及時打印總賬、明細賬、日記賬等賬簿，并與用友軟件系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行核對，確保賬賬相符。賬簿打印格式應符合會計檔案管理要求，打印內容清晰、完整。對于電子賬簿，應定期進行備份，以防數(shù)據(jù)丟失。對賬簿中的數(shù)據(jù)進行分析和利用，為公司財務決策提供支持。（二）報表管理1.報表編制財務人員應按照財務報表編制要求，準確、及時地編制用友軟件系統(tǒng)中的各類財務報表，如資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。報表編制過程中，應確保數(shù)據(jù)來源準確可靠，公式設置正確無誤。對于報表中的數(shù)據(jù)變動較大或異常的情況，應進行分析并查明原因。2.報表審核與報送報表編制完成后，由財務負責人進行審核，審核通過后方可報送。審核內容包括報表數(shù)據(jù)的準確性、完整性、邏輯關系的正確性等。按照規(guī)定的時間和渠道，將財務報表報送至公司管理層、稅務機關、股東等相關部門和人員。同時，做好報表報送記錄，以備查詢。（三）固定資產(chǎn)管理1.資產(chǎn)卡片錄入資產(chǎn)管理部門負責對公司固定資產(chǎn)進行清查和登記，建立固定資產(chǎn)卡片。固定資產(chǎn)卡片信息應包括資產(chǎn)名稱、型號、規(guī)格、購置日期、原值、折舊方法、折舊年限等詳細內容。將固定資產(chǎn)卡片信息準確錄入用友軟件系統(tǒng)，確保系統(tǒng)中的資產(chǎn)信息與實際資產(chǎn)一致。2.折舊計提與管理財務部門按照固定資產(chǎn)折舊政策，在用友軟件系統(tǒng)中設置折舊計提方法和折舊年限等參數(shù)，每月末自動計提固定資產(chǎn)折舊。定期對固定資產(chǎn)折舊情況進行核對和分析，檢查折舊計提是否準確，如有差異應及時查明原因并進行調整。對固定資產(chǎn)的增減變動情況進行及時記錄和處理，確保固定資產(chǎn)賬面價值的準確性。四、業(yè)務模塊管理（一）采購管理1.采購訂單管理采購部門根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，在用友軟件系統(tǒng)中創(chuàng)建采購訂單。采購訂單應明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨日期等詳細信息。采購訂單錄入系統(tǒng)后，需經(jīng)過相關部門審核，確保訂單信息準確無誤。審核通過后的采購訂單作為采購業(yè)務執(zhí)行的依據(jù)。2.到貨驗收管理物資到貨后，采購部門應及時通知驗收部門進行驗收。驗收部門在用友軟件系統(tǒng)中錄入驗收結果，包括驗收數(shù)量、合格數(shù)量、不合格數(shù)量等信息。對于驗收不合格的物資，采購部門應及時與供應商溝通處理，在系統(tǒng)中記錄處理情況。3.采購發(fā)票管理采購部門收到供應商發(fā)票后，應在規(guī)定時間內將發(fā)票信息錄入用友軟件系統(tǒng)，并與采購訂單、到貨驗收單進行核對。財務部門根據(jù)審核無誤的采購發(fā)票進行賬務處理，確保采購業(yè)務的財務數(shù)據(jù)準確記錄。（二）銷售管理1.銷售訂單管理銷售部門根據(jù)市場需求和客戶訂單，在用友軟件系統(tǒng)中創(chuàng)建銷售訂單。銷售訂單應包含客戶信息、銷售產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨日期等內容。銷售訂單錄入系統(tǒng)后，需經(jīng)過相關部門審核，如信用審核、庫存審核等。審核通過后的銷售訂單作為銷售業(yè)務執(zhí)行的依據(jù)。2.發(fā)貨管理銷售部門根據(jù)銷售訂單安排發(fā)貨，在系統(tǒng)中錄入發(fā)貨信息，包括發(fā)貨日期、發(fā)貨數(shù)量、運輸方式等。倉庫管理部門根據(jù)發(fā)貨信息進行貨物出庫操作，并在系統(tǒng)中記錄庫存變動情況。3.銷售發(fā)票管理銷售部門在貨物發(fā)出后，應及時開具銷售發(fā)票，并將發(fā)票信息錄入用友軟件系統(tǒng)。發(fā)票信息應與銷售訂單、發(fā)貨單一致。財務部門根據(jù)審核無誤的銷售發(fā)票進行銷售收入確認和賬務處理，確保銷售業(yè)務的財務數(shù)據(jù)準確記錄。（三）庫存管理1.庫存初始化倉庫管理部門對公司現(xiàn)有庫存物資進行清查盤點，將庫存物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、存放地點等信息準確錄入用友軟件系統(tǒng)，完成庫存初始化工作。庫存初始化數(shù)據(jù)應與實際庫存一致，如有差異應查明原因并進行調整。2.出入庫管理倉庫管理人員根據(jù)采購到貨驗收單、銷售發(fā)貨單等業(yè)務單據(jù)，在用友軟件系統(tǒng)中辦理物資的出入庫手續(xù)。出入庫操作應及時、準確，確保庫存數(shù)量的實時更新。對于庫存盤點業(yè)務，倉庫管理部門應定期進行實地盤點，并將盤點結果錄入用友軟件系統(tǒng)。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因并進行處理。3.庫存預警管理設定庫存預警指標，如最低庫存、最高庫存等。當庫存數(shù)量接近預警值時，用友軟件系統(tǒng)自動發(fā)出預警信息，提醒相關人員及時采取措施，如采購補貨、調整銷售策略等。五、系統(tǒng)操作規(guī)范（一）操作流程1.各模塊操作人員應按照規(guī)定的操作流程進行系統(tǒng)操作。操作流程應包括登錄系統(tǒng)、進入相應模塊、執(zhí)行具體操作步驟、保存或提交數(shù)據(jù)等環(huán)節(jié)。2.在操作過程中，應嚴格按照系統(tǒng)提示進行操作，不得擅自跳過或簡化操作步驟。如遇系統(tǒng)故障或提示錯誤信息，應及時記錄并向系統(tǒng)管理員報告。（二）操作權限1.操作人員應嚴格按照所賦予的操作權限進行系統(tǒng)操作，不得越權操作。如發(fā)現(xiàn)權限不足需要進行某項操作時，應及時向系統(tǒng)管理員申請權限調整。2.嚴禁將個人賬號和密碼轉借他人使用，確保系統(tǒng)操作的安全性和可追溯性。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復1.定期進行數(shù)據(jù)備份是保障用友軟件系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全的重要措施。操作人員應按照規(guī)定的時間間隔進行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質上，并異地存放一份。2.在進行系統(tǒng)升級、數(shù)據(jù)遷移或其他可能影響數(shù)據(jù)的操作前，應先進行數(shù)據(jù)備份。如遇系統(tǒng)故障需要恢復數(shù)據(jù)時，應按照數(shù)據(jù)恢復操作流程進行操作，確保數(shù)據(jù)恢復的準確性和完整性。六、系統(tǒng)安全與保密（一）安全措施1.加強用友軟件系統(tǒng)的安全防護，安裝防火墻、殺毒軟件等安全軟件，并定期進行更新和病毒查殺。2.對系統(tǒng)服務器進行安全配置，設置強密碼，并定期更換密碼。限制外部網(wǎng)絡對系統(tǒng)服務器的訪問，僅開放必要的端口。3.定期對系統(tǒng)進行安全漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復系統(tǒng)存在的安全隱患。（二）保密制度1.嚴格遵守公司保密制度，對在用友軟件系統(tǒng)中涉及的公司財務數(shù)據(jù)、業(yè)務數(shù)據(jù)、客戶信息等機密信息予以保密。2.未經(jīng)公司授權，任何人員不得擅自將系統(tǒng)數(shù)據(jù)提供給外部單位或個人。對于因工作需要必須對外提供數(shù)據(jù)的，應按照規(guī)定的審批流程進行審批，并采取必要的保密措施。3.對離職員工的用友軟件賬號進行及時停用，并刪除其相關權限。同時，提醒離職員工妥善交接工作，不得私自留存或泄露公司系統(tǒng)數(shù)據(jù)。七、培訓與支持（一）培訓計劃1.根據(jù)公司員工的崗位需求和用友軟件的使用情況，制定年度培訓計劃。培訓計劃應包括培訓目標、培訓內容、培訓方式、培訓時間安排等內容。2.培訓內容應涵蓋用友軟件各模塊的操作技能、系統(tǒng)管理知識、數(shù)據(jù)安全與保密等方面，以提高員工的系統(tǒng)操作水平和業(yè)務能力。（二）培訓方式1.采用內部培訓、外部培訓、在線學習等多種培訓方式相結合，滿足不同員工的學習需求。2.內部培訓由公司內部熟悉用友軟件的專業(yè)人員擔任培訓講師，根據(jù)實際工作案例進行講解和演示，提高培訓的針對性和實用性。3.對于復雜的系統(tǒng)功能或新的軟件版本，可邀請用友軟件供應商的技術專家進行外部培訓，確保員工及時掌握最新的軟件知識和操作技能。4.利用用友軟件供應商提供的在線學習平臺，為員工提供自主學習的機會，員工可根據(jù)自己的時間和需求進行在線課程學習。（三）技術支持1.設立專門的技術支持熱線或郵箱，及時解答員工在用友軟件使用過程中遇到的問題。2.對于員工反饋的問題，技術支持人員應及時響應，并在規(guī)定時間內解決問題。對于復雜問題，應及時組織相關人員進行會診，確保問題得到妥善解決。3.定期收集員工對用友軟件使用的意見和建議，及時反饋給用友軟件供應商，以便對軟件進行優(yōu)化和改進。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.建立用友軟件使用監(jiān)督機制，定期對各部門在用友軟件系統(tǒng)中的操作情況進行檢查。檢查內容包括操作流程的規(guī)范性、數(shù)據(jù)錄入的準確性、權限使用的合規(guī)性等。2.設立專門的監(jiān)督崗位或由內部審計部門負責對用友軟件使用情況進行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時督促相關部門進行整改。（二）考