公司費(fèi)用發(fā)票管理辦法總則目的為加強(qiáng)公司費(fèi)用發(fā)票管理，規(guī)范費(fèi)用報銷流程，確保公司財務(wù)核算的準(zhǔn)確性和合規(guī)性，保障公司利益，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在業(yè)務(wù)活動中涉及的費(fèi)用發(fā)票管理?；驹瓌t1.真實(shí)性原則：費(fèi)用發(fā)票必須真實(shí)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容，不得虛開、偽造。2.合法性原則：費(fèi)用發(fā)票應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)稅收政策的規(guī)定。3.完整性原則：發(fā)票內(nèi)容應(yīng)完整，包括發(fā)票抬頭、日期、項(xiàng)目、金額、印章等。4.及時性原則：取得發(fā)票后應(yīng)及時提交報銷，不得拖延。發(fā)票種類及要求增值稅專用發(fā)票1.基本要求發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)應(yīng)加蓋銷售方發(fā)票專用章。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)齊全，包括購買方名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號，銷售方名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號，貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等。字跡清楚，不得壓線、錯格。發(fā)票號碼應(yīng)與機(jī)打號碼一致。2.認(rèn)證抵扣取得的增值稅專用發(fā)票應(yīng)在規(guī)定的認(rèn)證期限內(nèi)進(jìn)行認(rèn)證抵扣，認(rèn)證期限為自發(fā)票開具之日起360日內(nèi)。認(rèn)證方式可通過增值稅發(fā)票綜合服務(wù)平臺進(jìn)行勾選認(rèn)證或掃描認(rèn)證。增值稅普通發(fā)票1.基本要求發(fā)票應(yīng)加蓋銷售方發(fā)票專用章。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)包括購買方名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號，銷售方名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號，貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等。電子發(fā)票需同時保存電子檔和紙質(zhì)打印件，電子檔應(yīng)確保清晰可查。2.報銷要求電子發(fā)票報銷時，應(yīng)提供打印件，并在打印件上注明“此件與電子發(fā)票原件一致，由[報銷人姓名]打印”字樣，報銷人簽字確認(rèn)。其他發(fā)票1.通用機(jī)打發(fā)票按照稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定的格式和要求開具，加蓋發(fā)票專用章。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)包含業(yè)務(wù)信息、金額等必要內(nèi)容。2.定額發(fā)票應(yīng)從正規(guī)渠道取得，發(fā)票上應(yīng)加蓋發(fā)票專用章。報銷時應(yīng)按規(guī)定粘貼，注明業(yè)務(wù)內(nèi)容、日期等信息。發(fā)票取得與審核發(fā)票取得1.業(yè)務(wù)人員職責(zé)公司員工在開展業(yè)務(wù)活動過程中，應(yīng)按照合同約定及對方要求及時取得合法有效的費(fèi)用發(fā)票。對于涉及增值稅應(yīng)稅項(xiàng)目的業(yè)務(wù)，應(yīng)向銷售方索取增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票。2.特殊情況處理若因特殊原因無法取得發(fā)票的，應(yīng)取得對方開具的收款收據(jù)，并注明業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、日期等信息，由經(jīng)辦人和部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，報財務(wù)部門審核備案。但收款收據(jù)不得作為稅前扣除憑證，在企業(yè)所得稅匯算清繳時應(yīng)進(jìn)行納稅調(diào)整。發(fā)票審核1.財務(wù)部門審核要點(diǎn)發(fā)票的真實(shí)性審核：通過國家稅務(wù)總局全國增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺等渠道查驗(yàn)發(fā)票真?zhèn)?，核?shí)發(fā)票代碼、號碼、開票日期、金額、稅額、發(fā)票專用章等信息是否與票面一致。發(fā)票的合法性審核：檢查發(fā)票是否符合國家稅收法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，如發(fā)票適用稅率是否正確、發(fā)票開具是否規(guī)范等。發(fā)票的完整性審核：審查發(fā)票內(nèi)容是否填寫齊全，發(fā)票抬頭是否為本公司全稱，納稅人識別號是否準(zhǔn)確，發(fā)票專用章是否清晰，發(fā)票聯(lián)次是否完整等。發(fā)票與業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性審核：核對發(fā)票所記載的業(yè)務(wù)內(nèi)容是否與公司實(shí)際發(fā)生的業(yè)務(wù)相符，如業(yè)務(wù)發(fā)生時間、地點(diǎn)、金額等是否匹配。2.審核流程員工報銷時，應(yīng)先將取得的發(fā)票及相關(guān)報銷憑證提交給所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)重點(diǎn)審核業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合理性及發(fā)票與業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性，審核通過后簽字確認(rèn)。部門負(fù)責(zé)人審核通過的報銷憑證提交至財務(wù)部門。財務(wù)人員按照上述審核要點(diǎn)進(jìn)行詳細(xì)審核，對于不符合要求的發(fā)票，應(yīng)及時通知報銷人補(bǔ)充或更換發(fā)票。審核無誤后，在報銷憑證上簽字。對于金額較大或存在疑問的發(fā)票，財務(wù)部門可進(jìn)行實(shí)地核實(shí)或要求報銷人提供進(jìn)一步的證明材料。發(fā)票開具公司作為銷售方1.開票規(guī)定公司銷售商品、提供服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動對外發(fā)生經(jīng)營業(yè)務(wù)收取款項(xiàng)，應(yīng)向付款方開具發(fā)票。開具發(fā)票時，應(yīng)按照規(guī)定的時限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實(shí)開具，并加蓋發(fā)票專用章。不得開具與實(shí)際經(jīng)營業(yè)務(wù)情況不符的發(fā)票，不得虛開發(fā)票。2.發(fā)票開具流程業(yè)務(wù)部門在簽訂銷售合同或提供服務(wù)后，應(yīng)及時將合同等相關(guān)信息傳遞給財務(wù)部門。財務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)信息，按照發(fā)票開具規(guī)定在防偽稅控系統(tǒng)等開票軟件中開具發(fā)票。發(fā)票開具后，應(yīng)及時將發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)（適用于增值稅專用發(fā)票）交付給購買方。公司作為購買方1.開票信息提供公司員工在與銷售方簽訂合同或發(fā)生業(yè)務(wù)往來時，應(yīng)準(zhǔn)確提供公司的開票信息，包括公司名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等。若開票信息發(fā)生變更，應(yīng)及時通知銷售方，確保發(fā)票開具的準(zhǔn)確性。2.開票要求跟進(jìn)業(yè)務(wù)人員應(yīng)跟進(jìn)銷售方發(fā)票開具情況，確保銷售方按照合同約定及時、準(zhǔn)確開具發(fā)票。對于未按時開具發(fā)票或發(fā)票開具不符合要求的，應(yīng)及時與銷售方溝通協(xié)調(diào)解決。發(fā)票保管與存檔發(fā)票保管1.財務(wù)部門職責(zé)財務(wù)部門應(yīng)設(shè)立專門的發(fā)票保管崗位或指定專人負(fù)責(zé)發(fā)票的保管工作。發(fā)票保管人員應(yīng)妥善保管發(fā)票，確保發(fā)票的安全，防止發(fā)票丟失、被盜、損毀等情況發(fā)生。2.保管方式發(fā)票應(yīng)存放在安全、干燥、防火、防盜的專用場所，可采用專柜存放或電子存儲等方式。對于紙質(zhì)發(fā)票，應(yīng)按照發(fā)票種類、號碼順序進(jìn)行整理存放，便于查閱和核對。電子發(fā)票應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲在安全的存儲介質(zhì)上，并建立相應(yīng)的索引和目錄，方便查找。發(fā)票存檔1.存檔期限發(fā)票存檔期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)及公司財務(wù)檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為至少保存10年。2.存檔內(nèi)容存檔的發(fā)票應(yīng)包括發(fā)票原件、發(fā)票開具清單（如有）、發(fā)票認(rèn)證結(jié)果通知書（適用于增值稅專用發(fā)票）等相關(guān)資料。對于涉及重要業(yè)務(wù)或金額較大的發(fā)票，還應(yīng)將相關(guān)合同、審批文件等一并存檔，以便查閱和審計。3.存檔方式紙質(zhì)發(fā)票應(yīng)裝訂成冊，按照年度、月份順序編號，并在封面上注明發(fā)票種類、起止號碼、份數(shù)、金額等信息。電子發(fā)票可與紙質(zhì)發(fā)票對應(yīng)的電子文檔一起存儲在電子檔案管理系統(tǒng)中，按照規(guī)定的分類和索引方式進(jìn)行管理，確保電子檔案的可讀性和可追溯性。發(fā)票丟失處理丟失已開具的發(fā)票1.丟失增值稅專用發(fā)票同時丟失發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)的，購買方憑銷售方提供的相應(yīng)專用發(fā)票記賬聯(lián)復(fù)印件及銷售方主管稅務(wù)機(jī)關(guān)出具的《丟失增值稅專用發(fā)票已報稅證明單》，作為增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額的抵扣憑證、退稅憑證或記賬憑證。丟失抵扣聯(lián)的，可憑相應(yīng)發(fā)票的發(fā)票聯(lián)復(fù)印件，作為增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額的抵扣憑證或退稅憑證；丟失發(fā)票聯(lián)的，可憑相應(yīng)發(fā)票的抵扣聯(lián)復(fù)印件，作為記賬憑證。2.丟失增值稅普通發(fā)票丟失記賬聯(lián)的，應(yīng)取得發(fā)票聯(lián)復(fù)印件，由提供發(fā)票聯(lián)復(fù)印件單位出具相關(guān)證明，并由提供人簽章。證明內(nèi)容包括：與原件一致、加蓋原件保存單位公章或個人簽章。丟失發(fā)票聯(lián)的，應(yīng)取得記賬聯(lián)的復(fù)印件，由提供記賬聯(lián)復(fù)印件單位出具相關(guān)證明，并由提供人簽章。證明內(nèi)容包括：與原件一致、加蓋原件保存單位公章或個人簽章。丟失空白發(fā)票1.發(fā)現(xiàn)丟失后丟失發(fā)票的人員應(yīng)立即向財務(wù)部門報告，并在發(fā)現(xiàn)丟失當(dāng)日書面報告主管稅務(wù)機(jī)關(guān)。2.稅務(wù)機(jī)關(guān)處理稅務(wù)機(jī)關(guān)將根據(jù)丟失發(fā)票的類型和情節(jié)輕重，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。公司應(yīng)積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)的調(diào)查和處理工作，按照要求提供相關(guān)資料和說明情況。對于丟失空白發(fā)票的情況，公司應(yīng)采取措施防止發(fā)票被冒用，如及時向稅務(wù)機(jī)關(guān)掛失、在媒體上聲明作廢等。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.財務(wù)部門定期檢查財務(wù)部門應(yīng)定期對公司費(fèi)用發(fā)票管理情況進(jìn)行檢查，包括發(fā)票的取得、審核、開具、保管、存檔等環(huán)節(jié)。檢查內(nèi)容包括發(fā)票的合規(guī)性、準(zhǔn)確性、完整性，以及報銷流程的執(zhí)行情況等。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對費(fèi)用發(fā)票管理進(jìn)行審計監(jiān)督，審查發(fā)票管理的內(nèi)部控制制度是否健全有效，費(fèi)用報銷是否合規(guī)合理等。審計部門應(yīng)根據(jù)審計結(jié)果提出審計建議，督促相關(guān)部門和人員改進(jìn)發(fā)票管理工作，防范財務(wù)風(fēng)險。外部監(jiān)督1.稅務(wù)機(jī)關(guān)檢查公司應(yīng)接受稅務(wù)機(jī)關(guān)的日常檢查和專項(xiàng)檢查，積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)對發(fā)票管理情況的監(jiān)督。對于稅務(wù)機(jī)關(guān)提出的問題，應(yīng)及時整改，并按照規(guī)定補(bǔ)繳稅款、滯納金或接受處罰。2.其他監(jiān)管部門檢查根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)和監(jiān)管要求，公司可能會接受其他相關(guān)監(jiān)管部門的檢查，如財政部門、審計部門等。公司應(yīng)按照各監(jiān)管部門的要求，提供發(fā)票管理相關(guān)資料，配合檢查工作，確保公司發(fā)票管理符合法律法規(guī)及監(jiān)管要求。違規(guī)處理對違規(guī)取得發(fā)票行為的處理1.員工責(zé)任對于員工虛開、偽造、篡改發(fā)票等違規(guī)取得發(fā)票行為，一經(jīng)查實(shí)，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處分。因員工違規(guī)取得發(fā)票導(dǎo)致公司遭受稅務(wù)損失、經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，公司將依法追究員工的賠償責(zé)任。2.財務(wù)處理對于違規(guī)取得的發(fā)票，不得作為報銷憑證，已報銷的費(fèi)用應(yīng)予以追回。在企業(yè)所得稅匯算清繳時，違規(guī)發(fā)票對應(yīng)的費(fèi)用不得在稅前扣除，公司應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行納稅調(diào)整，補(bǔ)繳企業(yè)所得稅。對違規(guī)開具發(fā)票行為的處理1.公司責(zé)任公司若存在虛開發(fā)票等違規(guī)開具發(fā)票行為，將按照國家法律法規(guī)的規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，包括罰款、沒收違法所得、吊銷營業(yè)執(zhí)照等。公司應(yīng)積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)等