關于付款申請管理辦法一、總則（一）目的為加強公司付款申請的管理，規(guī)范付款流程，確保公司資金的安全、合理使用，提高資金使用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部各部門及下屬子公司涉及的各類付款申請業(yè)務，包括但不限于采購付款、費用報銷、工程款項支付等。（三）基本原則1.合法性原則：付款申請必須符合國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定，確保交易真實、合法、有效。2.準確性原則：申請付款的金額、支付對象、支付方式等信息應準確無誤，避免因信息錯誤導致的資金損失或延誤支付。3.審批流程原則：嚴格按照規(guī)定的審批流程進行付款申請，各級審批人員應認真履行職責，確保付款事項的合理性和必要性。4.及時性原則：相關部門應在規(guī)定時間內完成付款申請及審批手續(xù)，以保證公司業(yè)務的正常開展，避免因付款延誤給公司帶來不良影響。二、付款申請的分類及流程（一）采購付款1.采購申請：各部門根據業(yè)務需求填寫采購申請單，詳細注明采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數量、預算金額、預計到貨日期等信息，并提交至采購部門。2.采購審批：采購部門對采購申請進行審核，確認采購需求的合理性和必要性。對于金額較大或重要的采購項目，需提交公司領導審批。3.采購執(zhí)行：采購部門根據審批通過的采購申請，選擇合適的供應商進行采購。簽訂采購合同或協(xié)議，明確雙方的權利和義務，包括采購金額、付款方式、交貨時間等條款。4.到貨驗收：采購物品到貨后，采購部門應及時通知使用部門進行驗收。使用部門按照合同要求對采購物品的數量、質量、規(guī)格等進行驗收，并填寫驗收報告。如發(fā)現問題，應及時與供應商溝通解決。5.付款申請：采購部門在收到驗收報告且驗收合格后，根據合同約定填寫付款申請單，附上采購申請單、采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關憑證，提交至財務部門審核。6.財務審核：財務部門對付款申請單及相關憑證進行審核，重點審核發(fā)票的真實性、合法性、有效性，采購合同的執(zhí)行情況，以及付款金額與合同約定是否一致等。如審核通過，提交至審批流程。7.審批付款：付款申請按照公司規(guī)定的審批流程進行審批，各級審批人員應根據職責權限進行審批。審批通過后，財務部門安排付款。（二）費用報銷1.費用發(fā)生：員工因工作需要發(fā)生費用支出后，應及時取得合法有效的發(fā)票或其他報銷憑證，并按照公司規(guī)定的格式填寫費用報銷單，詳細注明費用發(fā)生的日期、事由、金額、報銷部門等信息。2.部門初審：員工所在部門負責人對費用報銷單進行初審，核實費用的真實性、合理性及與工作的相關性。如初審通過，簽字確認并提交至財務部門。3.財務審核：財務部門對費用報銷單及相關憑證進行審核，重點審核發(fā)票的合規(guī)性、報銷標準的執(zhí)行情況、費用明細的準確性等。對于不符合規(guī)定的報銷申請，財務部門有權要求員工補充或更正相關信息。4.審批付款：費用報銷申請按照公司規(guī)定的審批流程進行審批，各級審批人員應根據職責權限進行審批。審批通過后，財務部門安排付款。（三）工程款項支付1.工程立項：項目部門根據公司發(fā)展規(guī)劃和業(yè)務需求，提出工程立項申請，詳細說明工程名稱、地點、內容、預算金額、預計工期等信息，并提交至公司領導審批。2.工程招標：對于需要招標的工程項目，按照公司招標管理辦法進行招標，確定中標單位并簽訂工程合同。3.工程進度款申請：施工單位按照工程合同約定的工程進度，提交工程進度款申請單，附上已完成工程量清單、工程質量驗收報告、發(fā)票等相關憑證。項目部門對工程進度款申請進行審核，確認工程進度和質量符合合同要求后，簽字確認并提交至財務部門。4.財務審核：財務部門對工程進度款申請單及相關憑證進行審核，重點審核工程進度的真實性、付款金額與合同約定的一致性、發(fā)票的合規(guī)性等。如審核通過，提交至審批流程。5.審批付款：工程進度款申請按照公司規(guī)定的審批流程進行審批，各級審批人員應根據職責權限進行審批。審批通過后，財務部門安排付款。6.工程竣工結算：工程竣工后，施工單位提交工程竣工結算報告，項目部門組織相關人員進行竣工結算審核。審核通過后，辦理工程尾款支付手續(xù)。三、付款申請的審批流程（一）一般付款申請審批流程1.申請人填寫付款申請單，并附上相關憑證：付款申請單應詳細注明付款事由、金額、支付對象、支付方式等信息，并按照要求粘貼相關發(fā)票、合同等憑證。2.部門負責人初審：申請人所在部門負責人對付款申請進行初審，核實付款事項的真實性、合理性及與本部門業(yè)務的相關性。如初審通過，簽字確認并提交至上級領導審批。3.上級領導審批：根據付款金額和重要性，由相應級別的上級領導進行審批。對于金額較大或重要的付款申請，可能需要經過公司領導班子集體審批。4.財務部門審核：財務部門對付款申請單及相關憑證進行審核，重點審核發(fā)票的真實性、合法性、有效性，付款金額與合同約定是否一致，以及資金安排的合理性等。如審核通過，提交至審批流程的下一環(huán)節(jié)；如審核不通過，財務部門應及時與申請人溝通，說明原因并要求補充或更正相關信息。5.最終審批：根據公司規(guī)定的審批權限，由最終審批人進行審批。最終審批人應綜合考慮各方面因素，做出是否同意付款的決定。6.付款執(zhí)行：審批通過后，財務部門按照付款申請單上的支付方式和時間安排進行付款。（二）特殊付款申請審批流程對于金額特別巨大、涉及重大項目或存在特殊情況的付款申請，除按照一般付款申請審批流程進行審批外，還可能需要經過以下特殊程序：1.專項審計：公司審計部門對付款事項進行專項審計，核實付款的必要性、合規(guī)性及資金使用效益等情況。審計部門應出具審計報告，作為付款審批的重要參考依據。2.風險評估：風險管理部門對付款申請進行風險評估，分析可能存在的風險因素，并提出相應的風險應對措施。風險評估報告應提交至審批流程中的相關環(huán)節(jié)，供審批人員參考。3.決策會議：對于重大付款申請，可能需要召開公司決策會議進行討論和決策。會議應邀請相關部門負責人、財務人員、審計人員等參加，充分聽取各方意見，做出最終決策。四、付款申請的相關要求（一）申請材料要求1.發(fā)票要求：所有付款申請必須提供合法有效的發(fā)票。發(fā)票應具備以下要素：發(fā)票抬頭必須與公司名稱一致；發(fā)票內容應與實際交易相符；發(fā)票印章應清晰、完整；發(fā)票應在規(guī)定的認證期限內進行認證。對于不符合要求的發(fā)票，財務部門有權拒絕受理付款申請。2.合同要求：涉及采購、工程等業(yè)務的付款申請，必須附上相關合同或協(xié)議。合同應明確雙方的權利和義務，包括采購金額、付款方式、交貨時間、質量標準等條款。合同簽訂后，應及時將合同副本提交至財務部門備案。3.其他憑證要求：根據業(yè)務性質和實際情況，可能還需要提供其他相關憑證，如驗收報告、入庫單、出差審批單等。這些憑證應真實、準確、完整，能夠證明付款事項的真實性和合理性。（二）申請時間要求1.采購付款：采購部門應在采購合同約定的付款期限前提交付款申請，確保按時付款，維護公司良好的商業(yè)信用。如因特殊原因需要延遲付款，應提前與供應商溝通協(xié)商，并取得供應商的同意。2.費用報銷：員工應在費用發(fā)生后的規(guī)定時間內提交費用報銷申請，一般不得超過[X]個工作日。對于跨年度的費用報銷，應在次年[X]月[X]日前提交申請，逾期不予受理。3.工程款項支付：施工單位應按照工程合同約定的工程進度和時間節(jié)點提交工程進度款申請，項目部門應及時審核并提交至財務部門。工程竣工結算后，應在規(guī)定時間內辦理尾款支付手續(xù)。（三）支付方式要求1.銀行轉賬：原則上，公司對外付款應優(yōu)先采用銀行轉賬方式。銀行轉賬應確保收款賬戶信息準確無誤，避免因轉賬錯誤導致的資金損失。2.支票支付：對于符合支票支付條件的付款事項，可以采用支票支付方式。支票應按照規(guī)定填寫，確保支票的真實性和有效性。支票的領取和使用應嚴格按照公司財務管理制度執(zhí)行，防止支票丟失或被盜用。3.其他支付方式：在特殊情況下，如與個體工商戶或個人進行交易，經公司領導批準后，可以采用現金支付或其他支付方式。但應嚴格控制現金支付的范圍和金額，確保資金安全。五、付款申請的監(jiān)督與檢查（一）內部審計監(jiān)督公司審計部門定期對付款申請業(yè)務進行內部審計，檢查付款申請的審批流程是否合規(guī)、申請材料是否齊全、支付金額是否準確、資金使用是否合理等。對于審計中發(fā)現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）財務監(jiān)督財務部門作為付款申請的審核和執(zhí)行部門，應加強對付款申請業(yè)務的日常監(jiān)督。定期對付款申請進行統(tǒng)計分析，關注付款業(yè)務的動態(tài)變化，及時發(fā)現潛在的風險和問題，并采取相應的措施加以防范和解決。（三）其他監(jiān)督公司其他相關部門應根據各自職責，對付款申請業(yè)務進行監(jiān)督。如采購部門應監(jiān)督采購合同的執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨；項目部門應監(jiān)督工程項目的進度和質量，確保工程款項的支付合理、合規(guī)。六、違規(guī)處理（一）對申請人的處理1.對于提供虛假申請材料、虛報費用、騙取公司資金的申請人，公司將追回已支付的款項，并視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處分。2.對于因工作失誤導致付款申請信息錯誤或延誤支付的申請人，公司將根據造成的損失情況，要求申請人承擔相應的賠償責任，并給予批評教育或警告處分。（二）對審批人的處理1.對于未認真履行審批職責，導致違規(guī)付款的審批人，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處分。2.對于與申請人串通舞弊，故意批準違規(guī)付款的審批人