公司禮品庫存管理辦法一、總則（一）目的為加強公司禮品庫存管理，規(guī)范禮品采購、存儲、發(fā)放及處置流程，確保禮品庫存的安全、完整，合理控制庫存成本，提高禮品使用效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機構在業(yè)務往來、客戶維護、員工福利等活動中涉及的禮品庫存管理。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：禮品庫存管理應嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保各項操作合法合規(guī)。2.準確性原則：庫存數據應準確反映禮品的實際數量、狀態(tài)及價值，保證賬實相符。3.效益性原則：在滿足業(yè)務需求的前提下，合理控制禮品庫存水平，降低庫存成本，提高資金使用效率。4.安全性原則：加強禮品存儲管理，確保禮品的安全，防止損壞、丟失、被盜等情況發(fā)生。二、職責分工（一）采購部門1.根據公司業(yè)務需求及預算，制定禮品采購計劃，明確禮品的種類、規(guī)格、數量等要求。2.負責禮品供應商的選擇、采購合同的簽訂及執(zhí)行，確保采購禮品的質量、價格符合公司要求。3.及時跟蹤采購禮品的到貨情況，辦理入庫手續(xù)。（二）倉儲部門1.負責禮品的驗收、存儲及保管工作，確保禮品存儲環(huán)境安全、適宜，防止禮品損壞、變質。2.建立健全禮品庫存臺賬，詳細記錄禮品的出入庫情況，定期進行庫存盤點，保證賬實相符。3.根據庫存情況，及時向采購部門反饋禮品短缺信息，協助采購部門進行補貨。（三）使用部門1.根據業(yè)務需要，提前向倉儲部門提交禮品領用申請，注明禮品的種類、數量、用途等信息。2.負責禮品的發(fā)放及使用管理，確保禮品用于規(guī)定的業(yè)務活動，不得挪作他用。3.對禮品使用情況進行跟蹤和反饋，及時提供禮品使用效果的相關信息。（四）財務部門1.負責禮品采購資金的預算安排及支付審核，確保資金使用合規(guī)。2.參與禮品庫存管理相關工作，定期對禮品庫存進行財務核算，監(jiān)督庫存成本控制情況。3.協助倉儲部門進行庫存盤點，對盤盈、盤虧情況進行賬務處理。（五）審計部門1.定期對禮品庫存管理情況進行審計監(jiān)督，檢查采購、存儲、發(fā)放等環(huán)節(jié)的內部控制執(zhí)行情況。2.對發(fā)現的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。三、禮品采購管理（一）采購計劃制定1.各使用部門應于每年末根據下一年度業(yè)務計劃及預算，向采購部門提交禮品需求預測。需求預測應包括禮品的種類、預計使用時間、大致數量等信息。2.采購部門結合各使用部門的需求預測、公司歷史禮品使用數據及市場情況，制定年度禮品采購計劃。采購計劃應明確禮品的名稱、規(guī)格、數量、采購時間、預算金額等內容。3.年度禮品采購計劃需經公司領導審批后執(zhí)行。如因業(yè)務發(fā)展需要臨時增加禮品采購需求，使用部門應提前填寫《禮品采購申請表》，詳細說明采購原因、禮品信息及預算情況，經相關領導審批后提交采購部門。（二）供應商選擇與管理1.采購部門應建立禮品供應商評估機制，對潛在供應商的資質、信譽、產品質量、價格、服務等方面進行綜合評估。2.通過招標、詢價、談判等方式選擇優(yōu)質供應商，并與其簽訂采購合同。采購合同應明確禮品的規(guī)格、數量、價格、交貨時間、質量標準、付款方式、售后服務等條款。3.定期對供應商進行考核評價，根據考核結果調整合作關系。對于表現不佳的供應商，應及時采取措施，如警告、減少訂單量、終止合作等。（三）采購執(zhí)行與驗收1.采購部門根據采購合同要求，及時組織禮品采購。在采購過程中，應嚴格控制采購質量，確保所采購禮品符合公司規(guī)定的標準和要求。2.禮品到貨后，倉儲部門應會同采購部門、使用部門按照采購合同及相關標準進行驗收。驗收內容包括禮品的數量、規(guī)格、質量、外觀等。如發(fā)現禮品存在質量問題或數量不符，應及時與供應商聯系，要求其退換貨或補貨。3.驗收合格的禮品，倉儲部門應填寫《禮品入庫單》，詳細記錄禮品的名稱、規(guī)格、數量、入庫時間等信息，并辦理入庫手續(xù)。入庫單一式三聯，倉儲部門、采購部門、財務部門各執(zhí)一聯。四、禮品庫存管理（一）庫存存儲1.倉儲部門應根據禮品的特性和保管要求，設置專門的存儲區(qū)域，并配備必要的倉儲設備和設施，如貨架、貨柜、溫濕度控制設備等，確保禮品存儲安全、完好。2.對不同種類、規(guī)格、批次的禮品應進行分類存放，并設置明顯的標識牌，注明禮品名稱、規(guī)格、數量、入庫時間等信息，便于查找和管理。3.加強庫存禮品的日常巡查，及時發(fā)現并處理禮品損壞、變質、過期等問題。對于易損、易變質的禮品，應采取特殊的保管措施，如單獨存放、定期檢查等。（二）庫存盤點1.倉儲部門應定期進行禮品庫存盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點，每年末進行一次年終盤點。2.盤點前，倉儲部門應制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、方法、人員分工及時間安排等。盤點過程中，應認真核對禮品的實際數量與庫存臺賬記錄是否一致，同時檢查禮品的質量狀況。3.盤點結束后，倉儲部門應編制《禮品庫存盤點表》，如實反映盤點結果。如發(fā)現賬實不符，應查明原因，并填寫《禮品盤盈盤虧報告表》，詳細說明盤盈盤虧的禮品名稱、規(guī)格、數量、原因等情況，經相關領導審批后進行賬務處理。（三）庫存預警1.采購部門和倉儲部門應根據禮品的采購周期、使用頻率、市場供應情況等因素，設定合理的庫存預警指標。庫存預警指標包括最高庫存限額、最低庫存限額等。2.當庫存數量接近或達到預警指標時，倉儲部門應及時向采購部門發(fā)出預警信息。采購部門根據預警信息，結合庫存實際情況及業(yè)務需求，及時安排補貨或調整采購計劃。五、禮品發(fā)放管理（一）領用申請使用部門如需領用禮品，應提前填寫《禮品領用申請表》，注明禮品的名稱、規(guī)格、數量、用途、預計發(fā)放時間等信息，并經部門負責人簽字確認后提交倉儲部門。（二）發(fā)放審批倉儲部門收到《禮品領用申請表》后，應根據庫存情況進行審核。如庫存充足，可直接批準發(fā)放；如庫存不足，應及時通知采購部門補貨，并告知使用部門預計補貨時間。對于重要客戶或特殊業(yè)務活動的禮品領用申請，還需經公司相關領導審批。（三）禮品發(fā)放1.經審批同意后，倉儲部門按照《禮品領用申請表》的要求發(fā)放禮品。發(fā)放過程中，應認真核對禮品的種類、規(guī)格、數量等信息，確保發(fā)放準確無誤。2.禮品發(fā)放時，應由領用人員在《禮品發(fā)放登記表》上簽字確認?！抖Y品發(fā)放登記表》應詳細記錄禮品的名稱、規(guī)格、數量、領用時間、領用部門、領用人員等信息，作為禮品發(fā)放的依據。（四）使用跟蹤使用部門應及時將禮品的使用情況反饋給倉儲部門，包括禮品的發(fā)放對象、發(fā)放效果、客戶反饋等信息。倉儲部門應定期對禮品使用情況進行統計分析，為禮品采購和庫存管理提供參考依據。六、禮品處置管理（一）禮品報廢1.對于因損壞、變質、過期等原因無法繼續(xù)使用的禮品，倉儲部門應填寫《禮品報廢申請表》，詳細說明禮品報廢的原因、名稱、規(guī)格、數量等情況，并附上相關證明材料，如照片、檢驗報告等。2.《禮品報廢申請表》經倉儲部門負責人、財務部門負責人及公司相關領導審批后，方可進行報廢處理。3.禮品報廢處理應按照公司相關規(guī)定執(zhí)行，可采用銷毀、變賣等方式。變賣報廢禮品應按照規(guī)定進行評估和拍賣，所得款項應及時上繳公司財務。（二）禮品捐贈1.如公司有禮品捐贈需求，相關部門應填寫《禮品捐贈申請表》，說明捐贈禮品的名稱、規(guī)格、數量、捐贈對象、捐贈原因等信息，并附上捐贈協議或相關證明材料。2.《禮品捐贈申請表》經公司領導審批后，由倉儲部門負責辦理禮品捐贈手續(xù)。捐贈禮品時，應確保禮品質量完好，并按照捐贈協議要求進行包裝和交付。（三）禮品調劑1.公司內部各部門之間如因業(yè)務需求變化或禮品使用情況不同，可進行禮品調劑。禮品調劑應填寫《禮品調劑申請表》，注明調劑禮品的名稱、規(guī)格、數量、調出部門、調入部門等信息，并經雙方部門負責人簽字確認。2.倉儲部門根據《禮品調劑申請表》辦理禮品調劑手續(xù)，調整庫存臺賬記錄。七、監(jiān)督與檢查（一）內部審計審計部門應定期對禮品庫存管理情況進行審計，檢查采購計劃的執(zhí)行情況、供應商管理、庫存存儲與盤點、禮品發(fā)放與處置等環(huán)節(jié)