電子檔案注冊(cè)登記管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電子檔案的規(guī)范化管理，確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，提高檔案利用效率，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門(mén)及所屬單位在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的電子檔案的注冊(cè)登記管理。（三）定義1.電子檔案：指公司在履行職能過(guò)程中形成的，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?、?shù)據(jù)、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2.注冊(cè)登記：對(duì)電子檔案的基本信息、形成過(guò)程、存儲(chǔ)位置等進(jìn)行記錄和備案，以便于管理和查詢。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和管理電子檔案注冊(cè)登記工作，各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)電子檔案的注冊(cè)登記，并接受公司檔案管理部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.完整準(zhǔn)確、安全保密原則。確保電子檔案的內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，維護(hù)電子檔案的安全，防止信息泄露。3.便于利用原則。優(yōu)化電子檔案注冊(cè)登記流程，提高查詢和利用效率，滿足公司各項(xiàng)工作對(duì)電子檔案的需求。二、電子檔案的形成與收集（一）形成要求1.公司各部門(mén)在工作中應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司業(yè)務(wù)要求，規(guī)范電子文件的形成過(guò)程，確保電子文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.電子文件應(yīng)采用通用格式進(jìn)行存儲(chǔ)，如PDF、DOCX、XLSX等，確保文件在不同系統(tǒng)和設(shè)備上能夠正常讀取。3.電子文件的形成應(yīng)遵循相關(guān)業(yè)務(wù)流程，明確文件的起草、審核、簽發(fā)等環(huán)節(jié)，確保文件的有效性和權(quán)威性。（二）收集范圍1.反映公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的各類文件，包括合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、工作報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。2.公司在項(xiàng)目建設(shè)、科研開(kāi)發(fā)等工作中形成的技術(shù)文件、圖紙、數(shù)據(jù)等。3.公司員工個(gè)人在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件，如重要工作記錄、研究成果等。（三）收集責(zé)任1.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)電子文件的收集工作，指定專人負(fù)責(zé)，確保電子文件及時(shí)、完整地收集到指定存儲(chǔ)位置。2.對(duì)于跨部門(mén)形成的電子文件，由牽頭部門(mén)負(fù)責(zé)組織收集，并及時(shí)移交公司檔案管理部門(mén)。三、電子檔案的整理與分類（一）整理原則1.遵循電子文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于電子檔案的管理、檢索和利用。（二）分類方法1.按照公司的職能部門(mén)進(jìn)行分類，如行政部、財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部等。2.在部門(mén)分類的基礎(chǔ)上，再按照文件的類型、年度、保管期限等進(jìn)行細(xì)分。3.具體分類如下：行政文件類：包括公司行政管理制度、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)等。財(cái)務(wù)文件類：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算文件、審計(jì)報(bào)告等。業(yè)務(wù)文件類：根據(jù)公司業(yè)務(wù)類型進(jìn)一步細(xì)分，如銷售合同、采購(gòu)訂單、項(xiàng)目文檔等。人事文件類：包括員工檔案、薪酬福利文件、培訓(xùn)記錄等。技術(shù)文件類：包括技術(shù)研發(fā)報(bào)告、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件等。（三）編號(hào)規(guī)則1.為便于電子檔案的管理和查詢，對(duì)每一份電子檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.編號(hào)格式為：[部門(mén)代碼][年份][順序號(hào)]，其中部門(mén)代碼采用兩位數(shù)字表示，年份采用四位數(shù)字表示，順序號(hào)采用四位數(shù)字表示。3.例如，行政部2023年形成的第123份文件編號(hào)為：0120230123。四、電子檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.公司應(yīng)建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，采用磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)、光盤(pán)庫(kù)等存儲(chǔ)設(shè)備，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)。2.電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、存儲(chǔ)介質(zhì)管理等功能，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置。3.鼓勵(lì)采用云存儲(chǔ)等先進(jìn)技術(shù)，提高電子檔案存儲(chǔ)的可靠性和靈活性，但應(yīng)確保云服務(wù)提供商具備相應(yīng)的資質(zhì)和安全保障措施。（二）保管期限1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定電子檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的電子檔案主要包括公司重要的規(guī)章制度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、重大項(xiàng)目文檔等。3.長(zhǎng)期保管的電子檔案保管期限一般為30年，主要包括公司一般性的業(yè)務(wù)文件、重要會(huì)議紀(jì)要等。4.短期保管的電子檔案保管期限一般為10年，主要包括公司臨時(shí)性的文件、一般性的工作記錄等。（三）存儲(chǔ)環(huán)境1.電子檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施，保持適宜的溫度和濕度。2.定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。五、電子檔案的注冊(cè)登記（一）注冊(cè)登記內(nèi)容1.電子檔案的基本信息，包括文件名稱、編號(hào)、形成部門(mén)、形成日期、保管期限等。2.電子檔案的存儲(chǔ)位置，包括存儲(chǔ)系統(tǒng)名稱、存儲(chǔ)路徑、存儲(chǔ)介質(zhì)編號(hào)等。3.電子檔案的密級(jí)，根據(jù)文件內(nèi)容確定密級(jí)，如絕密、機(jī)密、秘密等。4.電子檔案的格式、大小等技術(shù)信息。（二）注冊(cè)登記流程1.電子檔案形成部門(mén)在將電子檔案移交公司檔案管理部門(mén)之前，應(yīng)填寫(xiě)《電子檔案注冊(cè)登記表》，并提交電子檔案的相關(guān)信息。2.公司檔案管理部門(mén)對(duì)提交的《電子檔案注冊(cè)登記表》進(jìn)行審核，核對(duì)電子檔案的內(nèi)容和信息是否完整、準(zhǔn)確。3.審核通過(guò)后，公司檔案管理部門(mén)將電子檔案的相關(guān)信息錄入電子檔案管理系統(tǒng)，并為電子檔案分配唯一的標(biāo)識(shí)符。4.公司檔案管理部門(mén)定期對(duì)電子檔案注冊(cè)登記信息進(jìn)行更新和維護(hù)，確保信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。（三）注冊(cè)登記的查詢與利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查詢電子檔案注冊(cè)登記信息的，應(yīng)填寫(xiě)《電子檔案查詢申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，提交公司檔案管理部門(mén)。2.公司檔案管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，為申請(qǐng)人提供電子檔案注冊(cè)登記信息的查詢服務(wù)。3.涉及公司機(jī)密或重要信息的電子檔案，查詢和利用應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度執(zhí)行，履行相應(yīng)的審批手續(xù)。六、電子檔案的利用與共享（一）利用原則1.合法合規(guī)原則。電子檔案的利用應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，不得損害公司利益和他人合法權(quán)益。2.授權(quán)審批原則。利用電子檔案應(yīng)經(jīng)過(guò)授權(quán)審批，確保利用行為的合法性和必要性。3.確保安全原則。在利用電子檔案過(guò)程中，應(yīng)采取必要的安全措施，防止電子檔案信息泄露、篡改等。（二）利用方式1.公司內(nèi)部人員可通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)在線查詢和下載電子檔案，但涉及機(jī)密或重要信息的電子檔案應(yīng)按照公司保密制度進(jìn)行操作。2.因工作需要借閱電子檔案紙質(zhì)副本的，應(yīng)填寫(xiě)《電子檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到公司檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。3.公司外部單位或個(gè)人因工作需要查閱公司電子檔案的，應(yīng)按照公司對(duì)外提供檔案服務(wù)的相關(guān)規(guī)定，履行審批手續(xù)，并簽訂保密協(xié)議。（三）共享機(jī)制1.建立電子檔案共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部各部門(mén)之間電子檔案的共享。共享平臺(tái)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)加密、審計(jì)跟蹤等功能，確保共享過(guò)程的安全和可控。2.各部門(mén)應(yīng)根據(jù)工作需要，提出電子檔案共享需求，經(jīng)公司檔案管理部門(mén)審核后，在共享平臺(tái)上發(fā)布共享信息。3.共享電子檔案的利用應(yīng)遵循本辦法中關(guān)于利用的相關(guān)規(guī)定，確保共享信息的安全和合理使用。七、電子檔案的安全管理（一）安全制度1.建立健全電子檔案安全管理制度，明確安全管理職責(zé)，規(guī)范安全管理流程。2.安全管理制度應(yīng)包括人員安全管理、存儲(chǔ)設(shè)備安全管理、網(wǎng)絡(luò)安全管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)管理等方面的內(nèi)容。（二）人員安全管理1.加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能。2.對(duì)電子檔案管理人員進(jìn)行定期的背景審查，確保人員具備良好的職業(yè)道德和安全意識(shí)。3.嚴(yán)格控制電子檔案管理人員的訪問(wèn)權(quán)限，防止越權(quán)操作。（三）存儲(chǔ)設(shè)備安全管理1.對(duì)存儲(chǔ)電子檔案的設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)設(shè)置訪問(wèn)密碼，并定期更換密碼。3.對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行標(biāo)識(shí)和管理，防止設(shè)備丟失或損壞。（四）網(wǎng)絡(luò)安全管理1.加強(qiáng)公司網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行定期的安全漏洞掃描和修復(fù)，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。3.限制對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)，采用身份認(rèn)證、授權(quán)等技術(shù)手段，確保只有授權(quán)人員能夠訪問(wèn)系統(tǒng)。（五）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)管理1.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，并進(jìn)行異地存儲(chǔ)。2.建立數(shù)據(jù)恢復(fù)演練機(jī)制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。3.對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行定期檢查和驗(yàn)證，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)電子檔案注冊(cè)登記管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)管理措施得到有效落實(shí)。2.各部門(mén)應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)電子檔案注冊(cè)登記管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.電子檔案的形成、收集、整理、分類、存儲(chǔ)、保管等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.電子檔案注冊(cè)登記信息是否完整、準(zhǔn)確，是否及時(shí)更新。3.電子檔案的利用和共享是否符合規(guī)定，是否存在安全隱患。4.電子檔案安全管理制度的執(zhí)行情況，包括人員安全管理、存儲(chǔ)設(shè)備安全管理、網(wǎng)絡(luò)安全管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)管理等方面。（三）檢查結(jié)果處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)