外貿(mào)企業(yè)財務(wù)人員應(yīng)收賬款追蹤制度

一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范外貿(mào)企業(yè)財務(wù)人員的應(yīng)收賬款追蹤工作，確保企業(yè)資金的及時回籠，降低壞賬風(fēng)險，提高企業(yè)資金使用效率，同時提升企業(yè)整體運營管理水平，更好地實現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)濟效益與社會效益，踐行企業(yè)的企業(yè)文化與教育理念。2.適用范圍本制度適用于外貿(mào)企業(yè)全體財務(wù)人員以及與應(yīng)收賬款相關(guān)的業(yè)務(wù)部門和客戶。3.原則-及時性原則：財務(wù)人員應(yīng)及時對應(yīng)收賬款進行追蹤，確保信息的時效性。-準確性原則：追蹤過程中獲取的數(shù)據(jù)和信息必須準確無誤，為決策提供可靠依據(jù)。-全面性原則：涵蓋所有應(yīng)收賬款項目，從交易發(fā)生到款項收回的全過程進行追蹤。-人性化原則：在追蹤過程中注重與客戶的溝通方式，體現(xiàn)企業(yè)的人文關(guān)懷，維護良好的客戶關(guān)系。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.財務(wù)部門-財務(wù)經(jīng)理：負責(zé)整體應(yīng)收賬款追蹤工作的規(guī)劃、指導(dǎo)與監(jiān)督，協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系，對重大應(yīng)收賬款問題進行決策處理。-應(yīng)收賬款專員：具體執(zhí)行應(yīng)收賬款的日常追蹤工作，包括數(shù)據(jù)統(tǒng)計、信息收集、與客戶溝通等，并及時向財務(wù)經(jīng)理匯報進展情況。-會計人員：負責(zé)準確記錄應(yīng)收賬款的賬務(wù)信息，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持，協(xié)助應(yīng)收賬款專員進行數(shù)據(jù)分析。2.業(yè)務(wù)部門-業(yè)務(wù)經(jīng)理：配合財務(wù)部門對應(yīng)收賬款進行追蹤，提供客戶相關(guān)信息，協(xié)助解決因業(yè)務(wù)問題導(dǎo)致的賬款回收困難。-業(yè)務(wù)員：在業(yè)務(wù)開展過程中，負責(zé)向客戶明確付款條款，并在交易后及時與客戶溝通，提醒付款，協(xié)助財務(wù)人員進行賬款追蹤。3.其他部門-法務(wù)部門：為應(yīng)收賬款追蹤過程中涉及的法律問題提供專業(yè)意見和支持，必要時負責(zé)法律訴訟相關(guān)事宜。-客服部門：在與客戶溝通服務(wù)過程中，了解客戶對應(yīng)收賬款的態(tài)度和支付意向，及時反饋給財務(wù)部門。三、管理流程1.應(yīng)收賬款的初始記錄與分類-會計人員在每筆銷售業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)依據(jù)合同及相關(guān)憑證，準確記錄應(yīng)收賬款的金額、客戶信息、付款期限等關(guān)鍵內(nèi)容。-按照賬齡、客戶信用等級等因素，對應(yīng)收賬款進行分類管理，為后續(xù)追蹤提供便利。2.日常追蹤-應(yīng)收賬款專員應(yīng)定期（每周至少一次）對應(yīng)收賬款進行梳理，生成追蹤清單，明確追蹤重點。-通過郵件、電話等方式與客戶進行溝通，了解客戶付款計劃，記錄溝通內(nèi)容和結(jié)果。-對于即將到期的應(yīng)收賬款，提前3-5天向客戶發(fā)送付款提醒函，明確付款金額、期限和方式。3.逾期賬款處理-一旦賬款逾期，應(yīng)收賬款專員應(yīng)立即與客戶取得聯(lián)系，了解逾期原因。-根據(jù)逾期情況和客戶反饋，制定針對性的追款方案，如延長付款期限、協(xié)商還款計劃等，并報財務(wù)經(jīng)理審批。-對于逾期時間較長、金額較大的賬款，及時移交法務(wù)部門介入處理，通過法律手段維護企業(yè)權(quán)益。4.數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析-會計人員定期（每月）對應(yīng)收賬款的回收情況進行統(tǒng)計，生成報表，包括賬齡分析表、回收率報表等。-財務(wù)經(jīng)理組織相關(guān)人員對數(shù)據(jù)進行分析，找出應(yīng)收賬款管理中的問題和風(fēng)險點，提出改進措施。四、權(quán)利與義務(wù)1.財務(wù)人員的權(quán)利-有權(quán)要求業(yè)務(wù)部門提供與應(yīng)收賬款相關(guān)的詳細業(yè)務(wù)信息，以便更好地進行追蹤工作。-在賬款追蹤過程中，有權(quán)根據(jù)實際情況提出合理的追款建議和決策方案。-對于不配合應(yīng)收賬款追蹤工作的部門或個人，有權(quán)向企業(yè)管理層反映情況。2.財務(wù)人員的義務(wù)-嚴格遵守企業(yè)的財務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)，確保應(yīng)收賬款追蹤工作的合法性和規(guī)范性。-保守客戶信息和企業(yè)商業(yè)機密，不得泄露與應(yīng)收賬款相關(guān)的敏感信息。-積極與客戶溝通，維護企業(yè)良好形象，不得以不當方式影響客戶關(guān)系。3.業(yè)務(wù)部門的權(quán)利與義務(wù)-有權(quán)獲取財務(wù)部門提供的應(yīng)收賬款相關(guān)財務(wù)信息，以便更好地開展業(yè)務(wù)后續(xù)工作。-有義務(wù)配合財務(wù)部門的追蹤工作，及時提供客戶信息和協(xié)助溝通。4.客戶的權(quán)利與義務(wù)-客戶有權(quán)了解企業(yè)的應(yīng)收賬款管理政策和流程，對不合理的追款要求提出異議。-有義務(wù)按照合同約定按時足額支付賬款，配合企業(yè)的追蹤工作。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-企業(yè)內(nèi)部審計部門定期對應(yīng)收賬款追蹤制度的執(zhí)行情況進行審計，檢查財務(wù)人員和相關(guān)部門的工作是否符合規(guī)定。-財務(wù)經(jīng)理定期對應(yīng)收賬款專員的工作進行檢查和評估，確保追蹤工作的質(zhì)量和效率。2.獎勵機制-對于在應(yīng)收賬款追蹤工作中表現(xiàn)出色，如成功收回大額逾期賬款、有效降低壞賬風(fēng)險等的財務(wù)人員和相關(guān)團隊，給予物質(zhì)獎勵（獎金、獎品等）和精神獎勵（榮譽證書、公開表揚等）。-根據(jù)績效考核結(jié)果，對應(yīng)收賬款回收率高的業(yè)務(wù)部門和個人，在績效獎金分配、晉升等方面給予優(yōu)先考慮。3.懲罰機制-對于因工作失誤或懈怠導(dǎo)致應(yīng)收賬款逾期未收回，給企業(yè)造成損失的財務(wù)人員，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職等處罰。-對于不配合應(yīng)收賬款追蹤工作，導(dǎo)致工作延誤或出現(xiàn)問題的業(yè)務(wù)部門和個人，進行績效扣分、批評教育等處理。六、附則1.制度修訂本制度將根據(jù)企業(yè)發(fā)展、市場變化以及實際執(zhí)行情況適時進行修訂和完善，確保制度的有效性和適應(yīng)性。2.解釋權(quán)本制度的解釋權(quán)歸外貿(mào)企業(yè)財務(wù)部門所有。3.生效日期本制度自發(fā)布之日起生效實施，全體員工應(yīng)嚴格遵守。在執(zhí)行過程中，如有任何疑問或建議，可及時向財務(wù)部門反饋。通過以上完善的外貿(mào)財務(wù)人員應(yīng)收賬款追蹤制