企業(yè)公文流轉(zhuǎn)管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司公文流轉(zhuǎn)程序，提高公文處理效率和質(zhì)量，確保公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部單位之間的公文流轉(zhuǎn)。（三）基本原則1.準(zhǔn)確及時(shí)原則：公文處理應(yīng)準(zhǔn)確傳達(dá)發(fā)文意圖，確保公文內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并按照規(guī)定的時(shí)間和程序及時(shí)辦理，不得延誤。2.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強(qiáng)公文流轉(zhuǎn)過程中的保密管理，防止公文信息泄露。3.精簡高效原則：簡化公文處理流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，提高工作效率，降低行政成本。4.分級負(fù)責(zé)原則：按照公司組織架構(gòu)和職責(zé)分工，明確各部門在公文流轉(zhuǎn)中的職責(zé)，實(shí)行分級負(fù)責(zé)、歸口管理。二、公文種類及格式（一）公文種類1.決議：適用于會(huì)議討論通過的重大決策事項(xiàng)。2.決定：適用于對重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。3.命令（令）：適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強(qiáng)制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級、嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位和人員。4.公報(bào)：適用于公布重要決定或者重大事項(xiàng)。5.公告：適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。6.通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。7.意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。8.通知：適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。9.通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。10.報(bào)告：適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。11.請示：適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。12.批復(fù)：適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項(xiàng)。13.議案：適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會(huì)或者人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請審議事項(xiàng)。14.函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。15.紀(jì)要：適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。（二）公文格式1.公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。2.份號：公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號。3.密級和保密期限：公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。4.緊急程度：公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。5.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。6.發(fā)文字號：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。7.簽發(fā)人：上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。8.標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。9.主送機(jī)關(guān)：公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。10.正文：公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。11.附件說明：公文附件的順序號和名稱。12.發(fā)文機(jī)關(guān)署名：署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。13.成文日期：署會(huì)議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。14.印章：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。15.附注：公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng)。16.附件：公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。17.抄送機(jī)關(guān)：除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。18.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。19.頁碼：公文頁數(shù)順序號。三、公文流轉(zhuǎn)流程（一）收文1.簽收：公司辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一接收外來公文，對收到的公文進(jìn)行清點(diǎn)、核對，確認(rèn)無誤后在《公文簽收登記表》上簽字。2.登記：對簽收的公文進(jìn)行詳細(xì)登記，包括公文標(biāo)題、發(fā)文字號、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、密級、份數(shù)、附件等信息，并填寫《公文處理單》。3.初審：辦公室對收文進(jìn)行初審，根據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)，提出擬辦意見，確定承辦部門或人員。4.傳閱：需傳閱的公文，由辦公室按照規(guī)定的傳閱范圍和順序進(jìn)行傳閱，并在《公文傳閱登記表》上記錄傳閱情況。傳閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)閱畢，并簽署姓名和日期。5.承辦：承辦部門或人員收到交辦的公文后，應(yīng)及時(shí)辦理。緊急公文應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)辦結(jié)，一般公文應(yīng)在[具體工作日]內(nèi)辦結(jié)。承辦過程中，如需與其他部門協(xié)調(diào)或會(huì)簽，應(yīng)及時(shí)溝通。6.催辦：辦公室對承辦部門或人員的公文辦理情況進(jìn)行跟蹤催辦，確保公文按時(shí)辦結(jié)。對逾期未辦的，應(yīng)及時(shí)了解原因，并向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。7.答復(fù)：承辦部門或人員對交辦的公文辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)將辦理結(jié)果反饋給辦公室。如需答復(fù)的公文，應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求撰寫復(fù)文，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，送辦公室統(tǒng)一發(fā)文。（二）發(fā)文1.擬稿：公文由承辦部門或人員負(fù)責(zé)擬稿。擬稿人應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容和格式要求，認(rèn)真撰寫公文，確保公文內(nèi)容準(zhǔn)確、表述清晰、語言規(guī)范。2.審核：擬稿完成后，由擬稿部門負(fù)責(zé)人對公文進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括公文內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和政策要求、是否與公司實(shí)際情況相符、格式是否規(guī)范等。審核通過后，在《公文處理單》上簽署意見。3.會(huì)簽：涉及多個(gè)部門的公文，需進(jìn)行會(huì)簽。會(huì)簽部門應(yīng)認(rèn)真審核公文內(nèi)容，提出意見和建議，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)簽署會(huì)簽意見。4.核稿：辦公室對擬發(fā)公文進(jìn)行核稿，重點(diǎn)審核公文內(nèi)容是否準(zhǔn)確、格式是否規(guī)范、發(fā)文程序是否符合規(guī)定等。核稿通過后，在《公文處理單》上簽署意見。5.簽發(fā)：公文經(jīng)核稿后，由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。重要公文或涉及公司重大事項(xiàng)的公文，需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱公文，簽署意見并注明日期。6.編號：辦公室對簽發(fā)后的公文進(jìn)行編號，編號應(yīng)按照公司公文編號規(guī)則進(jìn)行，確保編號的唯一性和連續(xù)性。7.印制：辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文，安排專人進(jìn)行印制。印制過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照公文格式和排版要求進(jìn)行，確保公文印制質(zhì)量。8.校對：印制完成后，由專人對公文進(jìn)行校對，校對內(nèi)容包括文字、標(biāo)點(diǎn)、格式等。校對無誤后，在《公文校對登記表》上簽字。9.蓋章：校對后的公文，由辦公室加蓋公司印章。蓋章應(yīng)清晰、端正，確保印章與發(fā)文機(jī)關(guān)一致。10.分發(fā)：辦公室將印制好并蓋章的公文按照規(guī)定的范圍和份數(shù)進(jìn)行分發(fā)，并在《公文分發(fā)登記表》上記錄分發(fā)情況。四、公文處理要求（一）起草要求1.符合法律法規(guī)和政策要求：公文內(nèi)容應(yīng)符合國家法律法規(guī)、方針政策以及公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，不得與法律法規(guī)和政策相抵觸。2.主題明確：公文應(yīng)圍繞一個(gè)中心主題展開，內(nèi)容具體、針對性強(qiáng)，避免主題分散、內(nèi)容空洞。3.結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)：公文應(yīng)層次分明、邏輯嚴(yán)密，開頭、主體、結(jié)尾應(yīng)相互銜接，過渡自然。4.語言規(guī)范：公文語言應(yīng)準(zhǔn)確、簡潔、平實(shí)、莊重，避免使用生僻字、口語化表述和模糊不清的語言。5.格式規(guī)范：公文應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的格式進(jìn)行起草，確保格式統(tǒng)一、規(guī)范。（二）審核要求1.全面審核：審核人員應(yīng)認(rèn)真審核公文的各個(gè)方面，包括內(nèi)容、格式、程序等，確保公文質(zhì)量。2.重點(diǎn)審核：重點(diǎn)審核公文內(nèi)容是否符合要求、格式是否規(guī)范、程序是否合規(guī)等，對存在的問題及時(shí)提出修改意見。3.簽署意見：審核人員應(yīng)在《公文處理單》上明確簽署審核意見，對審核通過的公文予以認(rèn)可，對需要修改的公文提出具體修改建議。（三）簽發(fā)要求1.認(rèn)真審閱：簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱公文內(nèi)容，對公文的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性負(fù)責(zé)。2.簽署意見：簽發(fā)人應(yīng)明確簽署同意或不同意的意見，并注明日期。如不同意簽發(fā)，應(yīng)說明理由，退回?cái)M稿部門或人員修改。3.嚴(yán)格把關(guān)：簽發(fā)人應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)公文質(zhì)量，對涉及公司重大事項(xiàng)、重要決策的公文，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真研究和審核，確保公文符合公司利益和發(fā)展要求。（四）辦理要求1.及時(shí)辦理：承辦部門或人員應(yīng)及時(shí)接收交辦的公文，并按照規(guī)定的時(shí)間和程序進(jìn)行辦理，不得拖延。2.認(rèn)真負(fù)責(zé)：承辦人員應(yīng)認(rèn)真對待公文辦理工作，確保公文辦理質(zhì)量，對辦理結(jié)果負(fù)責(zé)。3.溝通協(xié)調(diào)：承辦過程中，如需與其他部門協(xié)調(diào)或會(huì)簽，應(yīng)及時(shí)溝通，積極協(xié)商，確保公文辦理順利進(jìn)行。4.反饋結(jié)果：承辦部門或人員應(yīng)及時(shí)將公文辦理結(jié)果反饋給辦公室，反饋內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整。五、公文歸檔與保管（一）歸檔1.歸檔范圍：公司所有具有保存價(jià)值的公文，包括收文、發(fā)文、內(nèi)部文件等，均應(yīng)進(jìn)行歸檔。2.歸檔時(shí)間：公文辦理完畢后，承辦部門或人員應(yīng)及時(shí)將公文整理好，移交辦公室進(jìn)行歸檔。一般公文應(yīng)在次年第一季度內(nèi)歸檔，重要公文應(yīng)隨時(shí)歸檔。3.歸檔要求：歸檔公文應(yīng)齊全完整、格式規(guī)范、字跡清晰，并按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號、裝訂。（二）保管1.保管期限：公文的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的公文主要是涉及公司重大決策、重要?dú)v史資料等；長期保管的公文保管期限為[具體年限]年；短期保管的公文保管期限為[具體年限]年。2.保管方式：公司檔案管理部門應(yīng)采用科學(xué)合理的保管方式，確保公文的安全和完整。公文應(yīng)存放在專門的檔案