云南采購流程管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司在云南地區(qū)采購流程的規(guī)范化管理，提高采購效率，降低采購成本，確保采購物資和服務(wù)的質(zhì)量，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在云南地區(qū)所有采購活動，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)以及云南地區(qū)相關(guān)政策規(guī)定。2.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平競爭、公正對待所有供應(yīng)商的原則，確保采購結(jié)果的公正性。3.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。4.誠信原則：公司與供應(yīng)商應(yīng)秉持誠信合作的態(tài)度，履行各自的責(zé)任和義務(wù)。二、采購計劃管理（一）需求預(yù)測各部門應(yīng)根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃、銷售預(yù)測以及庫存狀況，提前對本部門所需物資和服務(wù)進(jìn)行需求預(yù)測。需求預(yù)測應(yīng)詳細(xì)列出物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購時間等信息，并提交至采購部門。（二）采購計劃編制采購部門根據(jù)各部門提交的需求預(yù)測，結(jié)合市場供應(yīng)情況、采購周期等因素，編制年度、季度和月度采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購項目的具體內(nèi)容、預(yù)算金額、采購時間安排等，并報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）采購計劃調(diào)整如因市場變化、生產(chǎn)經(jīng)營計劃調(diào)整等原因需要對采購計劃進(jìn)行調(diào)整，相關(guān)部門應(yīng)及時通知采購部門。采購部門根據(jù)實際情況對采購計劃進(jìn)行修訂，并按規(guī)定程序重新審批。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商篩選：采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。根據(jù)采購項目的要求，從數(shù)據(jù)庫中篩選出潛在供應(yīng)商，并對其進(jìn)行初步評估，包括企業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。2.實地考察：對于重要采購項目的潛在供應(yīng)商，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行實地考察?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營場所、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、人員配備等，以全面了解供應(yīng)商的實際情況。3.供應(yīng)商評估：采購部門會同相關(guān)部門對潛在供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，根據(jù)評估結(jié)果確定合格供應(yīng)商名單。評估指標(biāo)可包括價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面，并賦予相應(yīng)權(quán)重，計算綜合得分。（二）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.提交申請：合格供應(yīng)商如需進(jìn)入公司供應(yīng)商體系，應(yīng)向采購部門提交供應(yīng)商準(zhǔn)入申請，申請材料包括企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證文件、業(yè)績證明等。2.審核批準(zhǔn)：采購部門對供應(yīng)商準(zhǔn)入申請進(jìn)行審核，必要時組織實地考察。審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批，批準(zhǔn)后將供應(yīng)商納入公司供應(yīng)商體系。（三）供應(yīng)商考核1.考核指標(biāo)：建立供應(yīng)商考核指標(biāo)體系，包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，記錄考核結(jié)果。2.考核方式：考核方式可采用定期評估、不定期抽查、客戶反饋等方式。采購部門根據(jù)考核結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于不符合要求的供應(yīng)商采取警告、暫停合作、淘汰等措施。（四）供應(yīng)商退出如供應(yīng)商出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題、交貨期嚴(yán)重延誤、違反合同約定等情況，采購部門應(yīng)及時與其溝通，并視情節(jié)輕重采取相應(yīng)措施。如問題嚴(yán)重，采購部門有權(quán)終止合作，將該供應(yīng)商從公司供應(yīng)商體系中退出。四、采購流程控制（一）采購申請各部門根據(jù)采購計劃和實際需求，填寫采購申請表。采購申請表應(yīng)詳細(xì)注明采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、申請理由等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至采購部門。（二）采購審批采購部門收到采購申請表后，對其進(jìn)行審核。對于金額較小的采購申請，由采購部門負(fù)責(zé)人審批；對于金額較大的采購申請，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會審，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）采購實施1.采購方式選擇：根據(jù)采購項目的特點、金額大小、市場供應(yīng)情況等因素，選擇合適的采購方式，如招標(biāo)采購、詢價采購、競爭性談判、單一來源采購等。2.采購文件編制：對于招標(biāo)采購、競爭性談判等采購方式，采購部門應(yīng)編制采購文件。采購文件應(yīng)明確采購項目的要求、技術(shù)規(guī)格、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容。3.發(fā)布采購信息：通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、專業(yè)采購平臺、報紙雜志等渠道發(fā)布采購信息，邀請潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)或報價。4.供應(yīng)商響應(yīng)：潛在供應(yīng)商按照采購文件的要求進(jìn)行響應(yīng)，提交投標(biāo)文件或報價單。采購部門對供應(yīng)商的響應(yīng)文件進(jìn)行收集、整理和初步評審。5.開標(biāo)評標(biāo)：對于招標(biāo)采購項目，采購部門組織開標(biāo)評標(biāo)會議，按照評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)對供應(yīng)商的投標(biāo)文件進(jìn)行評審，確定中標(biāo)供應(yīng)商。對于詢價采購、競爭性談判等項目，采購部門與供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。6.合同簽訂：采購部門與中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、采購項目的內(nèi)容、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。（四）采購驗收1.驗收準(zhǔn)備：采購部門在采購合同約定的交貨期前，通知相關(guān)部門做好驗收準(zhǔn)備工作。驗收部門應(yīng)制定驗收方案，明確驗收標(biāo)準(zhǔn)、驗收方法、驗收人員等。2.到貨驗收：供應(yīng)商交貨時，采購部門會同驗收部門按照驗收方案進(jìn)行到貨驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等方面。如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或數(shù)量短缺等情況，驗收部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.驗收報告：驗收完成后，驗收部門應(yīng)出具驗收報告。驗收報告應(yīng)詳細(xì)記錄驗收情況，包括驗收結(jié)果、存在問題及處理意見等。驗收報告經(jīng)相關(guān)人員簽字確認(rèn)后存檔。（五）采購付款1.付款申請：采購部門根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫付款申請表。付款申請表應(yīng)注明采購項目的名稱、合同編號、付款金額、付款方式等信息，并經(jīng)相關(guān)部門審核簽字后提交至財務(wù)部門。2.付款審批：財務(wù)部門對付款申請表進(jìn)行審核，審核無誤后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.款項支付：財務(wù)部門根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，按照采購合同約定的付款方式和時間向供應(yīng)商支付款項。五、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別采購部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別，分析可能存在的風(fēng)險因素，如市場價格波動風(fēng)險、供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、法律風(fēng)險等。（二）風(fēng)險評估對識別出的風(fēng)險因素進(jìn)行評估，確定風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，對風(fēng)險進(jìn)行分類排序，為制定風(fēng)險應(yīng)對措施提供依據(jù)。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.風(fēng)險規(guī)避：對于風(fēng)險發(fā)生可能性高且影響程度大的風(fēng)險，如存在重大質(zhì)量問題的供應(yīng)商，應(yīng)采取風(fēng)險規(guī)避措施，終止合作。2.風(fēng)險降低：對于風(fēng)險發(fā)生可能性較高但影響程度較小的風(fēng)險，如市場價格波動風(fēng)險，可通過簽訂長期合同、套期保值等方式降低風(fēng)險。3.風(fēng)險轉(zhuǎn)移：對于部分風(fēng)險，如供應(yīng)商違約風(fēng)險，可通過購買保險等方式將風(fēng)險轉(zhuǎn)移給保險公司。4.風(fēng)險接受：對于風(fēng)險發(fā)生可能性較低且影響程度較小的風(fēng)險，如一些小額采購項目的潛在風(fēng)險，可采取風(fēng)險接受的策略，密切關(guān)注風(fēng)險變化情況。（四）風(fēng)險監(jiān)控建立采購風(fēng)險監(jiān)控機(jī)制，定期對采購風(fēng)險進(jìn)行監(jiān)控和評估。及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險因素的變化情況，調(diào)整風(fēng)險應(yīng)對措施，確保采購活動的順利進(jìn)行。六、信息管理（一）采購信息收集采購部門應(yīng)廣泛收集與采購活動相關(guān)的信息，包括市場價格信息、供應(yīng)商信息、政策法規(guī)信息等。通過多種渠道獲取信息，如行業(yè)網(wǎng)站、專業(yè)期刊、供應(yīng)商報價、市場調(diào)研等。（二）采購信息分析對收集到的采購信息進(jìn)行分析，提取有價值的信息，為采購決策提供依據(jù)。分析內(nèi)容包括市場價格走勢、供應(yīng)商動態(tài)、采購成本變化等方面。（三）采購信息共享建立采購信息共享平臺，實現(xiàn)采購部門與各相關(guān)部門之間的信息共享。各部門可通過平臺查詢采購信息、提交采購申請、跟蹤采購進(jìn)度等，提高工作效率和透明度。七、監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部審計接受政府相關(guān)部門、社會審計機(jī)構(gòu)等的審計監(jiān)督。積極配合外部審計工作，提供真實、準(zhǔn)確的采購資料和信息